Microsoft Office 365中的數據被多個跨區域的數據中心所複製。 即使在一個數據中心發生基礎架構故障，這也可以確保數據安全。 發生大規模故障時，將啓動服務連續性管理程序，使用戶能夠保持生產效率並忽略這些潛在問題。
因此，擁有了這些保護措施之後，您是否真的需要備份Office 365數據？
回答，是的。 Microsoft本身明確的建議用戶備份所有微軟服務協議中包含的Office 365數據。
我們努力保持服務的正常運行, 但是，所有在線服務都會偶爾遭受中斷，並且Microsoft對您因此遭受的任何中斷或損失不承擔任何責任. 萬一發生故障，您可能無法檢索存儲的內容或數據。我們建議您定期在服務上或第三方應用程序上存儲備份您的內容和數據。
這個指南手冊將進一步探討爲什麼需要備份Office 365數據的原因，以及如何在發生故障時擁有可靠的Office 365備份解決方案，防止數據丟失。
備份Office365原因
1.意外刪除
Office 365的分散功能通過在一個站點發生故障的情況下將數據存儲在單獨的物理位置中來保護您的數據安全。 但是，此功能會導致其他地理位置信息的刪除，並且刪除的數據將從Office 365數據中心移除。
Office 365爲Exchange Online，SharePoint Online和OneDrive for Business服務提供了一個回收站，對於意外刪除的項目恢復起到很大的作用，但有一個警告提示：您可以恢復已刪除的項目，但回收站的窗口是有限：
刪除的Exchange Online項目存儲在回收站的時間最多30天（日曆項最多120天）
刪除SharePoint Online和OneDrive for Business文件
存儲在回收站的時間最多93天
保留期限到期後，將無法恢復已刪除的項目。 另一方面,備份解決方案可以備份Office365數據並且無限期存儲，具有備份存儲的靈活性。
2.內部危害
根據Ponemon Institute 2018年內部威脅成本研究，內部人員相關事件的平均成本約爲513,000美元。這種事件的發生可能會使一家公司每年損失高達876萬美元，而在北美，這一數字上升到每年1,110萬美元。
如果不立即恢復數據，則心懷不滿的員工刪除或修改關鍵數據可能會對組織產生財務影響。在某些情況下，這種惡意行爲可能很長一段時間都未被發現；到發現之時，恢復任何丟失的數據可能爲時已晚。
擁有多次備份數據的備份解決方案，不僅可以保護您免受外界的惡意***，還可以確保您免受自己員工操作不當或其他因素的影響
3.特權賬戶受損
失去對特權帳戶的控制可能會帶來災難性的後果。因爲使用提升特權，可以有效地從Office 365環境中完全刪除數據。進一步從Exchange Online中的第二階段回收站中刪除數據。 只是依靠SharePoint Online和OneDrive for Business來恢復這些電子郵件和文件是不可能的。
藉助和使用功能強大的備份解決方案，可以輕鬆地檢索數據，並且可以減少Office 365環境的恢復點目標（RPO）。
4.增加額外存儲的成本
隨着時間的流逝，Office365的存儲空間不會隨着Exchange Online 和OneDrive for Business的使用情況而改變。當郵箱和站點中的數據超出計劃的存儲限制時，您必須付費升級計劃才能具有更多的存儲空間。
使用備份解決方案，您始終可以隨時獲得數據副本以及將其還原，從而無需爲更高的訂閱計劃付費。
5.來自OneDrive Sync Client的勒索軟件和惡意軟件
Microsoft的OneDrive Sync Client是一種工具，可以將您的OneDrive數據從雲端同步到桌面，反之亦然。 儘管此工具爲員工提供了隨時隨地開始工作的靈活性，但也存在被勒索軟件威脅的漏洞。
如果系統上的勒索軟件影響了OneDrive for Business同步副本中的文件，則數據將被同步到雲中，並且OneDrive for Business環境中的所有數據也將被影響。 即使Microsoft提供了一種檢測勒索軟件並從中恢復的方法，但它也列出了此功能的一些限制：
文件還原使用版本歷史記錄和回收站來還原OneDrive，因此它受到這些相同功能的限制。關閉版本歷史記錄後，“文件還原”則無法將文件還原到以前的版本。
將已刪除的文件從站點集回收站中刪除後，將無法還原，無論是通過手動刪除還是清空回收站。
權限未還原
如果刪除的文件或文件夾被再次上傳，則“文件還原”將跳過該文件或文件夾的還原操作
擁有備份和恢復解決方案能夠消除這些限制，使您能夠輕鬆的從任何勒索軟件中恢復。
6. 對Exchange Online郵箱的勒索軟件****
我們大多數人都熟悉勒索軟件對文檔的，但是對電子郵件的勒索軟件對於業界來說還是挺新奇的。根據Datto的年度勒索軟件報告，在接受調查的2,400人中提供的信息，有28％的人聲稱看到過SaaS應用程序中的勒索軟件。其中，將近一半的受訪者表示特定的在Office 365中受到了，而22％的受訪者受到了G Suite。 這些***從常規的勒索軟件到雲應用上，爲了是更多的雲應用受到更險惡的影響。
出於這個原因，每個組織必須具備一次恢復所有Office 365電子郵件的能力。
7. 不活躍的用戶可能會花掉您一大筆錢
當有員工離職時，有必要將其所有電子郵件和文檔進行存儲備份，以備將來需要時使用。除非向該員工分配了Office 365許可證，否則在一定的時間過後，將從Office 365服務器中刪除與該帳戶關聯的所有數據。
組織應該提前使用備份軟件來壓縮和安全地存儲用戶數據，而不是爲不活動的用戶許可證付費。
8. Preservation Lock
關於保留策略，需要了解最重要一點是，其他版本的任何文件都將計入到您的Office 365帳戶使用的存儲中。因此，保留策略僅在啓用“Preservation Lock”後纔有效。
Preservation Lock是Office 365的一項功能，可確保包括管理員在內的任何人都無法關閉保留策略或更改其限制。創建保留策略後，將無法對其進行修改。但是，Preservation Lock允許管理員通過添加位置或延長其保留期限來擴展保留策略的應用範圍。“Preservation Lock”可防止有惡意的人撤消保留策略。
但“Preservation Lock”的缺點是，此更改永遠無法撤消。限制性和寬範圍的“Preservation Lock”可能讓您快速用完分配的存儲空間，並且可能被迫從Microsoft購買額外的存儲空間。
另一方面，第三方備份解決方案具有很大靈活性，可以維護所有文件的副本，同時會在Office 365中使用最少的存儲空間。
9.設備丟失或被盜
Office 365的主要優點是它有很大的靈活性，只要您具有Internet連接和可從中訪問的設備，就能像在公司一樣進行遠程工作。這對於提高員工的生產率對組織來說是一件好事，但IT團隊必須時刻警惕來保護這些附加設備。
設備丟失或防盜，可能使已登錄的應用程序造成數據事故，管理員需要能夠遠程清除這些設備以防止數據泄露。進行定期備份將使您在用戶獲得新設備時將所有數據還原到該用戶賬戶。