Excel學習筆記
——基於Excel for Mac 2016
第一章 Excel常用功能
第1節 認識excel
- 快速插入N行：選擇N行（或列）-右鍵-插入，即可插入N行（或列）
- 移動列：選擇列-按住shift-鼠標移動到列邊緣-拖拽，即可移動列
- 自動調整多列列款：選中多列-雙擊某列邊線
- 快速定位到表格首末：在有數據的某個單元格-定位到單元格邊緣（上／下／左／右）-雙擊
- 快速選擇行：在名稱框中輸入，如2:10，即可快速選中2-10行
第2節 Excel格式設置
- 跨越合併：分別合併多行單元格
- 帶斜線表頭：右鍵-設置單元格格式-邊框-斜線
- 自定義格式：mmm-英文月份簡寫；mmmm-英文月份；aaa-周幾；aaaa-星期幾；ddd-英文星期簡寫；dddd-英文星期
- 將文本轉換爲數值：在一個單元格中輸入“1”-複製該單元格-選中需要轉換的區域-右鍵-選擇性粘貼-選擇操作中的“乘”-確定
- 數據-分列的使用：可以修改單元格的文本和常規格式
第3節 Excel查找、替換和定位
- 查找和替換通配：“*”（星號）-匹配任意字符；“?”-匹配任意一個字符
- 快速選擇區域：在名稱框輸入A10:C20-選擇A10到C20的區域
- 查找替換批註：查找替換的條件選擇批註即可
- 填充區域：選中區域-輸入值-按住ctrl+enter
- 讓所有空值等於其上面的值：選中區域-查找空值-輸入“=”-ctrl+上方向鍵-ctrl+enter
- 快速選中表格區域：ctrl+shift+上方向鍵+下方向鍵
第4節 Excel排序和篩選
- 簡單排序：選中表格中所排序列中的一個數據-選擇開始菜單-排序和篩選-升序（或降序），即可完成整個表格的排序。注意：不要選擇某一列單獨進行排序，可能導致數據錯亂。
- 多條件排序：選中表格中的一個數據-開始菜單-排序和篩選-自定義排序-選擇排序依據-增加排序依據-確定
- 多條件排序（2）：按照排序主次要關鍵字的相反順序，逐次進行簡單排序，即可實現多條件排序
- 按顏色排序：同多條件排序，排序依據選擇“單元格顏色”即可
- 自定義排序：開始-排序和篩選-自定義排序-順序選擇“自定義列表”，即可按照自定義的列表進行排序
- 利用排序插入行：進行隔行插入：把需要隔行插入的內容複製到列表下方-在列表右側插入一列-列中填充入可以交叉排序的數據（其實就是兩段序列）-再針對插入的列做一次簡單排序即可
- 打印時，每頁都打印標題行：選擇標題行-在名稱框中輸入“Print_Titles”-打印時就會自動在每頁打印標題行
- 數字篩選：篩選滿足數據要求（等於、不等於、大於、小於等）的數據
- 文本篩選：篩選文本滿足要求（開頭是、結尾是、包含、不包含等）的數據
- 篩選不重複記錄：數據選項卡-篩選右下角的高級-[選中“將篩選結果複製到其他位置”]-選擇要篩選的數據-[選擇“複製到”（某個空白區域的單元格）]-勾選上“選擇不重複的記錄”-確定
- 高級篩選，條件區域說明：1）如果條件區域是固定值，條件區域必須寫明表頭；但是條件區域是公式時，表頭爲空即可；2）篩選條件寫在表頭下方，並且多個篩選條件在同一行表示條件之間是“且”關係，不再同一行表示條件之間是“或”關係；3）條件中可以直接輸入“>”、“<”等條件符號進行篩選，也可以使用公式；4）有幾行條件區域即表示有幾種篩選幾種類型的數據
第5節 分類彙總和數據有效性
- 分類彙總：【注意】在進行分類彙總之前，要先對彙總的字段進行排序。數據-分類彙總（office 2016 for Mac是“小記”）-選擇分類字段-選擇彙總方式-選定彙總項-確定
- 兩層分類彙總：首先進行兩個彙總字段的排序（見多條件排序）-然後進行兩次分類彙總，注意在第二次分類彙總時，一定要去勾選“替換當前分類彙總”
- 複製分類彙總的結果：（office 2016 for Mac版）選擇所要複製的區域-編輯-查找-定位-定位條件-選擇“僅可見單元格”-複製
- 批量合併內容相同的單元格：對要合併的列排序-進行分類彙總（分類字段：要合併的列；彙總方式：計數；選定彙總項：要合併的列）-選中分類彙總的列查找空值（編輯-查找-定位-定位條件-選擇“空值”）-合併單元格-刪除分類彙總-複製分類彙總所留下的列格式到需要合併到列（選擇合併後的列-複製-選擇性粘貼-格式）
