怎樣用word製作標準格式公文操作實例
下面，我們就以山東電建二公司《關於表彰2006年投產機組突破500萬千瓦功臣集體和功臣個人的決定》這份公文爲例，展示一下用word製作標準格式公文的全過程。
一）頁面設置——
1.新建一個word文檔，單擊“文件”→“頁面設置”，打開“頁面設置”對話框，選擇“紙張”選項卡，把紙張大小設置爲A4；
2.選擇“頁邊距”選項卡，首先在“頁碼範圍”設置欄的下拉選項中選擇“對稱頁邊距”，然後在“方向”設置欄中選擇“縱向”，然後在“頁邊距”設置欄中設置上37mm，下35mm，內28mm，外26mm。最後點“確定”。
（二）製作發文機關標識——
1.在文檔的第一行輸入一個回車符，並把這個回車符的大小和行距都設置爲71磅，即25mm。
2.在文檔的第二行輸入“山東電建二公司文件”，並使之居中排列。選擇這行字，對它進行格式設置：點擊“格式”→“字體”，選擇“字體”選項卡，在“中文字體”選擇框中，選擇“小標宋”（如果電腦中沒有，可以從網上下載安裝，或者用宋體代替），在“字形”選擇框中選擇“常規”，在“字號”選擇框中直接輸入“62”，即單個字的寬和高都是62磅，也就是22mm，在“字體顏色”選擇框中選擇紅色；選擇“字符間距”選項卡，在“縮放”選擇框中選擇“68%”，使單個字的寬度縮小爲高度的68%，即15mm。點擊“確定”，完成發文機關標識的製作。
3.選中第二行，把第二行的行距設置成固定值“62磅”，單擊確定。
（三）確定並標識發文字號——
1.在文檔的第三行和第四行分別輸入大小爲3號字的回車符，並把這兩行的行距都設置成“固定值”“16磅”，即3號字的高度值，這樣就根據《格式》的要求，在發文機關標識下面空出了兩行的位置。
2.根據公文內容擬定發文字號，比如“魯電〔2006〕26號”，用3號仿宋體字居中排布在文檔的第五行。
3.選中第五行，並把第五行的行距設置成“固定值”“16磅”。
（四）標註紅色反線——
1.在文檔的第六行，輸入一個大小爲11磅即約4mm的回車符；
2.選中第六行，並把第六行的行距設置爲“固定值”“11磅”。
3.在第六行回車符的下面插入一條長度爲156mm寬度爲1mm的紅色反線：單擊“插入”→“圖片”→“自選圖形”，打開“自選圖形”工具欄，選擇直線工具，在第六行的下面畫一條與版心同寬的橫線→雙擊橫線，打開“設置自選圖形格式”對話框，選擇“顏色與線條”選項卡，設置線條顏色爲“紅色”，線條虛實爲“實線”，線條粗細爲“2.8磅”，即1mm。單擊“確定”，完成線條格式設置。
（五）設置標題——
1.在文檔的第七行和第八行分別輸入一個3號字大小的回車符，並把這兩行的行距都設置成“固定值”“16磅”；
2.在文檔的第九行和第十行輸入公文的標題，（因爲該公文標題較長，需佔用兩行的位置）並設置成2號小標宋，居中排布。同時，把兩行的行距設置成“固定值”“33磅”。因爲2號字的高度是22磅，把行距設置成33磅，就是使用了0.5倍行距，從視覺效果上看比較美觀。
（六）設置主送機關——
1.在文檔的第十一行輸入一個3號字大小的回車符，並把這一行的行距設置成“固定值”“16磅”；
2.在文檔的第十二行輸入主送機關名稱，並設置成3號仿宋體，居左頂格排布，後標全角冒號。/考·試·大/然後，把這一行的行距設置成“固定值”“16磅”；
（七）設置正文——
1.自文檔的第十三行起，輸入公文的正文，每自然段首行左空2字，回行頂格。
