Google Docs的這些功能令它非常適用於網上共享與協作編輯文檔。
Google Docs甚至可以用於監控責任清晰，目標明確的項目進度。對於簡單的項目，它使用起來直接了當，不像dotProject那般複雜。
從Writely開始，我就一直在使用這個網上文檔編輯工具。Writely被Google買去之後，整個工具跟Google的其它系統如Gmail，Google Spreadsheets等結合在一起，並且更名爲Google Docs & Spreadsheets。這個木瓜教程講的只是其中的Docs那部分，因此我這裏只叫它Google Docs了。
另外，跟其它很多Google的產品一樣，Google Docs在Firefox上有最好的顯示效果，因此，這個教程引用的所有例子都是在Firefox上實現的。
- 登陸Google Docs
我一直很納悶爲什麼國內的朋友很少知道Google Docs，因爲Google Docs的鏈接如下圖，就在Gmail主頁的左上角上，一點就進去了。後來我才知道，如果Gmail的顯示語言是設成中文的話，這個鏈接現在是沒有的，相信Google Docs的中文版出來來後應該會加上去吧。
![Gmail Link]()
圖1：從英文版的Gmail進到Google Docs不過那也問題不大，可以直接從這個網址進去：
如果有Gmail帳號的話，可以用Gmail帳號登陸。如果你用習慣了原來的電郵地址，還不想體驗Gmail的超級功能的話，你也可以點擊登陸頁面上的“Create a new Google Account”鏈接，用你的電郵地址來建立一個Google帳號。
- 創建文檔
在Google創建一個文檔非常簡單。
![New Docs]()
圖2：在Google Docs上創建文檔如上圖，你可以
A. 點擊“New Doccument”直接創建文檔，或是
B. 點擊“Upload”上傳文檔。A. 點擊“New Doccument”直接創建文檔的文件名爲“Untitled”，改文件名如下圖，
圖3：更改文件名
Microsoft Word (.doc), Rich Text (.rtf), OpenDocument Text (.odt) 及StarOffice (.sxw)
一次最大可以上傳500k大的文件。具體操作跟一般網站上傳文件沒有大的區別，如下圖，
圖4：從本地電腦上傳文件
圖5：電郵上傳文件
- 可以用兩種方式電郵創建文檔
- 沒有附件的電郵。這時電郵的標題就變成文檔的標題，電郵的內容變成文檔內容。
- 有附件的電郵。這時每個附件文件名轉爲文檔標題，附件內容轉成文檔內容。
Google Docs的編輯界面跟Word相似，當然少了很多功能。用戶在Google Docs上可以編輯簡單的文字格式，表格，圖片等。這些功能對一般用戶來說已經夠用了。
我這裏主要講一下添加與修改文字鏈接，用戶可以直接從其它網頁或是文檔上覆制帶鏈接的文字到Google Docs上，但有的時候，用戶還是要自己添加和修改文字鏈接的。
如下圖，首先用戶選擇了要加鏈接的文字後，點擊工具欄上的“Link”圖標，
圖6：創建文字鏈接
然後在彈出的窗口中填入相應的信息，再點“OK”就行了。見下圖，
圖7：添加與修改文字鏈接
Google Docs有很容易使用的文檔權限管理，因此，Google Docs非常適合用於網上協同編輯文檔。
在Google Docs上有很多種方法進入到文檔權限管理的頁面。比如，
A. 用戶可以在Google Doc的第一頁文件列表上點擊相應的“Share Now”鏈接。如下圖，
圖8：點擊“Share Now”鏈接進入到文檔權限管理的頁面
圖9：點擊“Collaborate”標籤進入到文檔權限管理的頁面
Google Docs的文檔只有兩種權限：
- 協作者。協作者擁有對此文檔的可讀寫權限。協作者也可以修改此文檔的權限。但協作者不能刪除此文檔。
- 讀者。讀者擁有此文檔的只讀權限。
用戶進入到文檔權限管理的頁面，填上相應受邀用戶的電郵地址。見下圖：
圖10：邀請協作者或讀者
點擊“Invite these people”的按鈕後，Google Docs會提示相應的信息如填入邀請信內容等。用戶全部點擊“OK”就可以了。
當同時有多於一個用戶在網上編輯文檔時，用戶可以看到Google Docs提示同時在線編輯協作者的名單。見下圖，
圖11：在線編輯的協作者
Google Docs記錄下各個用戶所有的修改記錄。用戶在編輯文檔的時候，可以點擊左上方的“Revisions”標籤進入修改歷史記錄的頁面。見下圖，
圖12：“Revisions”標籤
在修改歷史記錄的頁面上，用戶可以看到各個協作者所做的修改。Google Docs對修改的地方用不同顏色高亮顯示。見下圖，
圖13：高亮顯示的修改記錄
並且，Google Docs也列出了對文檔做過修改的各個協作者。如下圖，
圖14：對文檔做過修改的各個協作者名單
在這個頁面下，用戶還可以選擇把文檔回覆到某個指定的歷史狀態，比較各條修改歷史記錄及列出所有修改歷史記錄。
保存文檔用戶在編輯文檔時，點擊頁面右上方的“Save”或“Save & Close”按鈕就可以保存文檔了。如果用戶想放棄所做的修改，可以點擊“Discard changes”按鈕。見下圖，
圖15：保存文檔或放棄修改按鈕
用戶可以把寫好文檔發佈到網上。發佈與協作都能讓其它人看到文檔。協作可以設定權限，也就是限定什麼人可以做什麼事。而發佈文檔就沒有這些設定了。文檔一旦發佈，任何知道已發佈網址的人都可以看到文檔，當然，是隻能看，不能修改。
在Google Docs上發佈文檔也很簡單。用戶在編輯文檔的頁面右上方點擊”Publish“標籤，就可以進入發佈頁面。見下圖，
圖16：”Publish“標籤
在發佈頁面裏，點擊”Publish document“的按鈕就可以直接發佈文檔；點擊”Post to blog“按鈕就可以把文檔發佈到自己的博客上。見下圖。
圖17：直接發佈或發佈到自己的博客上
Google Docs的發佈到博客功能支持市面上很多博客系統，如WordPress，Typo，PLog等等。
用戶把文檔發佈後Google Docs會給出文檔鏈接。見下圖，
圖18：直接發佈後的鏈接
發佈後，其它人就可以通過這個鏈接看到文檔。
如果發佈後用戶對文檔做了修改，用戶必須把文檔重新發布，其它人才能看到文檔的改動。
另外，用戶也可以隨時取消發佈。
我在新加坡使用Google Docs的體驗還不錯。速度，及系統穩定性都可以。但據國內朋友反映，Google Docs在國內使用的速度有時很慢，特別是在幾個人同時在線編輯的時候。
因爲Google Docs的編輯功能跟Word相比還不是很強，在網絡的速度和穩定性都不理想的情況下，我覺得最好還是在本地機器用Word編輯文檔，改好後再複製或是上傳到Google Docs上，然後利用其方便的權限設定與其它人協同工作。
