今天給 Netputer 說，用Gmail你可以通過創建 filter 來讓某一類郵件跳過收件箱直接存檔以便有時間了集中查看，他問我怎麼做。記起好早以前翻譯過一篇關於 Gmail 過濾器的文章，今天找來發在這裏給 Netputer 和 還不熟悉Gmail過濾器的同學們補補課。
Gmail 最酷的一個功能就是它的過濾器(Filter)——通過適當的設置，過濾器可以大大增強本已十分強大的Gmail郵箱。通過建立一些簡單的過濾規則，就可以節省下很多時間及空間、刪除收件箱裏不要的郵件甚至把你的Gmail變成一個多功能的工具。
當然，Gmail的過濾器也有一些不足，希望Gmail能在今後改進這些功能：
- 不能創建一個靈活的文件夾
- 很難將一個長的Email地址加入過濾規則
但總的來說，Gmail的過濾功能還是非常棒的。這裏有一些技巧可以幫你瞭解如何用好它：
- Killfile。如果有人給我發送很多 的垃圾郵件（惡作劇郵件、多鏈接的郵件），他們就會被加入我的KillFile。看一下發件人處的Email地址是否已經存在於我的Killfile過濾規則中，如果已存在，就刪除這封郵件；如果沒有，那麼就把這個Email地址加入Killfile的過濾規則中。
- 邏輯命令。過濾器的工作機理類似於與Gmail的搜索功能，所以，你可以使用一些搜索指令如 AND OR NOT。當我要找一些人的地址時，我可以使用OR；當郵件中都包含一系列的關聯詞彙時我可以用AND。使用搜索運算符會使這個過程更簡便："|"表示OR;"-"表示NOT；空格表示AND；圓括號用來把你的搜索語句中的不同條件組合起來。
- 其他的搜索命令。除了上述一般的過濾命令外，Gmail過濾器還可以使用如“from:”, “to:”, “has:”, “is:”, “filename:” 及 “label:”, 使用這些搜索命令會使你的Gmail過濾器更加強大。
- 發送提醒郵件。我希望Google能對Gmail增加的其中一個功能就是定時發送郵件。這可以使我能夠按規定時間發送提醒郵件給別人。而目前，作爲替代我註冊了一個可以發送提醒郵件到我Gmail的服務，然後依據郵件標題或內容的不同建立過濾規則以使提醒郵件轉發至不同的人。這不是非常的完美，但卻容許我根據一定的規則發送提醒郵件給不同的人。
- 日程和日誌。設置Google Calendar發送事件提醒。你可以創建一個名爲事件(Event)的標籤，創建一個過濾器使Calendar發送的提醒跳過收件箱放在這個標籤下。現在，你不僅可以把你的項目事件放在一處（不再像以前一樣分散在收件箱裏），而且當你完成這個項目或工作後也不必去給它們添加標記，並且你還有了一個項目全過程進度的日誌。
- 要做的事(To-dos)。這是一個普通的應用，你可以給自己發送一封需要做的工作的郵件，然後創建一個過濾規則：收件人和發件人都是你的信箱地址，並且使郵件都直接發送到To-dos標籤下。這樣你就可以在一個標籤內看你的所有的“要做的事”。或許，你是個GTD愛好者，你可以爲每個內容創建To-dos（如@工作,@家庭，@出差，@電話，等），通過創建不同的標籤，發送郵件到 [email protected]（通過使用+號，你的Gmail可以有無限個地址），然後創建過濾規則讓這些郵件轉移到@work標籤內，其他的同上。（注：GDT=Getting Things Done）
- 會話式郵件(Follow up)。如果你不是GTD愛好者，那麼創建一個會話標籤將是非常必要的。建立一個“包含字詞”部分爲“yourname+follow”的過濾器，並設置這裏的郵件跳過收件夾直接存入“@follow”標籤下。以後當你發送需要跟隨後續內容的郵件時，在抄送地址裏輸入yourname+follow，這樣這些郵件就會放入“@folow”標籤中了。注意，你要每天檢查一下這個標籤，這樣才能看到你的會話式郵件。
- 將垃圾郵件直接刪除到已刪除郵件。作爲替代Gmail自身的垃圾郵件過濾功能（我們討厭看到在垃圾郵件這個文件夾後跟着一個很大的數字），創建一個過濾器：在“包含字詞”部分輸入"is:spam"（點擊下一步，Gmail會彈出一個警告，選擇“是”即可），在選擇操作部分，選擇“刪除”。以後垃圾郵件就會自動放到“已刪除郵件”中了。
