概念:5W2H法
5W2H分析法又叫七問分析法,是二戰中美國陸軍兵器修理部首創。
學習一個方法或理論最好的途徑就是運用,最近學習了有關“5W2H”的方法論,就拿來試試,看是否能幫自己把一件事想得更清楚。其簡單、方便、易於理解、富有啓發意義,廣泛用於企業管理和技術活動,對於決策和執行性的活動措施也非常有幫助,也有助於彌補考慮問題的疏漏。5W2H,是英文中最常見的七個問題:Why(爲什麼),What(是什麼),Where(在何處),When(在何時),Who(由誰做),How(怎麼做),和How Much(要多少)的縮寫。把這七個問題放在一起問,確實能幫你彌補思考問題的疏漏。
5W2H分析法的發明者用五個以W開頭的英語單詞和兩個以H開頭的英語單詞進行設問,從而可以發現解決問題的線索,尋找發明思路,進行設計構思,從而搞出新的發明項目,這就叫做5W2H法。
- WHAT:這是什麼?我的目的是什麼?
- WHY:我爲什麼要做?我可不可以不做?
- WHO:由誰來做?
- WHEN:何時?在什麼時間做?什麼時機最適宜?
- WHERE:何地?在什麼地方做?
- HOW:怎麼做?怎麼提高效率?怎麼實施?方法是什麼?
- HOW MUCH:做多少?做到什麼程度?數量如何?質量水平如何?
5W2H分析法優點:
1、可以準確界定、清晰表述問題,提高工作效率。
2、有效掌控事件的本質,完全地抓住了事件的主骨架,把事件打回原形思考。
3、簡單、方便,易於理解、使用,富有啓發意義。
4、有助於思路的條理化,杜絕盲目性。有助於全面思考問題,從而避免在流程設計中遺漏項目。
舉個例子。
“徐小曼,把這份報告複印一下。”
這句話縝密嗎?複印幾份呢?什麼時候要呢?複印完交到哪裏呢?
用5W2H法重新整理一下。Who是誰?徐小曼。做What?複印報告。How去做呢?用高品質複印。When給你?下班前。交到Where?總經理室;複印How Many?2份。Why這麼做?給客戶做參考。
重新整理一下,你可以這麼說:
“徐小曼,請你將這份報告複印2份,於下班前送到總經理室交給總經理;請留意複印的質量,總經理要帶給客戶參考。”
這是不是縝密多了呢?
5W2H法,又叫“七何分析法”,它的“步驟化、流程化”,就像醫生手上的“檢查板”,面對每個患者,一項項打勾:血壓,達標;心律,達標;血糖,達標。最後收起檢查板,微笑着對患者說:你恢復得很好,很快就可以出院了。
在商業世界中,很多人的想法就像飄在天上的一朵雲,叫“不知所云”。你說“具體一點”,他又給你描繪另一朵“不知所云”。你說“再具體一點”,但他就是無法化云爲雨,把想法落地,這其實就是因爲,他從來沒有“步驟化、流程化”地用“5W2H”檢查板,對自己的想法一項項打勾。
運用:5W2H法的三種用法
那我具體應該在哪些場景,如何利用5W2H的檢查板,讓自己的思維更縝密呢?你可以試試下面三種用法。
第一,用5W2H法找到問題。
下屬反應:前員工俱樂部最近不溫不火。要搞明白這個問題,你可以試着拿起5W2H檢查板:
What:前員工俱樂部的互動越來越少;
Where:減少的是微信羣裏的發言數量;
When:最近三週,尤其是最近一週;
Who:都不怎麼發言了,尤其是以前最活躍的幾個人;
How Much:500人的羣,過去每天有1000條以上的發言,現在降到了幾十條;
Why:這可能是因爲羣裏水平高低不齊,話題價值不一,越來越多人疲累了。
這樣,就把“前員工俱樂部最近不溫不火”這個問題,具體化了。
第二,用5W2H法變革創新。
你站在思維導圖前,面對中央的“前員工俱樂部”六個大字,開始用5W2H法,圍繞七個問題層層展開。你甚至可以試着把這七個問題中的每一個,繼續深入四個層次,尋找創新機會。
比如Why:做前員工俱樂部的原因是什麼?
第一層深入:因爲要保持和前員工的聯繫;
第二層深入:爲什麼要保持和前員工的聯繫?因爲希望前員工幫助推廣產品,推薦員工,給新產品提意見;
第三層深入:有更合適的實現這些目標的方法嗎?也有。比如邀請其中一些真正有影響力、能力的,成爲“榮譽顧問”;
第四層深入:爲什麼這麼做更合適?因爲避免了很多無效溝通。
於是,你在“前員工俱樂部”的基礎上,設計了更有效的“榮譽顧問”計劃。
第三,用5W2H法分配任務。
在講到“個人模塊”的開會時,我說會議結束時一定要帶着3W(Who do What by When)離開。這個3W,其實就是5W2H的一個子集。
“李雷,幫我調查調查前員工俱樂部的現狀,明天向我彙報。”
這是3W。你如果想更縝密一些呢?
“李雷,老闆希望改善前員工俱樂部的運營,你先幫我調查一下現狀,列出好的10點,不好的10點。明天下午4點,在我辦公室彙報。你可以找徐小曼幫你一下。”
這,就是5W2H。