本章內容
- 配置三態工作流
- 管理工作流實例
- 比較6種開箱即用工作流
本章將爲你開發第一個工作流規劃過程，併爲工作流準備一個SharePoint文檔庫。 準備好後，我們將逐步建立和維護三態工作流。爲其他章節的建立奠定基礎。 我們將演示很多的基本術語和許多SharePoint工作流概念。 三態工作流被使用在需求文檔示例將作爲一個開發者工作流開發的出發點。
三態工作流是開箱即用工作流之一。 例如還有審批工作流，處理審批工作流，收集反饋工作流。 其餘的開箱即用工作流在本章結束將被覆蓋在高級別的知識點。
2.1 規劃和籌備你的工作流
2.1.1 確定你的業務流程
一個新的需求文檔，通常由分析師創建，包含一些數字順序的步驟。 分析師管理者將批准請求的文檔。 表2.1 詳細跟蹤任務和需要爲一個任務列表並詳細介紹相應文檔庫。
表2.1
任務列表（Task Lists）
任務列表是SharePoint中的一個功能，它允許你將任務分配給你團隊的成員。 這些任務都存儲在SharePoint列表和分配到任務的人可以導航到那個列表，並且編輯或者完成任務。 例如，任務列表能被使用在跟蹤缺陷（bug）在軟件或者維護請求爲設施管理部門。
爲了得到這個設置，你將需要爭取一個三態工作流的幫助。 有很多工作流可以用於管理文檔和任務，每一次都有自己的優勢。 因爲你將要分配任務和跟蹤狀態爲需求文檔，三態工作流是最合適這個工作的。 其他選項包括批准工作流或者內容審批選項，但是，因爲你要跟蹤問題，你將受益從三態工作流。
默認情況下，三態工作流目的是跟蹤列表或庫項目三種狀態。這個工作流通常用於業務流程管理過程，去跟蹤多個任務分配的文檔或者其他內容類型。它也用於跟蹤項目，如客戶支持結果和銷售意向。
圖2.1
當這個任務完成後，工作流更新在項目（在此是，需求文檔）中的狀態，併發送它到下一個狀態。 你將使用三態工作流和一個文檔庫，但是它能用於任何列表和設置選項列在三個或以上的值。 這些選項值的列爲狀態和工作流跟蹤服務。
現在，讓我們以一個簡單的例子應用一些技術細節。一個開發團隊可能使用三態工作流去跟蹤服務請求從客戶想更新的一個定製應用程序。在這個案例中，團隊過程有三個狀態：開發，測試和完成。所有三個狀態應用一些的更新，三個能被更多更新在一些時間的發展。首先，團隊管理者分配每個更新請求到一個單獨開發者和標記到項目。這樣，創建一個任務給開發者，然後標記進行更改，開發者更改狀態到測試。在測試完成後，測試者標記狀態爲完成。這是一個簡單，看似複雜的過程。很容易讓三態工作流管理。
問題跟蹤和三態工作流
三態工作流的設計工作主要問題跟蹤列表。您 也可以使用任何自定義的列表中已配置包含一個選擇列 有3個或更多的值。
圖2.2展示使用三態工作流如何工作的
圖2.2
工作流自動管理創建的每一個任務，任務被分配的個人更新和完成。
2.1.3 準備文檔庫爲三態工作流
你可以使用三態工作流之前，你必須設置一個列表或庫來配合工作流。 這個庫必須包含你計劃去跟蹤和管理工作流的項。 對於我們需求文檔的例子，我們需要設置一個文檔庫，它將保留我們的需求文檔， 以及三態工作流需要結合的列在這個庫上。
當你創建一個自定義庫在一個團隊站點給三態工作流使用。你必須確保庫中至少包含一個列類型是選擇列。這個列，必須包括三個或更多值爲工作流的跟蹤。
準備開始，你首先要創建一個文檔庫，讓文檔能被創建，上傳，共享和跟蹤。 這個庫當有新的文檔被創建或者增加，工作流能分配和自動執行。 在這個情況下，你需要使用共享文檔文件夾在默認的工作組站點。
