在KnowledgeWise中,對一個文檔條目,每一次操作都能用快照方式記錄一個版本,所謂快照方式,就是類似一個拍照功能,把該版本文檔的相關內容拍下來,以後只能看,不能改。當然,你可以設置不讓每次修改都保存版本,只修改一些關鍵地方的地方纔去保存一個版本,不然版本太多,以後比照起來也挺累人的。
對於保存下來的版本,主要有三個用處,
第一個當然是去看嘮,可以看看在過去某個時段,這個文檔是啥內容;
第二個內容就是回滾作用,就是說如果一旦我這個文檔修改了一下,覺得不對,想恢復到修改前的樣子,就可以回滾一下,當然你是可以回滾到任何已經保存下來的版本里的,那麼那個版本里的內容將會覆蓋當前內容,所以一般情況下如果想回滾的話,你可以先手動做個版本保存,這個在KnowledgeWise中是允許的,而且即使做了回滾,所有的已經保存的版本還是不會受影響的。
第三個作用就是兩個版本間的相互對比,有時候我們作了修改後,想對比一下兩個版本之間到底有什麼不一致,究竟改了多少地方,一旦我們用了對比功能以後,就可以把這個文檔的所有字段在不同版本間進行一一對比,有修改的地方會被自動標記,例如這個版本比那個版本就是刪除了一段話,這樣子的話,對比的時候,被刪除的這段話就會自動加上顏色,並且會加上一個刪除的線,一目瞭然。(關於對比這個功能,有些版本控制管理軟件其實做得更好,類似Subversion,所以KnowledgeWise也提供了跟Subversion集成的效果,有任何文件作爲附件放到一個文檔裏去的時候,可以同時被自動提交到Subversion中,這樣子,就可以對附件也進行對比了)
下面的圖就是版本保存的地方。
4. 類似FAQ這些文檔,其實最終我們做完後是給我們的客戶用的,也就是給他們看的,作爲幫助文檔的方式,所以放在系統中的話,就不太適合他們去看,可看性不好,所以KnowledgeWise提供了一種Wiki功能,可以將指定的文檔用Wiki方式給用戶看,下面就是一個典型的FAQ在線幫助的截圖。
5. 另外的話,KnowledgeWise還支持直接由Word或者PDF文檔中直接把內容導入到系統中作爲一個條目,甚至可以把Word/PDF中分段的內容導成幾個相關聯的條目,當然也支持導出功能和報表功能了。
6. KnowledgeWise的文檔管理支持服務器-瀏覽器形式的訪問,所以只要你能訪問你們公司的網頁,你就能訪問到你想要的文檔,局域網與廣域網訪問起來沒有任何區別。
總的來說,KnowledgeWise是一個非常棒的文檔管理系統,完全滿足了我們公司的要求,甚至超出了不少期待,因爲它能跟我們買的其他TechExcel產品做無縫的集成,也就是說一個文檔我可以在不同產品中都能看到,如果有更新我也能一下子看到,對於我們公司的軟件開發過程是相當有幫助的。