說到數據庫，還得從文件的記錄說起。譚浩強在他的暢銷書《BASIC語言》中就描述過從順序文件或隨機文件讀取等長的（固定格式的）記錄。實際上，文件的記錄不必等長，即包含的字段可以不同，並且即使記錄不等長的文件也能支持非順序查找，如二分查找、或改進的按照平均記錄長度估計記錄位置的查找算法。下面的交易文件就是帶不等長記錄的文件的示例。
INVOICES 2001-7-15 20:00
Total 643 $15870.25
Hash 10983465087380918366508371136410
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Invoice #1234500001 2001-07-15 9:20
Customer #X006-5432 Johnny Appleseed
PhoneX 123-456-7890 [email protected]
Address Appleseed Inc., 109 Apple Ave., New York City, NY 10456
Items 2 $61.28
Item #CX015A(HP-Deskjet-1010) $36.30 discount=-$5(new-customer)
HP DeskJet 1010 Printer
Item #DF040Z(RCA-MP3-P3230) $19.98
RCA 4GB MP3 Player with Flipout USB and Display
Shipping $10.00 UPS-normal
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Invoice #1234500002 2001-07-15 9:45
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Invoice #1234500003 2001-07-15 9:53
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這樣的數據文件格式對於用戶很有價值。
1. 它是自然的直觀的交割用的記錄，比從數據庫中查出的結果更爲實在。例如，營業員每天向店主送交一份上述格式的交易文件，同時在賬簿上留下手寫的核對過的總額與簽名。2. 文件包含店主最爲關心的、與賬目直接相關的記錄，而忽略了其他數據庫操作，如用戶更改個人信息的操作等。
3. 文本格式的文件更適於長期保存（例如刻錄在光盤上備查，注意光盤只讀、體積小、且能增量刻錄的特點）。數據庫廠商的數據文件格式（如Microsoft的mdb文件）說不定過幾年就因版本過時而無法用軟件讀取了。此外，標準的文本格式數據也不會受更換技術（如數據庫或其他軟件產品）的影響。
4. 靈活緊湊的文本格式更容易直接閱讀。
5. 店主在使用交易數據作商業決策時，實際上不必關心當天的（尚未上報的）交易記錄。因此，上述的報告文件格式已能滿足店主本身的數據需求，即店主自己使用的數據庫可以直接以上述報告文件爲源數據。
應當說明，這樣的記錄文件也必須有嚴格的數據格式定義，就像XML的DTD或Schema定義一樣，以確保有效性。（從標準XML文檔產生上述格式的文本文件的XSLT轉換可能可以用來定義schema。）同時也應看到，XML並不能滿足所有自動驗證的要求，如例中核對總數與總額。另外，用戶也可以選擇其他的記錄文件格式，如XML或Excel。前者有成熟的schema工具，後者則強調靈活的文檔佈局與可讀性。
前面已經提到，在記錄文件中根據順序編號快速檢索出某一Invoice記錄並不困難，但按照其他方式查詢（如根據顧客姓名）就需要另建索引文件。實際上，不難想像將Unix的標準grep（在文件中搜尋）命令擴展，以支持格式化的查找。並且，該命令可以利用手動或自動建立的索引提高查詢效率。下面的示例用到類似XPath的語法。xgrep Invoice[Customer='Jonny Appleseed'] invoice.dat
實際上，XML的查詢比SQL查詢更有趣，這可以從HTML用到的CSS語法看出。當然，也不難想像用類似SQL的語法查詢一個文件、甚至查詢多個文件的JOIN。例如，從前面的Invoice文件可以（根據ItemId）建立將交易記錄按產品類型歸類的視圖。數據庫（數據分析）軟件則可以建立在這些查詢工具之上。XML數據庫與NoSql數據庫（如MongoDB）實現了類似的儲存與查詢功能，但它們大多強調獨特的儲存方式、查詢語法及海量處理能力，而不是使用已有的用戶數據文件。
另外，操作系統可以在以下幾方面支持上述文件格式及查詢。1. 通過設置文件格式（類似DTD、XML Schema），操作系統可以支持在本地用二進制格式保存數據文件。這能壓縮文件大小並且提高查詢速度。僅當拷貝到其他目錄下時，文件才被還原爲文本格式。
2. 將結構化文檔映射（mount）爲目錄結構。這方便爲文件的子節點設置權限，例如禁止一個操作員查看某類產品的交易數據。另一方面，這也方便了在操作系統級別對文件節點的訪問作記錄（日誌）。目錄結構映射甚至可以用來支持查詢本身。
3. 操作系統應支持統一處理動態生成的文件（視圖），以便爲它們也提供目錄結構映射。（Unix中用cat(concatinate、“連接”)的命令名暗諷這一功能。）