圖2.3
給大家一個清晰的中文版的樣子 
圖2.3 顯示帶狀樣式佈局顯示在庫工具菜單上的。具體來說，它是庫上的子菜單項。 在這個菜單中，你會發現你的庫設置和功能視圖，創建列，RSS Feed,電子郵件鏈接，和編輯庫。 SharePoint2010引入的帶狀樣式使他需要操作的管理功能簡化了他的點擊。
點擊工作流設置按鈕在最右側的子菜單上，你將會得到工作流設置界面(圖2.4)。
圖2.4
中文版是我自己機器上的
如果你點擊這個按鈕的下箭頭，你會看到所有的可用選項。 第一個選項是工作流設置，因爲這是第一個選項上顯示在菜單上 和是按鈕的默認設置，當你點擊它，它會帶你到工作流設置界面。
下一個選項是添加工作流，你可以使用此選項跳過額外的界面，如果你想得到直接添加工作流。最後兩個選項在SharePoint Designer創建工作流和在SharePoint Designer創建可重用工作流，但你不會在本章使用這些。請參閱第3章，以瞭解如何使用SharePoint Designer創建自定義工作流。
庫的工作流界面現在被顯示出來，不會有沒有關聯的工作流顯示。 正如你看到圖2.4，“目前沒有相關的工作流”， 也可以看到我的中文的圖，有1個工作流和它的2個之前版本。
現在，你需要增加兩個新列到該庫。一個列的類型爲選擇類型並且叫Status，第二個列的類型爲人/組(就是選擇人的那個類型），叫Assigned To。工作流將使用這兩列跟蹤狀態和分配文檔。你將使用到類型爲人/組，又稱爲人員選擇，因爲信息從SharePoint拉出，允許你發送給這個人電子郵件或分配任務。如果你使用一個文本字段，你將無法分配任務或發送郵件。表2.2顯示創建這些列的步驟。
表2.2
共享文檔庫的默認視圖看起來像圖2.5的樣子。你應該看到默認的列（類型，名稱，修改，修改自和新加的列Status和Assigned To）。 你默認庫模板可能不同，一些組織更改了默認的設置。
圖2.5
你現在有兩列在自定義文檔庫中將被使用到我們下一節準備創建的工作流。 列的順序不影響工作流，所以你能排序他們只要你想。
2.2 實現工作流
在SharePoint使用開箱即用的工作流有三個主要步驟， 首先你必須添加工作流到列表或庫。 然後啓動列表項或者文檔上的工作流在那個列表或者庫。 最後你必須測試工作流確保符合你的預期。
你添加工作流到列表，通過列表設置頁面或者Ribbon，當你在瀏覽器上的列表上。 當你選擇添加工作流到列表，你將看到在列表上當前所有已安裝的工作流。 在我們的情景中的三態工作流，它需要兩個自定義列，我們在之前的小節上已經添加。
你添加了工作流之後，它可以自動或者手動啓動。鑑於兩種情形，工作流可以從開始到結束可以被測試。對於我們的需求文檔的例子，我們將添加三態工作流到庫我們可以更早的去測試工作流。我們將創建一個新的Word文檔，它將啓動工作流，之後它保存到庫中。這將生成任務，當那些任務完成，工作流進程將從開始到結束。
2.2.1 添加三態工作流到文檔庫
現在是文檔庫工作流的設置時間。如上所述，此前，很多開箱即用的工作流來到SharePoint Server2010. 對於我們的需求文檔的例子，我們將使用三態工作流。你可能會傾向於啓動審批工作流，因爲這個名字聽起來 酷似你想要做些什麼，但你會發現它不夠強大。
當你添加三態工作流到庫或列表，你必須指定列表中的列是你想跟蹤的狀態值。 在這個情況下，你需要使用Status列。因爲只有這一列，工作流模板默認將自動選擇它。