- 設置數據有效性：選擇需要設置數據有效性區域-數據-數據驗證（數據有效性）-設置，即可數據有效性爲整數、十進制、列表、序列（序列的源，可選項之間必須是英文的逗號分隔）和文本長度等。
- 利用數據有效性進行信息保護：設置數據有效性-允許的值選擇“自定義”-公式輸入“FALSE”
第6節 Excel數據透視表
- 基本概念：【字段】一列表示的數據；【記錄】一行所表示的數據
- 創建基礎數據透視表：選擇待統計區域任意單元格-插入-數據透視表-確定；將字段名稱分別拖入行、列和值，即可創建完成基礎透視表創建。數據透值表的值可以進行求和、計數和求平均值等
- 創建兩個行字段的數據透視表：方式同創建基礎數據透視表，只是將兩個字段名稱拖入行即可
- 數據透視錶行標籤創建組：當行標籤的數據統計太詳細時，可以通過對行標籤創建組做一些更粗粒度的統計。具體做法：創建好數據透視表之後，選中需要進行創建組的數據-郵件-創建組，然後根據需要進行創建組即可。（Excel for Mac 2016中，創建組是在選中需要創建組的數據之後，在“數據透視表分析”頁籤，點擊“組選擇”菜單）。分組有多種方式，可以對日期進行分組，也可以對數值進行分組
- 對數據透視表進行計算（如，計算利潤率）：生成數據透視表-選中數據透視表的數據-“數據透視表分析”頁籤-單擊“字段、項目和集”-選擇“計算字段”-輸入“名稱”-輸入“公式”-確定
- 數據透視表數據格式化錯誤顯示：選中透視表數據單元格-右鍵-數據透視表選項-勾選“對於錯誤值，顯示爲”-[輸入顯示值]-確定
第二章 Excel函數與公式
第7節 認識Excel函數與公式
- 公式：excel單元格中，以“=”號開始的表達式
- 基礎運算符：【算數運算符】+（加），-（減），*（乘），／（除），%（除100），&（連字符）；【比較運算符】>，<，=，>=，<=，<>（不等於）。注：比較運算得到的邏輯結果（TRUE或FALSE），可以被當做1（TRUE）或0（FALSE）進行數值計算
- 公式中的文本：公式中的文本需要用英文雙引號括起來
- 單元格引用：【相對引用】如A1，複製包含該引用的單元格時，行列引用都會隨單元格位置而變化；【絕對引用】如$A$1，複製包含該引用的單元格時，行列引用都不會隨單元格位置而變化（需要使用絕對引用時，可以選中公式中的區域表達式，然後按F4鍵；當然，也可以直接在區域表達式中輸入“$”）；【混合引用】如$A1，A$1，複製包含該引用的單元格時，只有列（$A1）或者行（A$1）的引用會隨單元格的位置而變化
- 基礎函數：【求和】sum()；【平均值】average()；【最大值】max()；【最小值】min()；【排名】rank()
- 函數幫助手冊：開始-點擊求和符號右下角的三角形-更多函數，然後找到對應函數，即可查看該函數的作用和用法
- TIPS：按“ESC”鍵可推出公式輸入模式
第8節 IF函數
- 函數語法：IF(logical_test,[value_if_true],[value_if_false])，判斷是否滿足某個條件，如果滿足返回一個值，如果不滿足則返回另一個值。注意：函數中涉及字符串時，需要用“"”（英文雙引號）括起來；並且函數的參數之間用“,”（英文逗號）分隔
- IF函數嵌套：IF函數的參數可以再包含IF函數，示例：=IF(B2="理工","LG",IF(B2="文科","WK","CJ"))
- 針對連續的數據區間判斷：如果要針對連續的數據進行不同的區間判斷，可以從大到小（或從小到大）進行判斷，示例：判斷I9單元格的值，如果大於等於600，顯示爲“第一批”；如果大於等於400並且小於600，顯示爲“第二批”；如果小於400，顯示爲“落榜”。結果：=IF(I9>=600,"第一批",IF(I9>=400,"第二批","落榜"))
- 避免多重IF函數嵌套：如果IF條件太多，應該儘量避免多重IF函數嵌套，並使用VLOOKUP函數替代（見後面相關章節）
- ISERROR函數：結合IF函數，處理公式計算中的出錯顯示，示例：如果D35/C35出錯，則顯示爲“-”；結果：=IF(ISERROR(D35/C35),"-",D35/C35)
- AND函數：AND(logical1,logical2,…)，檢查是否所有參數均爲 TRUE，如果所有參數值均爲 TRUE，則返回 TRUE。其中，logical1,logical2,... 是 1 到 255 個結果爲 TRUE 或 FALSE 的檢測條件，檢測內容可以是邏輯值、數組或引用
