0. 前言

0.1 本文的目錄

圖0. 本文目錄

0.2 閱讀本文能給你帶來什麼

任務管理軟件Things3入門 + 作者對於Things3的使用流程 = 10分鐘閱讀 + 10分鐘實踐

1. Tings3是什麼

引用Things3官網的定義: Things is the task manager that helps you achieve your goals. 軟件Thing是一款任務管理軟件, 它旨在幫助我們實現我們的目標.

該描述很中肯, GTD的理念就是Get Things Done, 即讓我們管理任務並完成任務, Things3提供了一種實現方式.

2. Things的特點

2.1. 集成了GTD的功能

作爲使用者其實不需要了解GTD的概念也可以很快地上手Things3, 因爲Things3提供了很多簡單的模塊幫助我們進行任務管理, 例如提供的: 整理目前瑣碎思路的Inbox, 今天要完成的事項Today, 未來即將要發生的事情Upcoming.

2.2. apple全生態系統支持

在不同的蘋果設備均可以安裝Things3, 而且不同設備可以快速地同步, 實現絲滑般地切換.此外蘋果生態系統含有很多好玩的提高效率的軟件, 這些軟件相互競爭與合作, 形成了一套生態系統. 存在一些軟件對於Things3有很好的支持, 例如PopClicp可以當你選擇文本內容後, 快速在Inbox中建立一個待辦事項.

2.3. 簡潔美麗

我自認爲不是很顏控, 但是它的確很精緻, 每個模塊都有它存在的意義, 簡潔美麗.

3. 我使用Things3的流程

目前我的使用流程如圖1所示.

圖1. things使用流程

3.1. 所有的想法存儲至Inbox中

日常想法會一股腦地存儲到如圖2所示的Inbox中, 這些想法不一定會非得做, 但是如果不寫下來, 腦子裏會一直惦記這個事情. 我會盡量將想法大致分個類, 例如最近印象筆記出了模板的功能, 我後面想要了解下, 便會這樣記錄一條待辦事項: "印象筆記：瞭解其新功能，提供的模板"

圖2. inbox示例

3.2. inbox初步整理

有空的時候會整理下inbox, 一般的整理思路如下:
1. 排期, 將那些比較急或者比較重要的事情優先排期, 設置具體的開始時間, 結束時間.
2. 刪除, 一些想法, 可能後來不自覺就完成了, 此外有些想法是當時腦袋一熱想要了解的, 目前沒有想要深入瞭解的必要, 或者該想法已經失去了其完成的最好時機, 那麼索性就不做了.
3. 分類, 將後續要深入瞭解的待辦事項進行具體的分類, 自己目前將這些明確分類的內容都放在一個如圖3所示的自定義模塊下"1.待處理的知識點", 例如目前有如下一些分類: 心智, 工作, 書籍, 計算機, 經濟, 寫作等內容.

圖3. 待處理的知識點

3.3. 想法再一次分類與細化

因爲分類過的知識點一般都不是很急, 但是均是比較重要的, 因此也是需要定期進行進一步的細化, 將其細化稱爲具有可操作性, 可衡量的任務.
目前是將其分爲了三類: 知識吸收體系, 生活, 朋友.
如圖4, 其中知識吸收體系主要是後續要看的某個書籍或者某個文章.

圖4.知識吸收體系

生活方面如圖5所示, 一般是家人相關的待辦事項, 例如要和爸媽聊得話題, 以及推薦給姐姐的書籍.要學習哪個菜之類的.

圖5.生活相關

最後關於朋友之間的聯絡, 我專門設置了個模塊, 會記錄一些想要和對方討論的內容, 會定期寫email和對方進行溝通.
當然一些事情其實不需要再次進行分類, 其花費時間不多, 利用Google快速查詢其概念就可以完成.

3.4. 設置預期的開始時間點和結束時間

目前目前一般會將一些較爲緊急的任務具有明確的截止時間, 例如論文預審, 其包含了某些具體要準備的資料以及要完成的時間. 可以設置deadline以及日常提醒.

圖6.具體任務排期

3.5. 每天重點關注今天要做的事情

每天起牀後會先看下Today模塊, 看下今天要完成那些任務, 然後着重完成.

4. 其他的使用心得

4.1. 循環TodoList

日常有些瑣事可以設置待辦事情來定期提醒自己完成, 例如現在自己設置每隔兩天提醒自己要洗頭, 要鍛鍊身體.此外循環待辦事項還可以提高自己的自控力, 目前每隔一個月提醒自己可以看下電影預告片, 這樣每當我忍不住想要看電影預告片的時候, 我會先查詢下還有多久可以看電影預告片, 當了解到還剩一週後, 便將自己從那種"非看不可"的失控狀態中解放出來.

4.2. 每個事項還可以細分checklist

如圖7所示, 每個待辦事項還可以進行拆分, 明確具體要完成的內容. 例如自己目前每週放鬆的方式.

圖7. 待辦事項拆分

4.3. 其他軟件交互: calendar, popclip

Things3可以和其他軟件很好的交互, 例如在日曆相關的軟件, 例如Google Calendar, 中寫入具體的事項, 其會在Upcoming模塊中進行提醒.

圖8. Things和Calendar軟件集成

4.4. 有空沒空看看Inbox, Upcoming

要高頻地查看自己的inbox或者upcoming, 尤其是當自己要制定計劃之前, 或者缺失動力時候.

5. 總結

本文主要介紹了作者對於效率管理軟件Things3的使用思路:
1. 所有的想法存儲至Inbox中
2. inbox初步整理
3. 想法再一次分類與細化
4. 設置預期的開始時間點和結束時間
5. 每天重點關注今天要做的事情

6. 碎碎念

6.1. 關於寫作的困惑, 我需要各位的幫助

目前的困境主要在於缺少有效的反饋, 使得自己沒辦法很好地自我修正與提高寫作, 只是盲目地自嗨.主要三個方面的困惑.

主題的選擇
自己傾向於寫實踐了一段時間後的做事原則或者效率軟件, 但這需要時間來沉澱.日常也有一些看到的有趣的知識點或者零星的思考, 但是感覺不成體系, 沒有實踐的支撐, 根本說不出口.
寫作方式的選擇
是否要開篇列出全文的思維導圖, 是否要調整自己的敘述方式, 使得更親近讀者些呢?
受衆的選擇
受衆究竟是自己, 朋友, 還是那些掌握了互聯網基礎技能並且想要進一步提高的人呢. 我想目前還是主要寫給自己看吧.

6.2. 關於效率軟件的其他思考

關於效率軟件, 後續可能還會有如下的一些拓展思考.

對於效率軟件的定位
從效率軟件中學到的哪些原則
快速上手一個軟件的常用思路, 自己嘗試一個軟件然後進行分享

6.3. 其他想法

想要創建一個公衆號或者寫作交流羣, 類似一個報刊一樣, 有固定的寫寫者定期分享一些能給別人帶來幫助的知識, 例如可操作的思考方式, 做事方法, 效率軟件使用心得. 這樣至少可以讓寫手之間可以給出有效反饋, 讓大家各自有所提高.

任務管理軟件 Things3 教程&使用示例