2.輸入完畢後，選擇全部正文，設置成3號仿宋體字，行距爲“固定值”“28.8”磅。根據公文格式標準一般情況下正文每頁排22行，每行排28個字的要求，正文的行距應該設置爲28.8磅。
（八）設置成文日期——
成文日期的標註位置需要經過計算。對於單一機關發文來說，成文日期的標註位置應該滿足加蓋印章時“印章上距正文2mm～4mm，下壓成文日期”的要求。由於一般機關或者企事業單位的印章直徑都是45mm，加上與正文的距離2mm～4mm，這就要求成文日期的下邊緣與正文最後一行的下邊緣之間的垂直距離保持在47mm～49mm之間。這個距離減去成文日期字符本身的高度16磅，即5.6mm，則需要在正文的最後一行與成文日期之間空出一個41.4mm～43.4mm的距離，換算成磅值，就是117磅～123磅。因此：
1.在正文最後一行的下面輸入一個高度爲117磅～123磅的回車符，然後把這一行的行距設置爲與回車符高度相等的“固定值”；
2.在空行的下面輸入成文日期，並設置成3號仿宋體字，採用右對齊方式；
3.把光標放在成文日期的最後，連續輸入8個空格，以滿足《格式》中單一機關發文成文日期“右空4字”的要求。
（九）設置印發機關和印發日期——
把光標放在公文末頁的最後一行，輸入印發機關和印發日期，並設置成3號仿宋體字，印發機關左空一字居左，印發時間右空一字居右。印發時間使用阿拉伯數碼標識。比如輸入印發機關“山東電建二公司辦公室”，“2006年12月31日印發”。
（十）標註主題詞——
1.根據公文的標題、正文，結合本單位的主題詞表，確定公文的主題詞。比如本公文的主題詞可確定爲“人事”、“表彰”、“決定”；
2.把光標放在公文莫頁的倒數第二行，用黑體字居左頂格輸入“主題詞”三個字，後標全角冒號；
3.在全角冒號的後面，用3號小標宋體字輸入“人事”、“表彰”、“決定”這三個主題詞，/考·試·大/每兩個主題詞之間輸入兩個空格，即空1個字的位置。
（十一）標註版記間隔線——
單擊“插入”→“圖片”→“自選圖形”，打開“自選圖形”工具欄，選擇直線工具，在“印發機關和印發時間”行和“主題詞”行的下面各劃一條與版心同寬的橫線→雙擊橫線，打開“設置自選圖形格式”對話框，選擇線條虛實爲“實線”，線條粗細爲“2.8磅”，即1mm。單擊“確定”，完成線條格式設置。
（十二）標註頁碼——
1.標註單頁頁碼：單擊“插入”→“文本框”→“橫排”，在單頁頁面的下頁邊畫一個與版心同寬的文本框，雙擊文本框，打開雙擊文本框的邊框，打開“設置文本框格式”對話框，選擇“顏色與線條”選項卡，把文本框的線條顏色設置成“無線條顏色”，單擊“確定”；然後，依次在文本框中插入特殊符號“—”→輸入單頁碼如“1”→插入特殊符號“—”→輸入兩個空格，選中該行，設置成白體（Tahoma）4號字，行距40磅，即約14mm，右對齊，這樣就滿足了一字線距版心下邊緣7mm，單頁碼居右空一字的要求。
2.標註雙頁頁碼：單擊“插入”→“文本框”→“橫排”，在雙頁頁面的下頁邊畫一個與版心同寬的文本框，雙擊文本框，打開雙擊文本框的邊框，打開“設置文本框格式”對話框，選擇“顏色與線條”選項卡，把文本框的線條顏色設置成“無線條顏色”，單擊“確定”；然後依次在文本框中輸入兩個空格→插入特殊符號“—”→輸入雙頁碼如“2”→插入特殊符號“—”，選中該行，設置成白體（Tahoma）4號字，行距40磅，即約14mm，左對齊，這樣就滿足了一字線距版心下邊緣7mm，雙頁碼居左空一字的要求。
到此爲止，如附圖所示，一份漂亮的公文就設計完成了，剩下的工作就是打印、裝訂和蓋章了。