- OR函數：OR(logical1,logical2,…)，如果任一參數值爲 TRUE，即返回 TRUE；只有當所有參數值均爲 FALSE 時才返回 FALSE。logical1,logical2,... 1 到 225 個結果是 TRUE 或 FALSE 的檢測條件
第9節 COUNTIF函數
- COUNTIF(range,criteria)函數：計算某個區域中滿足給定條件的單元格數目。range: 要計算其中非空單元格數目的區域；criteria: 以數字、表達式或文本形式定義的條件
- 判斷某區域，值大於特定值時進行計數：例如，需要計數及格科目數；示例：=COUNTIF(B2:G2,">=60")
- TIPS：如果單元格數字長度超過15位，excel函數將只取其前15位進行比較，15位之後的數字會默認忽略；爲避免該問題影響COUNTIF函數的使用，可以在COUNTIF函數的條件區域連接一個“*”（星號）。示例：=COUNTIF($A$8:$A$20,A8&”*”)
- 【應用一】判斷一個列表中的值是否出現在另一個列表中。示例：=IF(COUNTIF(G:G,A2)=1,"是","否")
- 條件格式：開始-條件格式-突出顯示單元格規則-其他規則-選擇“使用公式確定要設置格式的單元格”-輸入公式內容-設置格式-確定
- 【應用二】利用COUNTIF函數，設置某區域單元格不允許輸入重複值。示例：=COUNTIF(C:C,C2)<2
- COUNTIFS(criteria_range1,criteria1[,criteria_range2,criteria2,…])函數：統計一組給定條件所指定的單元格數。
第10節 SUMIF函數
- SUMIF(range,criteria,sum_range)：對滿足條件的單元格求和。range: 要進行計算的單元格區域。criteria: 以數字、表達式或文本形式定義的條件。sum_range: 用於求和計算的實際單元格，如果省略，將使用區域中的單元格。
- 應用示例：=SUMIF(D:D,H4,F:F)
- SUMIF函數的sum_range參數簡寫：如，=SUMIF(D:D,H4,F1)，即sum_range參數只指定與range相對應的第一個單元格。【注意】簡寫sum_range參數時，如果其指定單元格與range不對應，則可能出現求和不準確的情況
- SUMIFS(sum_range,criteria_range,criteria,…)：對一組給定條件指定的單元格求和。【注意】與SUMIF函數不同，SUMIFS函數的第一個參數即爲求和區域
- TIPS：如果查找區域中的值唯一，並且查找的值爲數字，則SUMIF可以替換VLOOKUP函數做數據查找
- 利用SUMIF函數設置數據有效性：如，=SUMIF(F:F,F8,G:G)<=SUMIF(A:A,F8,B:B)
第11節 VLOOKUP函數
- VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)：搜索表區域首列滿足條件的元素，確定待檢索單元格在區域中的行序號，再進一步返回選定單元格的值。默認情況下，表是以升序排序的。lookup_value: 需要在數據表首列進行搜索的值，lookup_value 可以是數值、引用或字符串。table_array: 需要在其中搜索數據的信息表。Table-array 可以是對區域或區域名稱的引用。col_index_num: 滿足條件的單元格在數組區域 table_array 中的列序號。首列序號爲 1。range_lookup: 指定在查找時是要求精確匹配，還是大致匹配。如果爲 FALSE，大致匹配。如果爲 TRUE 或忽略，精確匹配
- 通配符查找：要進行搜索的值（lookup_value），在信息表中（table_array）不是完整值時，可以將搜索值連接一個通配符進行查找。示例：=VLOOKUP(A2&”*”,數據源!B:E,4,TRUE)
- VLOOKUP函數大致匹配（模糊匹配）的應用情況：給定一些區間的等級劃分，然後要針對區間中的一些值進行查找計算時，使用VLOOKUP大致匹配（模糊匹配）。注意：絕大多數情況下，VLOOKUP函數應該使用精確匹配
