您正在打印用於重要會議的工作表。您需要提供一份僅有一頁的報告，但最後一列延伸到了第二頁中。有沒有方法將所有數據都容納於第一頁上？
是的，有。在這裏就可以學習這種方法。
對於確實需要在多頁上打印的工作表，此處還提供了有關如何幫助讀者充分利用這種工作表的有用提示。在每一頁上重複列標題可明確數據的內容。使用頁眉或頁腳中的頁碼可以避免任何有關頁順序的問題。
要了解有關本課程的更多信息，請閱讀本頁中央的概述或者左列中的目錄。
在頁面上打印您所需的內容
如何將工作表容納於一頁上？
工作表很容易超過一頁紙的寬度。在瞭解打印選項之前，要將工作表的內容容納於一頁上似乎比手工摺紙更復雜。
實際上，有幾種不同的方式可用於將數據容納於打印頁上。但是，使用混合搭配的打印選項時，有時候會在打印就緒前遇到一些小麻煩和小錯誤。
這時，您便會發現，打印預覽可提供很大幫助。通過使用打印預覽，可以在打印之前確切地看到將要打印出來的結果。
一旦瞭解了在 Excel 中打印的方法，您在按下“打印”時便會充滿信心，您將得到期望的結果。
打印前預覽
打印預覽能顯示工作表的打印效果。使用頂部的按鈕可以在打印之前瀏覽各頁或進行調整。
課程文本節省紙張，節省時間。打印前預覽工作表。打印預覽顯示打印頁的外觀。在真正打印之前，通過此視圖可以看到確切的打印效果，並對頁面進行各種調整。
要打開打印預覽，請單擊“文件”菜單上的“打印預覽”。
打印預覽提供以下內容- 表示工作表打印輸出的視圖。
- “下一頁”和“上一頁”按鈕，用於查看全部頁面。
- 一個“縮放”按鈕，用於在全頁視圖和局部放大視圖之間進行切換。
- 一個“打印”按鈕，用於選擇選項和開始打印。
- 一個“設置”按鈕，用於設置頁面外觀。
- 一個“頁邊距”按鈕，用於調整頁邊距、頁眉和頁腳邊距以及列寬。
- 一個“分頁預覽”按鈕，用於調整分頁符。（顯示“分頁預覽”還是“普通”由單擊“打印預覽”時所處的視圖決定。）
- 一個“關閉”按鈕，用於關閉打印預覽。
注意 在屏幕分辨率較高時，“縮放”可能不可用。但您通常可以單擊頁面進行放大。具體操作步驟將在本練習中介紹。
更改列寬
假定您正在打印預覽中查看工作表。屏幕左下角顯示“打印預覽: 第 1 頁 共 2 頁”，因此您知道會打印兩頁。但您希望將這些數據正好打印在一頁上。
請單擊打印預覽頂部的“下一頁”查看第二頁的外觀。第 2 頁只有一列，即“供應商”列。
由於您只需要移動這一列就可以獲得單頁打印輸出，這裏有一個簡便方法。如果減小第 1 頁中一列或多列的寬度，則可以將最後一列拖到第 1 頁中。
如何操作呢？在打印預覽中，單擊“頁邊距”。您將在頁面頂部看到黑色方塊狀的邊距控點。可以拖動這些控點來更改頁邊距，也可以拖動控點來更改列寬。
找到過寬的列，拖動邊距控點，減小其寬度。有了額外的空間，最後一列就可以移至該頁上。單擊“播放”觀看調整列的過程。
注意 在打印預覽中所做的更改不僅會影響數據的預覽和打印，而且還會更改工作表中的列寬。
重要信息 更改列寬時，該列中的某些數據可能會被隱藏起來。在打印之前，請查看所調整列中的數據，確保該列仍能顯示所有內容。如果有些數據被隱藏，則可以使文本自動換行，使其顯示在多行中並全部再次可見。在本練習中將介紹具體操作。
更改頁邊距
下一頁
在“頁面設置”對話框中的“頁邊距”選項卡上，通過在“上”、“下”、“左”和“右”框中輸入不同值，可以對頁邊距進行調整。
課程文本在單個打印頁上容納更多數據的另一個方法是調整工作表的頁邊距。
如何操作呢？在打印預覽中，單擊“設置”打開“頁面設置”對話框（或者在普通視圖中，單擊“文件”菜單上的“頁面設置”）。
