很多人都有會議綜合徵，每當聽到要開會的時候就是一頭包，很多人都非常排斥會議，認爲很多會議都是在浪費時間，如果團隊中出現了這樣的情況，那麼管理者就需要考慮一個問題，開會的初衷是爲了能夠信息互通，解決問題，爲什麼產生了這樣的結果？
在項目團隊日常溝通中，會議是管理上必不可少的一項工具，那麼應該如何召開一個有效的會議呢？
要召開一個有效的會議，需要遵守如下原則：
- 原則一：在會前制定會議議程
- 原則二：完成會議議程製作之後，在會前應發放會議目的、議程和預期結果，分發會議資料，使與會者提前瞭解會議信息
- 原則三：貼出會議議程（使用電子投屏或白板），以明確會議焦點。通過公示會議議程，可以隨時告知大家會議的焦點在哪裏，如果討論問題偏離主題，會議主持人很容易使會議回到主題
- 原則四：會議中，抓住關鍵信息進行討論，使會議聚焦主題
- 原則五：會議應保持簡短，時間把握在 1 小時左右
- 原則六：在會議結束前，需要回顧會議結果，確保與會人一致認同結果
- 原則七：會後，分發會議記錄。根據需要也要向未參與人員分發
- 原則八：抓住改善會議的機會，請與會人員對他們在會議上投入的時間和會議價值進行衡量，做出評分。評分規則可以根據投入時間和會議收益兩點進行評分。這一點很重要，因爲這一原則可以收集到無效會議的數據
- 原則九：會議的主持人與會議主要發言人最好不要是一個人，因爲既想主持好會議又想充分參與會議解決問題，這幾乎是不可能的
在召開會議的時候，也要創建旁聽角色，對於旁聽者需要保持兩個原則
- 旁聽者出席會議是爲了聽和學習，而不是參與會議討論
- 旁聽者不能進行參與會議，如果他們主動參與討論，則需要請他們離開會議現場
項目管理者需要注意，項目團隊中每個人的工作性質是不一樣的，如非緊急，不能隨意召開會議，不同性質的會議參與人員也要有所不同，如果經常把與會議不相關的人員安排到會議中，就會導致會議綜合徵。
隨意的會議會導致項目團隊時間被過度浪費，項目團隊成員爲了參與會議導致生產力的下降，會對項目管理者的管理能力提出質疑。