工作流（Workflow），是對工作流程及其各操作步驟之間業務規則的抽象、概括、描述。工作流建模，即將工作流程中的工作如何前後組織在一起的邏輯和規則在計算機中以恰當的模型進行表示並對其實施計算。工作流要解決的主要問題是：爲實現某個業務目標，在多個參與者之間，利用計算機，按某種預定規則自動傳遞文檔、信息或者任務。工作流需要依靠工作流管理系統來實現。
工作流管理系統（Workflow Management System, WfMS）的主要功能是通過計算機技術的支持去定義、執行和管理工作流，協調工作流執行過程中工作之間以及羣體成員之間的信息交互。
工作流管理系統將業務流程中工作如何組織協調在一起的規則抽象出來，從而分離了具體工作的邏輯和流程組織的邏輯。我們在工作流管理系統的協助下：開發人員遵從一定的編程接口及約定，就可以開發出更具靈活性的事務處理系統；最終用戶無需重新開發事務處理系統，就可以自己更改工作流程，以適應業務變化的需要。
主要功能:
- 工作流建模
- 工作流運行
- 系統管理
- 業務過程管理和分析
系統結構:
工作流管理系統由如下幾部分組成：
- 定義工具：用來定義工作流，它生成工作流定義。在定義時可能會參考組織或角色數據，還會引用外部應用程序的編程接口。
- 工作流執行服務：用來執行工作流，可能包含多個相互獨立、並行運轉的工作流引擎。它可能會參考組織或角色數據，還會調用外部應用程序，維護工作流控制數據，使用工作流相關數據，生成工作列表。
- 工作流引擎：用來執行單獨的流程實例。
- 用戶界面：用戶操縱工作流列表的界面，可能會調用外部的應用程序
工作流管理系統的分類
根據所實現的業務過程，工作流管理系統可分爲四類：
- 管理型工作流：在這類工作流中活動可以預定義，並且有一套簡單的任務協調規則。
- 設定型工作流：與管理型工作流相似，但一般用來處理異常或發生機會比較小的情況，有時甚至是隻出現一次的情況，這與參與的用戶有關。
- 協作型工作流：參與者和協作的次數較多。
- 生產型工作：實現重要的業務過程的工作流，特別是與業務組織的功能直接相關的工作流。
根據底層實現技術，可將工作流產品分爲三類：
- 以通信爲中心：以電子郵件爲底層的通信機制。這種類型的工作流管理系統適合於協作型工作流和不確定型工作流，而不適合於生產型工作流。
- 以文檔爲中心：基於文檔路由，它同外界應用的交互能力有限。許多基於表的管理型工作流可以用以文檔爲中心的工作流實現。
- 以過程爲中心：這種工作流系統對應生產型工作流。
根據不同工作流系統所採用的任務項傳遞機制的不同，市場上的工作流產品又可以劃分爲四類：
- 基於文件的工作流系統：以共享文件的方式來完成任務項傳遞。
- 基於消息的工作流系統：通過用戶的電子郵件系統來傳遞文檔信息。
- 基於Web的工作流系統：通過WWW來實現任務的協作。這類產品起步較晚，但發展迅速，市場前景十分看好。
- 羣件與套件系統：雖然這類產品與以上三種產品在任務傳遞方式上有很大程度的重疊，但是，在這裏卻有必要把它們單獨劃分成一類。
工作流管理系統產品結構
- 天藍色藍色：軟件構件，完成工作流管理系統不同組成部分功能的實現；
- 黃色：系統控制數據，工作流管理系統中的一個或多個軟件構件使用的數據；
- 棕色：應用與應用數據，對於工作流管理系統來說，它們不是工作流管理系統的組成部分，而是屬於外部系統和數據，它們被工作流系統調用來完成整個和部分工作流管理的功能。