頁面默認的上下頁邊距爲 1 英寸。而默認的左右頁邊距是四分之三英寸。然而，在“頁邊距”選項卡上，可以在“上”、“下”、“左”和“右”框中通過單擊輸入新的頁邊距大小。開始時，您可以進行一些細微更改，使頁邊距按所需量減少。
也可以在打印預覽中通過拖動邊距線來更改頁邊距。相對於拖動邊距線而言，通過鍵入數值來精確控制頁邊距更爲簡便。另一方面，“頁邊距”選項卡上的預覽比打印預覽更小並且精確度也稍差一些，因此有時需要在此檢查更改效果。在本練習中，將介紹如何使用這兩種方法。
注意 請記住，此時您只能這樣調整頁邊距；打印機本身對頁邊距的大小也有一些限制。實際打印時您可以瞭解這些限制。
Excel 會自動以縱向打印多數工作表。但您也可以選擇橫向打印。
使一個頁面能包含更多列的另一個方法是沿一側翻轉頁面。Excel 會自動以縱向打印多數頁面。但您可以將方向更改爲橫向。
縱向打印時，可在一頁上打印更多行，但列數減少了。沿一側翻轉頁面進行橫向打印時，可在一頁上打印更多列，但行數又減少了。
要更改頁面方向，請在打印預覽中單擊“設置”（或者在普通視圖中，單擊“文件”菜單上的“頁面設置”）。在“頁面”選項卡上的“方向”下，單擊“橫向”。
還可以通過更改爲較大的紙張尺寸（例如從 Letter 更改爲 Legal），在頁面上容納更多內容。
要多次嘗試才能找到適合數據的紙張尺寸、方向和頁邊距的最佳組合。這正是打印預覽的便利之處；只需短短數秒鐘即可查看打印效果。這樣既節省了紙張，又節省了您在計算機和打印機之間來回奔波的時間。
減小數據大小使頁面容納更多數據
“調整爲”選項是在一頁上打印數據的另一個方法。
在“頁寬”框中保留“1”。
在“頁高”框中保留“1”。 課程文本
還可以使用“調整爲”選項在頁面上顯示更多列。這會暫時減小打印頁上數據的大小。
注意 此選項不會更改工作表上數據的大小，而只會縮小打印的數據。
在打印預覽中，單擊“設置”（或者在普通視圖中，單擊“文件”菜單上的“頁面設置”）。在“頁面”選項卡上，選擇“調整爲”選項。
已經在“頁寬”框中輸入了“1”。這表示打印的數據將佔一頁寬。
“頁高”框中的“1”表示打印的數據將有一頁長。
單擊“確定”返回到打印預覽。檢查文本的可讀性。如果不確定，則請再次單擊“設置”。在“頁面”選項卡上，看一下“縮放比例”框中的數值。根據使用者的需要，50% 以上可讀性較好。圖示中的數據調整爲 89%。
提示 “縮放”命令不會影響工作表的打印方式。而只是更改在計算機上的顯示效果。例如，將縮放比例更改爲 75% 或 150% 不會以較小或較大的比例打印工作表。
在特定數量的頁上容納數據
可以指定要在多少個頁面上打印您的數據。
使“頁寬”框中的值保留“1”，可讓每一頁都包含所有列。
在“頁高”框中鍵入所需的頁數，在本例中請鍵入“6”。
假定您有一個包含很多數據的大工作表。顯然無法在一個打印頁上容納所有數據，但您希望能夠將數據容納於特定數量的頁上，例如 6 頁。
首先，在打印預覽中單擊“設置”（或者在普通視圖中，單擊“文件”菜單上的“頁面設置”）。在“頁面”選項卡上，單擊“調整爲”。由於希望每頁都包含所有列，因此讓“頁寬”框保留“1”。
在“頁高”框中輸入“6”。單擊“確定”，回到打印預覽。現在可以看到共有六頁，並且它們都可以閱讀。單擊“設置”，回到“頁面設置”對話框，查看“% 正常尺寸”框中的數字。任何大於 50% 的數字都表明頁面可能可閱讀。
調整分頁符以控制頁面內容
在分頁預覽中，較大的數字標識頁面。
自動分頁符顯示爲虛線。 手動分頁顯示爲藍色實線。