網站集功能激活依賴
三態工作流站點集功能必須被激活在站點集上，否則你不會看到三態工作流， 要做到這一點，導航到站點集功能，在站點集的根站點的站點設置下面。
你也可以指定在每個階段發生的事情信息。 例如，你將指定任務分配給誰和任務收件人收到郵件的細節。 按照表2.3的步驟添加三態工作流到文檔庫。
大部分時間，你將留在第二個配置屏幕上的兩個部分。 基本前提是你想如何分派你的任務。如果你記得， 三態工作流任務在狀態之間。發出的任務完成後，工作流移動到下一個狀態。 圖2.7中，你回發現我們Assigned To列是準備設置任務分配的列。 在這個例子中足以滿足，但是要注意有其他方面的設置。 例如，你可以指定唯一的文本到郵件讓任務被分配人收到。
圖2.7
你已經配置好這最後兩部分，根據自己的喜好後，點擊“確定”按鈕。這將完成的工作流程加入到庫。更詳細的描述如圖2.7設置爲那些有興趣進一步定製。
任務標題(Task Title)
任務描述（Task Description）
任何信息類型你想包含到任務的描述。如果你選擇“包含列表字段”複選框， 列表項的標題信息添加到自定義消息。如果你選擇“插入鏈接到列表項”複選框， 列表項鍊接將被包含到描述。
任務到期日期(Task DUE Date)
任務分配給(TASK ASSIGNED TO)
爲了將任務分配給某人在特定的列表，單擊“包含列表字段”， 並選擇列從列表，它包含你想使用的用戶信息。 當工作流啓動，首先任務分配給誰，誰的名字會顯示在工作流項中。 你要指定分配任務，可以單擊“自定義”，然後鍵入或選擇要向其分配任務的個人或者組。 如果你想法一封電子郵件去通知被分配的人，你可以選中“發送E-Mail消息”複選框。 如果不想發送，請取消選擇它。
給（TO）
選擇“包含任務分配給”複選框，如果你想發送email提醒任務所有者。
郵件主題（Subject）
郵件主題行，如果你想用任務的標題，請選擇“使用任務標題”複選框。
郵件主題（BODY）
你希望的郵件正文。選擇“插入鏈接列表項”複選框，如果你要包括列表項上的消息。
如果你的電子郵件不能運行，可以參照，http://www.cnblogs.com/little-li/archive/2011/06/07/2074515.html 雖然是sharepoint2007的，我在2010中測試正常運行， 我的環境是windows2008 server，並且配置域環境，因爲windows2008和windows2003不一樣，windows2003自帶POP3+SMTP，windows2008只有SMTP，所以要麼你自己有郵件服務器，要麼你自己到公網上註冊可以使用郵件客戶端的電子郵件地址，也一樣可以測試的。然後將註冊的郵件地址給域用戶。域用戶的信息有郵件地址欄的，放進去就可以了。這樣SMTP和POP3都有了，然後你在SharePoint管理中心配置一下郵件的出站和入站就可以了。有什麼問題，可以在文章下留言O(∩_∩)O哈！
你在啓動工作流的時候可以測試了，或者在網站添加一個用戶進來，有選項可以給新用戶發送郵件，做測試的。
2.2.2 啓動工作流
隨着工作流添加到庫，現在在文檔上啓動工作流。啓動三態工作流在這個庫上，你需要上傳文檔到你的庫並且在文檔上啓動工作流。你可以手動上傳文檔或者可以創建一個新文檔從Word並且保存到庫。然後手動啓動工作流.
