1、數據是未經過加工的事實。信息時對數據進行處理揭示其內在含義的結果。準確相關和即使的信息是做出正確的決策的關鍵。而做出正確的決策又是企業在全球環境下賴以生存的關鍵。
2、數據通常存儲在數據庫中。爲了實現數據庫並管理它的內容，它就需要一個數據庫管理系統(databases management system)，它就是用戶和數據庫之間的中介。數據庫主要包含所收集的用戶的數據和關於數據的數據，它就是元數據。
3、數據庫的設計是定義數據的結構。一個設計良好的數據庫設計有助於管理數據庫並能產生準確且有價值的信息。而一個粗劣的數據庫設計將會導致出錯誤的信息，而錯誤的信息將會導致這個企業的關閉。
4、數據庫是從人工管理系統和計算機文件管理系統演變過來的。在文件系統中，數據保存在獨立的文件夾中，並且每一個文件都有自己的數據管理程序。弄清文件系統出現的問題有助於DBMS中出現相同的問題。
5、文件系統的數據管理存在一些缺陷，其中包含了需要大量的編程，並且程序編寫很困難，對於已久存在的結構進行修改是很困難的。而且文件是相互獨立的，這樣將會有大量的數據冗餘。
6、數據庫管理系統是爲解決文件管理系統的缺陷而開發的。