分多頁打印工作表時，Excel 會插入自動分頁符，將工作表劃分在單獨的頁面上進行打印。這些分頁符顯示爲虛線，在分頁預覽中查看工作表時可以看到這些分頁符。通過更改這些分頁符或自己創建分頁符，可以控制頁面上的顯示內容。
爲此，在打印預覽中，單擊“分頁預覽”（或者在普通視圖中，單擊“視圖”菜單上的“分頁預覽”）。
例如，在圖中所示的頁面上，如果不希望打印最右側的一列，則可以創建如圖所示的分頁符，將該列置於其他頁面上。
Excel 插入的分頁符是虛線。要更改分頁符，拖動它們即可。例如，要創建圖中所示的不包含最後一列的頁面，可以將虛線拖至左側。移動後，虛線就成爲手動分頁符，從而變爲實線。
也可以選擇最後一列，單擊右鍵，然後單擊“插入分頁符”。
如果對所創建的分頁符不滿意，可以右鍵單擊工作表並選擇“重置所有分頁符”。也可以通過將分頁符拖出打印區域來刪除它。
注意 創建或更改分頁符會更改其他設置，如“調整爲”選項，因此應在創建或更改分頁符後預覽工作表。
關於頁面打印順序
Excel 將自動按照先列後行的順序打印工作表。
可以更改打印順序，從而使 Excel 按先行後列的順序打印。
有時候並不能在每一頁上容納所有列。一些列會打印在單獨的頁上，而這可能在打印時造成混淆。假定您在打印預覽中查看多頁工作表。您會通過單擊“下一頁”查看每一頁。在查看過程中，您將看到兩整頁數據，接着是半頁數據，而其後又是一整頁數據。爲什麼中間會出現半頁呢？（如果您已經瞭解相關內容，請跳過本部分。）
這和頁面在 Excel 中的打印順序有關。第一次在打印預覽中看到這種情況或從打印機中取出這樣的打印頁時，可能會讓您感到有些疑惑。
大的工作表必須向下打印很多行，並向一側打印很多列，其中一些打印頁會包含與其他頁不同的列。打印輸出會沿水平方向和垂直方向對工作表進行劃分。Excel 會按照先列後行的順序打印，將較長和較寬的工作表進行拆分。這稱爲“先列後行”（太令人驚訝了！）。
Excel 會向下打印一組列中的所有行，直到到達工作表底部爲止。然後，Excel 將回到頂部，橫向移動，再向下打印下一組列，直到到達工作表底部，就這樣依此類推，直到打印完所有數據爲止。預覽中處於中間位置的那半頁是怎麼回事？它是第一組列底部的數據。
例如，如果某個工作表包含從 A 列到 J 列的 10 列和 204 行，Excel 可能會先打印從 A 列到 E 列的 1 到 204 行，然後打印 F 列到 J 列的 1 到 204 行。如果每頁打印四十行，則第六頁上僅有四行數據。
如果需要，可以更改此順序，使 Excel 首先打印行，然後打印列。在打印預覽中，單擊“設置”（或者在普通視圖中，單擊“文件”菜單上的“頁面設置”），然後單擊“工作表”選項卡。在“打印順序”下，單擊“先行後列”。
這樣，對於上面的示例工作表，Excel 將首先打印所有的行：A 列到 E 列的四十行打印在第一頁上，然後 F 列到 J 列的四十行打印在下一頁上。在第三頁上，將打印 A 列到 E 列隨後的四十行，接着在第四頁上打印 F 列到 E 列的隨後四十行，依此類推，直到到達工作表尾部爲止。
選擇要打印的數據
要將工作表的一部分定義爲唯一要打印的內容，請打開分頁預覽。選擇要打印的區域，然後在“文件”菜單上指向“打印區域”。單擊“設置打印區域”。保存工作簿時，也將保存定義的打印區域。
課程文本 打印部分數據假設您只希望打印部分數據，而不是整個工作表。也許您希望打印單元格 C7 到 C16，或一個日曆季度的結果，或某個供應商提供的產品。如何操作呢？
選擇要打印的區域。然後，在“文件”菜單上，單擊“打印”。在“打印內容”下，單擊“選定區域”，然後單擊“確定”。