首先，導航到你的共享文檔庫，你添加工作流在2.1.3節。你需要添加一個新的文檔在這個庫上，並設置改文檔的元數據。 按照表2.4所示的步驟創建和分配元數據到新文檔。
表2.4
圖2.8
圖2.9
點擊文件名旁邊的箭頭，上下文菜單將彈出（圖2.10）它們是此文檔所有的可用動作。在現在的情況下，你只感興趣的是工作流選項。點擊工作流
圖2.10
圖2.11
圖2.12
2.2.3 測試工作流
工作流開始後，導航到與工作流相關的任務列表。因爲這個任務列表是我們這個情況下唯一使用的列表， 你可以看到一個任務在屏幕上（圖2.13）。這個任務是你在工作流設置參數分配給Assigned To的。 你將看到任務的名稱 。
圖2.13
點擊任務上的標題進入下一個屏幕。圖2.14，你將看到任務的詳細。這是你可以閱讀和編輯任務的地方。還有一個鏈接任務相關的文檔。 這裏，你將發現標題，狀態，過期時間，分配給，描述和其他詳細信息，關於這個任務的。這裏任務所有者將更新任務的狀態。 點擊”編輯項目“按鈕來改變狀態。你要改變的只有狀態字段。改變完成後，點擊保存按鈕。
圖2.14
你將回到你的任務列表，你會看到兩個任務，一個完成的和一個不啓動（圖2.15）。 我們需求文檔的例子，第二個人物分配給你的經歷（或者任何人）。如果你滅有看到兩個請刷新屏幕。 在編輯第二個任務並完成之前，我們看看文檔庫。到文檔庫，你會注意圖2.16，文檔的狀態時正在審查。 工作流正在工作。第一個任務完成，現在從第一個任務到第二個任務。 現在回到你的任務列表，並完成第二個任務。完成後，你將看到工作流已完成，狀態字段編程Approved。 這個工作流狀態列是完成我們例子的價值所在。
圖2.15
圖2.16
2.3 維護工作流實例
創建和測試完工作流之後，時常需要管理和清除它。重要的是瞭解所有工作流狀態屏幕上的信息，並指導如果終止和刪除工作流。 工作流狀態屏幕顯示當前你的工作流執行到哪裏。終止工作流可能是必須的，如果它啓動失敗或如果有錯誤發生和工作流掛起。 如果一個工作流不再使用，你可以刪除它從列表或者庫以避免創建新實例。使用比較廣泛的工作流實例，你可以應用某些設置那些工作流實例在 給定的Web應用程序。其中一些設置在管理中心，包含通知，禁用SharePoint Designer和自動刪除工作流歷史。
工作流狀態屏幕包含工作流的信息，如開始日期，最後運行日期，文檔的鏈接，和狀態。這裏你能獲得工作流的概況。該屏幕還包含相關的任務列表和這些任務直接用戶的鏈接。
當處理多個文檔和多個不同工作流時，這個屏幕是很有用的。 大多數人使用它跟蹤工作流生命週期中文檔的進程或獲得更多文檔詳細。 這個屏幕允許特定的用戶終止工作流，如果有需要.
更重要的是，在工作流頁面最後的一段包含工作流歷史。
要獲取更多的工作流信息，點擊工作流狀態列。 在我們的例子上，點擊當前行的My First Workflow列的“Completed”或“In Progress”。 你現在將看到屏幕如圖2.17工作流所有關聯信息，包括任務，基本信息，和歷史。 這個屏幕可以用來幫助跟蹤工作流和所有相關事件。
圖2.17
2.3.2 終止工作流
有時需要終止或取消工作流。它可能已經意外開始或數據可能有蓋頂在最初的庫或列表項。 或者工作流可能由於某些原因失敗。圖2.18顯示失敗的工作流.
圖2.18
只要你有正確的權限，那麼都可以取消它。
定位要取消的工作流。圖2.18的例子顯示工作流啓動失敗（注意工作流的狀態） 如果你點擊當前行的狀態，你將被帶到工作流狀態屏幕。這裏，你將找到立即終止工作流的鏈接。 你會發現它在工作流信息節的底部（圖2.19）
圖2.19
終止刪除相關的任務 終止工作流，也將刪除該工作流相關的任何任務。確保 這就是你想做的事，因爲你不能讓他們回來。
當你終止你的工作流，工作流狀態屏幕將會相應更新（圖2.20）。 所有任務都將消失，唯一的事件將顯示在屏幕上。 當終止了工作流，你只是終止了一個實例。請注意你可以有很多實例。 如果你想刪除所有實例，你需要從庫中刪除工作流。
圖2.20
2.3.3 刪除工作流
