《決斷力》5:如何利用“書檔”,事前準備?

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在我的工作中,有時需要爲某個工程問題提供解決方案,在準備方案的時候,我們不僅需要一個當前看上去能解決問題方案,通常還需要準備一個備案(Backup),也就是當前方案一旦失效,能夠有快速彌補的措施,不至於一敗塗地。

雖然備選方案常常用不到,但它不僅能降低風險,也能讓我們更專心地執行當前的方案。這種備選方案的設計,也有利於我們在前期進行決策,比如,方案A一旦失敗,還有彌補措施A',B方案一旦失敗,就無法挽回,那我們在進行方案決斷時就要考慮這種不同。

一個好的決策通常需要有這樣的備案,爲可能的失敗做好準備,這也是《決斷力》中提到的WRAP方法(《決策力》1:什麼阻礙你有效決策?)的第四個環節(Prepare to be wrong),這對這個方面,作者還提到好幾種方法,分享其中對我啓發最大的一點:書檔未來。

1 什麼是“書檔未來”

“書檔”的英文是Bookend,翻譯有點讓人費解,根據韋伯(Merriam-Webster)詞典的定義,它指的是:

Noun:a support placed at the end of a row of books/名詞:書立;

Verb:to be on both sides or ends of (something or someone)/動詞:事情的兩個方面或者兩個結果。

我理解《決斷力》中想要標的意思是,我們做出的決策,因爲存在不確定性,我們不知道它的結果,所以,爲了充分準備,我們可以構想兩種極端的情況:結果極差,結果極好,而最後真實的結果常常會在兩者之間,而這兩個結果就像書立,可能的結果就分佈在兩個書立之間,什麼是充分的準備?就是同時考慮兩種情況,然後爲其做準備。

書檔未來,其實就設想未來兩種階段情況,根絕我們的預想,我們來構思我們需要做出的準備。其中對於極端差的結果,我們稱其爲“事前屍檢”,對於極端好的結果,我們稱其爲“事前預演”

2 事前屍檢

這個概念最早是由“加里.克萊因”提出的,“屍檢”比較形象,指的就是對屍體進行檢查,分析死因,而事前事前屍檢,就是在開始,假設某個事情已經徹底失敗了,分析其原因。

比如我們正在開發一款車型, 假設2年後上市,現在項目組的主要成員坐在一起,設想現在已經是2年後,這款車市場表現很不好,大家都坐下來想一想,最可能導致失敗的原因是什麼?然後去分析,我們如何去避免這些情況發生,然後準備預防措施。

而且,在進行預想的時候,《決斷力》中提到一個細節,就是我們如何提問,看如下兩種問法:

方式1:

“現在是2024年11月,一名亞裔美國人將當選總統,這樣的可能性有多大?請簡單記下使這件事情有可能實現的一些原因”

方式2:

“現在是2024年11月,一件具有歷史性意義的事情在剛纔發生了:美國剛剛選出了它的第一位亞裔美國總統。請思考讓這件事情成爲可能的所有原因”。

心理學家魯索和休梅克發現,第2種方式,人們能更好地解釋一件事情有可能發生的原因。爲什麼?因爲第二種口氣更加確定,讓場景更具體,爲人們提供了更加可靠的認知立足點。

關於"事前屍檢",在工程領域還有一個更加系統化的方法,就是FMEA(Failure Mode and Effects Analysis ),在事前分析,降低風險有過分享,可以出門右轉去查看一下。

3 事前預演

和“屍檢”不同的是,它的反面是事情做成了,你獲得了你想要的成就,可以“預演”一下它爲什麼會發生,比如,你可以設想一下:

“現在是3年後,你職業上升職加薪了,你的家庭也幸福美滿。請思考一下,讓這件事情成爲可能的所有原因,你做了些什麼?”

我們可以將這些導致成功的行爲做成我們的計劃,此外,還要考慮一但成功,它可能帶來的影響,比如當年Tesla model3 車型一下火了, 而困擾馬斯克的,就是要如何快速提高產能。

爲什麼“書檔未來”會有效?因爲對極限情況的考慮,能夠延展我們的感知能力去感知可能會發生的事情,而那部分延展範圍更好反應了現實。

而且,我對“書檔”還可以有個“曲解",就是“書寫下來,成爲文檔”,就是把我們的構想寫下來,形成文檔,等到事情真的發生了,我們可以把事實和之前的構想對照,從而能夠驗證自己的構想,提高判斷力,爲事後反思提供依據。

比如,我們每年都會在年初,用未來的視角給自己寫封信,這樣在年底的時候,就可以分析和驗證自己的構想。

精進學思行

你有沒有收到過,來自未來的信?

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總結

一個好的決策通常需要爲失敗做好準備,"書檔未來"爲我們提供一個很好的思路,通過“事前屍檢”考慮給我們帶來失敗的原因,用“事前預演”構想成功的要素,從兩個方面做準備。

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