如果希望多次重複打印工作表的某個特定區域，則將該區域定義並保存爲打印區域更爲方便。
爲此，請在“視圖”菜單上單擊“分頁預覽”。選擇要經常打印的區域。接着，在“文件”菜單上，指向“打印區域”，然後單擊“設置打印區域”。保存工作簿時，也將保存定義的打印區域。一個工作表中一次只能保存一個定義的打印區域。
準備好打印後，請在“文件”菜單上單擊“打印”。將僅打印定義的打印區域。
如果後來又決定打印整個工作表，則必須取消定義的打印區域。在“文件”菜單上，單擊“打印區域”。然後單擊“取消打印區域”。通過相同操作可更改定義的打印區域。
提示
- 即使在定義了打印區域後，您也可以打印同一工作表中的不同區域。選擇相應的區域，然後在“文件”菜單上單擊“打印”，接着在“打印”對話框中的“打印內容”下單擊“選定區域”。
- 如果選擇的是圖表，則“設置打印區域”不起作用。
可以同時打印多個工作表。準備好打印後，按住 Ctrl 的同時單擊需要打印的每個工作表的標籤。然後，在“文件”菜單上，單擊“打印”。在“打印”對話框中的“打印內容”下，單擊“選定工作表”。將同時打印選定的所有工作表。如果已經在這些工作表中定義了打印區域，則將僅打印定義的區域。
還可以一次打印多個工作簿，前提是這些工作簿位於相同文件夾中。在“文件”菜單上，單擊“打開”。找到包含要打印的工作簿的文件夾。選擇要打印的第一個工作簿，然後按住 Ctrl，選擇要打印的每個工作簿。單擊“打開”對話框中的“工具”菜單，然後單擊“打印”。
附：幾個常見Excel打印問題及解答
問：我想打印彩色的頁眉，卻不能爲頁眉應用彩色格式。如何解決？
答：頁眉中的文字只能打印爲黑色，即便使用彩色打印機，也不能對頁眉和頁腳中的文字應用彩色。要打印彩色頁眉，可以使用打印標題代替頁眉。例如，要在每頁的頂端打印公司的徽標與地址，將徽標與地址信息放置在表的前幾行；在“文件”菜單上，單擊“頁面設置”，單擊“工作表”選項卡，然後在“頂端標題行”框中，輸入包含徽標與地址的行。
問：我使用“格式”菜單上的“背景”命令，爲工作添加了背景圖案，但打印時，卻沒有打印工作表背景。爲什麼？如何解決？
答：用“格式”菜單上的“背景”命令添加到工作表中的背景圖案不會被打印出來。但用“插入”菜單中的“”命令添加到工作表中的圖案和用“格式”菜單上的“單元格”命令添加到工作表中的單元格背景圖案或陰影，都會被打印出來。
問：在我打印工作表時，Excel忽略了所設置的分頁符。爲什麼？
答：如果已設置讓Excel將工作簿打印到特定數目的頁面中，那麼，Excel將忽略已設置的手動分頁符，並縮小打印工作表的尺寸。若要將工作表打印到指定的頁數中並使用手動插入的分頁符，請單擊“文件”菜單上的“頁面設置”，再單擊“頁面”選項卡，然後單擊“縮放比例”。如果“縮放比例”不能產生預期效果，你可以在設置打印區域時，將其中的每一頁都選定爲獨立的區域，Excel會將打印區域中不相鄰的區域打印到獨立的頁面上。
問：我在工作表中設置了多個打印區域後，Excel卻不能將多個打印區域打印到同一頁上。如何解決？
答：如果打印區域中包含工作表中的不相鄰區域，在默認情況下，Excel將把每個區域打印到單獨的頁面上。你可以使用下列指定工作表中的獨立區域，並將它們打印到同一頁面上。
1．將不相鄰的列打印到相鄰的位置上：選定不想打印的列，點擊“格式”菜單中的“列”，然後單擊“隱藏”。設置一個包含所有列的打印區域，其中也包括隱藏的列。
2．將不相鄰的行打印到上下相鄰的位置上：選定不想打印的行，點擊“格式”菜單中的“行”，然後單擊“隱藏”。設置一個包含所有行的打印區域，其中也包括隱藏的行。