- TIPS：1）如果要進行搜索的值（lookup_value）是數字，而信息表（table_array）中是文本，進行查找時可以如是處理：=VLOOKUP(F4&”*”,$A$2:$C$6,3,TRUE)。2）如果要進行搜索的值（lookup_value）是文本，而信息表（table_array）中是數字，進行查找時可以如是處理：=VLOOKUP(F12*1,$A$10:$C$14,3,TRUE)
- ISNA(value)函數：檢測一個值是否爲 #N/A，返回 TRUE 或 FALSE。value: 檢測值。檢測值可以是一個單元格、公式，或者是一個單元格、公式，或數值的名稱
- HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,range_lookup)：搜索數組區域首行滿足條件的元素，確定待檢索單元格在區域中的列序號，再進一步返回選定單元格的值。lookup_value: 需要在數據表首行進行搜索的值，可以是數值、引用或字符串。table_array: 需要在其中搜索數據的文本、數據或邏輯值表。Table_array 可爲區域或區域名的引用。row_index_num: 滿足條件的單元格在數組區域 table_array 中的行序號。表中第一行序號爲 1。range_lookup: 邏輯值: 如果爲 TRUE 或忽略，在第一行中查找最近似的匹配；如果爲 FALSE，查找時精確匹配
第12節 MATCH函數與INDEX函數
- MATCH(lookup_value,lookup_array,match_type)：返回符合特定值特定順序的項在數組中的相對位置。lookup_value: 在數組中所要查找匹配的值，可以是數值、文本或邏輯值，或者對上述類型的引用。lookup_array: 含有要查找的值的連續單元格區域，一個數組，或是對某數組的引用。match_type: 數字 -1、 0 或 1。 Match_type 指定了 Microsoft Excel 將 lookup_value 與 lookup_array 中數值進行匹配的方式
- INDEX(…)：在給定的單元格區域中，返回特定行列交叉處單元格的值或引用。array: 單元格區域或數組常量。row_num: 數組或引用中要返回值的行序號。如果忽略，則必須有 Column_num 參數。column_num: 數組或引用中要返回值的列序號。如果忽略，則必須有 Row_num 參數
- 利用MATCH函數和INDEX函數實現VLOOKUP函數的功能：=INDEX(數據源!B:B,MATCH(A2,數據源!A:A,0))
- COLUMN(reference)：返回一引用的列號。reference: 準備求取其列號的單元格或連續的單元格區域；如果忽略，則使用包含 COLUMN 函數的單元格。
- MATCH函數與VLOOKUP函數組合使用：=VLOOKUP($A3,數據源!$A:$K,MATCH(B$2,數據源!$A$1:$K$1,0),0)
第13節 郵件合併引用Excel數據
- 利用Excel數據，批量生成word文檔：新建空白文檔-單擊“郵件”選項卡-單擊“開始郵件合併”下拉列表-選擇“信函”-單擊“選擇收件人”下拉列表-選擇“使用現有列表”-選擇Excel表格文件並打開-根據需要編寫文檔-在需要使用Excel表格數據的地方，選擇“插入合併域”下拉列表-選擇對應的表格列-[單擊菜單欄“預覽結果”，可以查看郵件合併的效果]-單擊菜單欄“完成併合並”下拉列表-選擇“編輯單個文檔”，即可完成合並
- 利用Excel數據，批量生成outlook郵件：操作同批量生成word文檔，只是在單擊“開始郵件合併”下拉列表之後，選擇“電子郵件”；並在完成合並時，選擇“合併到電子郵件”
- 利用Excel數據，批量生成選擇題：操作同批量生成word文檔，只是在單擊“開始郵件合併”下拉列表之後，選擇“目錄”
- 郵件合併後的格式設置：1）ALT+F9，顯示或隱藏文檔中所有域代碼；2）設置數字格式，示例：{ MERGEFIELD 獎金 \# "#,##0" }；3）設置日期格式，示例：{ MERGEFIELD 日期 \@ "yyyy-MM-dd" }；4）具體格式的設置，可以參考Excel單元格格式的自定義方式
第14節 常用日期與時間運算
- 日期、時間與數字之間的轉換：日期可以轉換成整數，