对于生产制造等类型的企业，如批发业，仓储业，零售业，电脑及配件，需要管理的设备种类比较繁杂，在传统的管理模式中，商品、设备采购，大部分的数据采集都是由专门的员工负责数据的收集整理及记录，采购人不是在采购上，就是在去采购的路上。这种模式效率往往比较低，容易出错，不利于管理人查阅分析数据。
传统采购中，采购团队需要打电话、接发邮件来执行采购工作，一边接收各个工厂车间需求人员的邮件、电话提报的采购需求，一边是进行供应商筛选、询比价，挑选到合适的供应商，打电话向供应商下单，下完单之后还要应付采购需求的追单，到货时间、对账等等，及其依赖人工。
传统采购的不利
所有采购信息由员工记录，如果是多个采购人员，这种方式采购信息不集中，效率低，容易出错，不便于企业管理人查阅分析和管理采购信息，及时做出调整；采购信息可能会涉及多个部门，各部门的采购信息零散，信息不集中，采购灵活度不够；采购数据分散在各个系统里，需要人工导出整理统计，既麻烦又不利于领导查询与决策等。
采购管理是如何解决以上问题的?
员工通过采购管理系统可以随时随地在线录入供应商信息，可提交采购申请，管理人可对各个部门的采购申请进行审核，给出指导意见。
采购数据关联采购订单，可对采购订单全盘审查，各项数据进行汇总，集中处理。
自动统计应付待付金额，避免员工统计的失误，所有的付款记录都会被系统记录下来。
企业应用采购管理系统的作用
提升采购人员的工作效率，对采购管理起到监督和控制的作用，推动企业实现降本增效，降低合规风险，企业可以根据采购数据，进行已销订购，从而提高库存周转率。自动生成采购及采购订单报表，对款项和返点等数据进行精准记录，能实时跟踪到采购历史，为将来的采购工作提供价格依据。
采购管理人仍然是需要考虑采购时间，数量，流程，供应商质量，员工需求等等一系列问题，如果想顺利完成采购工作，采购体系人员自身也要要苦练内功，踏实提升专业技能，开拓视野，不断提升战略洞察能力和管理能力。
而企业也应该积极促进企业采购管理向数字化转型，以数字化、流程化的采购管理提高工作效率，节省时间、金钱和人力成本。