人们组建团队是为了完成单个人无法完成的任务，而要使团队发挥应有的作用，则必须加强团队成员之间的协作。如果团队成员之间沟通协作不畅，团队各个成员的努力方向无法达成一致，就可能导致1+1小于2，甚至等于0的后果。
协作在团队中的重要性不言而喻，而要在团队中实现高水平的协作却是不容易的。据统计，在造成项目失败的原因中，团队沟通不畅及团队内耗等原因占到了60%以上。随着项目越来越复杂，项目成员越来越多，对项目管理人员的管理能力以及项目成员之间的协作水平提出了更高的要求，而传统的团队协作方式，如开会、白板等，逐渐暴露出其固有的缺陷。因此，我们急需一个全新的、互联网时代的团队协作工具。
通俗的来说，所谓“项目”，就是一群人在一定的时间内完成特定的任务。由此看见，任何项目都涉及到三个基本要素:人(Person)、时间(Time)、任务(Task)，而项目管理的本质就是对这三个基本要素之间的相互关系的管理。PTT提供了一系列的功能，帮助项目管理人员方便地了解和处理三者之间的动态关联，提高团队内部信息透明度及流动性，从而提高团队成员之间的沟通水平和协作水平。
1、一目了然了解项目信息-动态甘特图
对项目管理者来说，及时准确的掌握项目的进度以及完成情况等信息是至关重要的。然而，在现实中，要快速了解项目当前的状况，并不是很容易。在传统的项目管理方式中，如果想要了解项目中各任务的执行情况，管理者需要询问每一个团队成员，以便能够了解，哪些任务完成了，哪些正在进行，哪些任务需等待其他任务完成才能开始。这个过程不但需要耗费管理者太多的时间，而且会打扰团队成员的工作节奏，影响他们的产出效率。
针对这个问题，传统的解决方案一般是开会，将所有相关的成员拉到会议室里，每个人轮流汇报自己的工作进展。这种方式的优点是能够使参会人员共享各个成员提供的项目信息，对于模糊或有冲突的地方可以即时进行明确，从而保证每个人对项目的认知保持一致，这是团队成员得以协作的基础。但是，开会需要兼顾和协调各个参会人员的时间，对于一线员工来说，开会的时候就没法干活，挤占了本就不富裕的产出时间。因此，开会的频率不可能太多，特别是团队全员参加的会议，一般来说最多只能保持每周一次的频率，这就导致项目信息在团队成员之间无法及时同步和更新。
PTT使用动态甘特图的形式展示项目信息。在甘特图中，可以直观地了解各个任务的状态，哪些人的哪些任务正在进行中，哪些任务在等待其他任务完成才能开始，各个任务持续了多长时间等，这些信息都以动态甘特图或数字的形式展示在项目信息页面上。项目信息页面作为一个信息共享平台，将原先的人与人之间的网络状信息流动模式转变成人与平台之间的星形信息流动模式，信息传播的效率和准确性大大提高。在这种模式下，每个人都可以随时更新和确认关于项目的最新信息，确保了所有项目成员对项目的当前状况有一个统一的认识。此外，不需要团队成员统一协调出一段特定的时间用于开会，每个人可以根据自己的时间安排，在项目信息页面查看和更新项目的最新信息，减少了对员工产出时间的干扰，提高了员工的产出。
2、事事有反馈，件件有落实-依赖路线图
在项目开始的前期，特别是开完第一次项目沟通会以后，通常出现的问题是职责不清，A认为B应该先开始，B认为A应该先完成，如果没有及时沟通，两人将陷入互相等待的循环中，项目迟迟无法开始，浪费了大量时间。造成这种现象的原因是因为，项目分解出来的任务并不是简单组合在一起的，而是存在着错综复杂的依赖关系。A要完成自己的任务，需要B和C提供的信息，而A和B产出的成果又成为D完成工作必不可少的基础。各个任务间的依赖关系在项目内部组成了一张复杂的依赖关系图，项目越大，往往意味着任务间的依赖关系越多越复杂，对团队成员间的协作水平要求越高。因此，理清项目中的依赖关系，规划好任务之间的衔接，合理地规划和分派人力，是提高团队工作效率的关键。
在PTT中可以方便地设置项目内任务之间的依赖关系，并将所有的依赖关系显示成一张依赖路线图，可以实时显示关键路径，识别出需要重点关注的任务。分析哪些任务可以并行，从而更好地分配人力。
任务之间明确而清晰的依赖关系，减少了项目成员之间的推诿扯皮。每个任务从创建到结束都有一个负责人，任务的完成情况以及输出成果在团队成员之间可以实时共享。在众人的监督下，漏掉的任务也可以很容易发现并补充进去。在PTT中，可以真正做到人人可监督，事事有反馈，保证了项目的顺利进行。
3、预测项目延期，提前采取措施
项目管理中面临的最大的挑战就是项目延期，导致项目延期的原因有很多，但总的来说，一般都有一个共同的特点，那就是项目管理者往往在项目截止日期前几天才会？意识到项目将会延期，在此之前，他们可能一直觉得项目在顺利进行。而当他们意识到项目将会延期，并打算采取措施时，却早已为时已晚。加班、增加人手等等措施，不但于事无补，反而可能影响团队的工作效率，使项目延期的情况更加恶化。
造成这种现象的本质原因是由于项目管理员对于项目进度的把控不足，对于某个任务的延期是否会影响项目整体的进度没有一个准确的判断，结果若干个任务的看似微不足道的延迟不断累计，最终造成项目的严重延迟。此外，由于没能及时了解和预测项目的进度情况，因而无法及时采取相应的措施，由项目延迟引起的连锁的影响将变得更加不可控。
在PTT中，可以设置每个任务完成所需的工时，PTT会根据任务之间的依赖关系及所需工时等信息实时计算任务的预期完成时间和最迟完成时间，当预期的完成时间晚于最迟完成时间时，表示这个任务的延迟将会导致项目整体的延期，这时，就需要项目管理者及时采取相应的措施以应对可能产生的延期。
首先需要做的是对项目中的任务进行重新的审视和规划。一般来说，当预测到项目延期时，项目往往已经进行了一段时间，与项目初期相比，团队成员对于需要完成的任务有了更清晰的了解。对于完成各个任务所需的时间也能够估算的更准确。此时，可以重新审视任务是否可以进一步细化、任务的估时是否准确、任务之间的依赖关系有没有变化、是否有可以同时进行的任务等等。如果有可以同时进行的任务，可以分派给不同的人。通过依赖关系图检查团队成员是否有空虚的时段，以便合理的分配人力。如果预测延期时间过长，可能需要延长工作时间。在PTT中根据任务的延迟情况，按需加班或轮流加班，尽量避免不必要的全员加班。
即便采取了以上措施，也未必能够保证项目不会延期。但在PTT的帮助下，可以尽早预知项目延期的长短，提前做好应对措施及相关工作计划的跳转，从而将延期的危害降至最低。
除了以上所述的功能外，PTT还有诸多个性化的功能，致力于将项目管理人员从纷繁复杂的项目管理中解脱出来，理清项目中的各种信息，提高团队成员沟通和协作水平，保障项目按时高效地完成。如果你也面临这些问题，或对现有的团队协同工具不太满意，不妨尝试一下PTT这个新工具。
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