- 存檔書籤。如果你正在使用del.icio.us或其他的書籤服務，你可以把它們存檔在Gmail的一個標籤下（如”Bokmarks”)。在像rssfwd.com這樣的將Feed內容轉發至Email服務的網站，輸入你的書籤的Feed地址，爲它們創建一個過濾規則並存入“Bookmark”標籤下。這樣在Gmail強大的搜索過濾功能下，你的所有書籤就都存放在一起了。
- 清理附件。你是不是跟我一樣喜歡集中一次性刪除舊郵件？在這個過程中我通常使用一些搜索命令，如“has:attachment”, 這樣我可以方便地找到所有的大容量的郵件並刪除他們。要讓這個過程更加簡單化，那就創建一個類似的過濾器吧。
- 多媒體文件。如果你收到大量的附有如音樂、視頻、照片的多媒體文件的郵件，此時也可以創建一個過濾器來方便地找到它們。
視頻文件："filename:wmv | filename:mov"；
音樂文件："filename:mp3"。
圖片文件："filename:jpg | filename:gif"
文檔文件："filename:pdf | filename:doc" - 備份。註冊一個新的用來儲存文件的Gmail帳號，使用"has:attachments"的過濾規則將所有含有附件的郵件都自動轉發到你的第二個Gmail信箱裏。這樣下次再刪除舊郵件時就不用擔心後悔了。
- 新聞組和Feed。你可以爲你訂閱的新聞組創建一個過濾器，這樣它們就不會塞滿你的收件箱了。也可以把你訂閱的Feeds更新轉發到你的Gmail，當你閱讀後這些內容會自動標記並存檔。如今，你不但在任何地方都可以閱讀它們，而且還可以搜索它們。
- Bloggers。如果你正在經營一個博客，你可以通過過濾器將你博客的評論和Pingback自動存檔於"blog"標籤，這樣你的收件夾就不會很快被這些郵件填滿了。再把你博客統計報告自動歸檔在這個標籤下，你博客的成功在這裏就一收眼底了。
- 刪除舊的已發送郵件。大多數情況下，沒有理由要保留那些舊的已發送郵件。使用 "before:2006/06/01 label:sent" ，動作爲刪除的過濾規則，刪掉這些舊郵件。每個月的時候，記得更新這個過濾規則中的日期。
- 禁止刪除。有些郵件是不希望被刪除的，比如那些來自孩子或老闆的郵件，通過添加這些聯繫人的郵件地址創建一個過濾規則將它們移到“Nodelete”標籤下。以後刪除舊郵件或含有附件的郵件時就不必擔心這些重要的郵件隨那些垃圾一塊被刪掉了。
- Flickr。創建一個過濾器將轉發到Gmail的你的Flickr Feed自動存入一個標籤內。現在，通過Gmail你的照片變得可以搜索了。你也可以創建過濾器接收來自某些tags或聯繫人Flickr更新提醒。
- 便籤。給自己發送封郵件及時記下你在互聯網上的發現、會議上的所得、書本上的感悟或者班級的討論。使用過濾器將這些內容自動歸檔在一個標籤下。如今，你可以搜索、存檔並且在任何地方方便地取得這些內容。
- Twitter。使用手機或聊天工具發送信息給Twitter（國內讀者可使用飯否），在每條信息的開始加上一些關鍵字，如NOTE,TODO,BLOG,FOLLOW，等。轉發你的Twitter Feed到Gmail，給每個類型的關鍵字創建一個過濾器（如，給note twitter創建標籤爲"Note"的過濾器）。這樣通過twitter你可以使用手機發送你的便條，要做的事,提醒以及更多的內容給你的Gmail。
- 使用通配符。使用通配符(*)可以用來來找出那些來自某些公司的使用同一域名的的郵件。一個很好的利用就是使用通配符來跟蹤自己在Amazon、eBay等網上商店的購物郵件。只需創建一個發件人如"*@amazon.com|*@ebay.com|*@paypal.com|*@barnesandnoble.com"的過濾規則即可。
以上20個技巧夠實用吧，喜歡的話趕快去試試！不要忘記告訴你的朋友哦~~
原文 ： 20 Ways to Use Gmail Filters
