Office Delve 初窺 - What is Office Delve?

在此鳴謝 Ted 對於資料的協助/整理。

1 什麼是Delve

Office Delve (codename Oslo) 是由微軟於2014年7月發佈的Office 365的最新成員,它爲Office 365用戶提供了方便的搜索和郵件、會議、聯繫人、社交網絡等管理功能,並通過用戶的行爲以及與內容、主題和聯繫人的關係生成一組分析結果。Delve在具體的實現中,應用了機器學習和人工智能技術,我們可以把它當做一個整合了Office 365各類數據信息源的商務智能搜索工具。同時,Office Delve也是第一款採用Office Graph技術的產品(Delve 背後的大腦就是 Office Graph,當我們通過Office 365工作時,Office Graph在後臺會收集和分析用戶發送的信息)。在2015年4月,微軟爲Office 365的訂閱用戶發佈了移動版本(iPhone and Android)的Office Delve,目前還沒有本地版本Office Delve的消息

2 Office Delve的作用

Office Delve可以幫助我們在Office 365的範圍內發現我們可能感興趣的內容。我們不必再像以前一樣需要記住某個文檔的存放路徑或者文件名,同時,也不必關注文檔存放的物理位置,無論我們將數據存放在SharePoint中,還是保存在OneDrive、Yammer、郵件或Office 365 Video中,Delve都可以進行搜索和顯示。除了文件的內容,Delve還允許我們去查詢Office 365用戶的個人資料,這些資料就類似於電子名片,可以方便聯繫人的查找。
Delve不會更改現有文檔的任何權限,因此我們只能看到自己有權限訪問的文檔,其他用戶無法看到我們的私人文檔。當Office 365域內的用戶彼此查看、編輯或共享文檔時,Office Delve會學習我們的工作方式,並在每個人的“開始”頁面得到體現,每位用戶在“開始”頁面所看見的內容都是不同的。
所以,當我們的Office 365用戶之間協同工作的次數越多,相互查看、編輯和共享對方文檔的頻率越高,Delve所體現的價值就越大

3 Office Delve 的使用方式

Office 365 企業版(E1、E3 和 E4)、Office 365 教育版(E1、E3 和 E4)、Office 365 政府版(E1、E3 和 E4),以及 Office 365 商業基本版和 Office 365 商業高級版支持Delve。同時,需要注意的是,Office 365必須首先激活 SharePoint Online服務併爲用戶分配SharePoint Online許可證後,才能使Delve被正常應用。另外,如果我們使用的是Office 365 SharePoint Online 獨立服務(SharePoint Online Plan 1或 SharePoint Online Plan 2),則在 SharePoint管理中心中可以看到Office Graph的相關設置,但是,用戶不能在應用啓動器中看到Delve,因爲Delve目前不支持獨立服務

在首次登錄Office 365後,我們就可以在主頁面中找到它,這不需要任何的額外配置。

Office_Delve_Logo

O365_Home

下圖是微軟官方給出的一個界面示例。

MS_Delve_CHS_Helper

  • 針對於End User
    需要注意的是,在Office 365的範圍內,任何有權訪問Office 365文檔的Delve用戶都可以在Delve面板中查看我們的文檔,即使我們自己沒有Delve。不過,我們可以通過將“共享活動”配置更改爲“不共享”,來禁止其他用戶通過Delve查看自己的共享文檔。不過,當我們禁用“共享活動”後,我們也同樣不能使用Delve查看其他人的文檔。此外,如果在Office 365中設置了Skype for Business Online,Office 365的用戶就可以通過Delve直接啓用對話了。而針對OneDrive數據源,除了“私人文檔”外的任何與他人共享的文件夾,都可以通過Delve與其他Office 365用戶進行共享。

    MS_Delve_OneDrive_CHS_Helper

    我們也可以向SharePoint站點上傳我們的文檔,而任何有權訪問這個站點的用戶都可以通過Delve查看對應內容。對於用戶上傳到Delve所支持的數據源的文件,上載的文檔可能要經過一段時間後才能顯示在 Delve 中。
    此外,需要注意,我們需要確保所上傳的內容類型受到Delve的支持。目前可以顯示的類型包括PDF、Word、Excel和PowerPoint文件,以及上傳到Office 365 Video中的視頻

  • 針對於Administrator
    用戶上傳的新文檔,可能需要24小時以上才能被Delve顯示。此外,Delve會優先考慮在過去三個月內修改或查看的內容。
    SharePoint Online和OneDrive for Business是Delve內容的最主要來源。而針對Office 365聯繫人的索引和分析,則通過Office 365的相關用戶配置信息來確定各個用戶之間的密切程度。而這些配置信息的來源是Windows Azure Active Directory及SharePoint Online的用戶配置信息。Windows Azure Active Directory中的用戶信息會每隔24小時添加到 SharePoint Online 用戶配置信息中。

4 Office Graph 後臺

Office Delve基於Office Graph進行數據的保存,Office Graph爲Delve提供後臺技術的支撐。我們可以通過微軟Office 365 Rest API對相關數據進行訪問。

Office_graph_search_aspecpt

Office Graph 將有關 Office 365 實體的數據和這些實體之間的關係以節點和邊緣的形式存儲在圖表索引中。 例如,用戶和文檔即爲企業實體(節點)。 共享和修改則爲關係(邊緣)。爲了連接和完善來自 Office 365 工作負載(如 Exchange Online 和 SharePoint Online)的數據,Office Graph 在後臺使用高級分析和機器學習技術。

爲了在不同上下文中顯示最相關的內容,如在Delve中,Office Graph使用兩步式分析。

首先,它計算 Office Graph 中的哪些用戶與當前上下文的關係最密切。其次,它檢索與這些用戶關聯且關係最密切的內容。由於時間關係,我們沒有進一步分析Office Graph的後臺數據結構。不過我們可以從這裏獲取相關Rest API和使用GQL進行數據查詢的更多信息。

5 Office Delve對於第三方應用的影響

Office Delve目前只有Office 365版本提供訪問,沒有提供本地版本,其搜索數據的相關存儲方式都是基於Office Graph,而Office Delve作爲獨立於文檔存儲結構的獨立應用,並不與其他應用存在耦合關係,其後臺數據非常相似於以往的搜索功能所用的索引和附加的機器分析數據,並且這些數據是獨立於已有數據存儲的。同時,Delve不會更改任何權限,因此不會涉及到相關數據源的元數據的改動。綜上,我們不必擔心Delve會針對已有應用程序的備份、還原等功能產生影響。

綜上來看,Office Delve 作爲微軟雲優先戰略的產物,主要目的在於整合Office 365雲端不同應用平臺的數據源信息,爲用戶提供一個統一、友好、智能、可以有效提高工作效率的商業級搜索和內容推薦平臺。同時,本地版本的SharePoint(2013及2016)也可以與Office 365平臺共同構建混合模式(配置過程可參考下方附件,其中並不會涉及到Delve的特別配置)的企業平臺,並作爲Delve的另一重要數據源(以Cloud Experience特性來提供),不過,綜合明年第二季度發佈的SharePoint 2016和Office 2016的發佈計劃(Office 365產品路線圖)來看,Office Delve推出本地版本的可能性不大。

查看原文:http://nap7.com/me/what-is-office-delve/

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