你可能想刪除工作流因爲它很長時間不被使用或者你有好的替換。當你下決心刪除時請小心。 這裏沒有回頭和可能導致嚴重的問題，如果其他的工作流或實例依靠此工作流。
刪除工作流可以從工作流設置屏幕（你在哪裏管理和添加工作流的地方） 當你點擊移除工作流的鏈接，你將獲得提示去選擇你要刪除的工作流（圖2.21） 。
圖2.21
這個選項是直接了當的。默認情況下，“允許”選項被選中（准許新的工作流實例初始化的地方）。 替代移除工作流，建議你選擇無新實例選項。這樣不會使新實例的工作流數據丟失。
刪除也可能導致依賴這個工作流的其他工作流停留在怪異的狀態，並且難以收回。 使用無新實例選項將不會讓你頭疼。
2.3.4 未經授權訪問工作流
知道現在，我們都是假設參與工作流的人是已被授予訪問站點中工作流的用戶。如果一個當前站點工作流分配的人他沒有訪問權限。 我們可能會不希望發送郵件給這個人。對於內部用戶，默認是發送郵件，讓他們知道有一個任務。對於外部用戶，默認情況下是不發送 郵件的。要切換此行爲，導航到SharePoint管理中心，在應用程序管理下，點擊管理Web應用程序。選擇你要配置的應用程序， 點擊基本設置下面的下拉列表框，選擇工作流。圖2.22顯示默認設置工作流通知部分。
圖2.22
全球工作流設置
2.3.5 啓用和禁用SharePoint Designer中的工作流
現在，我們有了第一個工作流，我們將轉換到自定義工作流。並不是所有公司都希望最終用戶使用SharePoint Designer創建自定義工作流。正如我們管理匿名訪問和歷史，我們可以禁用SharePoint Designer 工作流。這個功能在同一個對話框下配置（圖2.22）。導航到SharePoint 管理中心，在應用程序管理下面，點擊管理Web應用程序。選擇你想要配置的應用程序，點擊基本設置下的下拉列表框。在工作流設置對話框，選擇“啓用用戶定義的工作流”在這個Web應用程序。
2.3.6 保存工作流歷史記錄
之前，我們討論與每個工作流相關的歷史記錄。我們沒有充分了解這個日誌，它會刪除工作流完成後超過60天的歷史記錄， 你可能不想這樣的事情發送。更改Web應用程序的設置，到管理中心，點擊左邊導航欄的監視， 然後點擊檢查工作定義。點擊你要配置的Web應用程序上的工作流自動清理工作。 請注意，這裏有上百個工作，每頁有一百個顯示。你可能需要經過幾頁才能找到對應的工作。 你找到工作後，單擊“禁用”按鈕，將禁用自動清理功能。
禁用自動清理的警告 如果你禁用清理，你可能遇到性能問題，你的工作流將列出所有的歷史。 瀏覽工作流的歷史在上千條中可能減慢。如果你想審計爲你的工作流。 它能較好的去存儲歷史列表爲每個工作流或者寫到外部數據如SQL，哪裏能衡量這個刻度。
2.4 添加開箱即用的工作流
任何標記裝箱的都有這些特徵：缺乏彈性，過於簡單，不相關的和難以使用。SharePoint這些，開發6個功能強大的 開箱即用的工作流去幫助你組織更加高效的生產在你的日常任務中。你能把他們當做模板或者作爲快速創作的基礎。 最重要的是它們可用於沒有高級別技術知識的個體。浦東用戶現在裝備非常強大的工具，使它們日常活動更成功。
擴展第1章 在第1章中，剩餘的開箱即用的工作流本節到更深層次上討論設計人機交互的工作流，包括擴展討論它們的業務案例
在之前的章節中，我們很詳細的使用了6個開箱即用的工作流裏面的第1個工作流。幸運的是，其他5個工作流都是類似的方式配置。 在大多數情況下，你回使用相同的頁面，配置和設置。因此，本機的重點是業務背後的工作流。 什麼是工作流的目的，並且解決什麼樣的業務問題？
注意：我們使用的SharePoint企業版本只有企業版本和標準版纔有6個開箱即用的工作流
2.4.1 審批工作流
審批工作流（圖2.23）類似之前的三態工作流，只可惜它的名字最適合使用二態工作流。 這個工作流用於批准或拒絕文檔。當工作流啓動，工作流的狀態是等待。一個任務被分配給審批者， 然後這個任務被批准或者拒絕，工作流進入第二個狀態（完成）。 三態工作流有開始，中間和結束，而審批工作流只有開始和結束。
圖2.23
另外的區別就是，三態工作流，你可以定義狀態， 而審批工作流，狀態是不可配置的。 批准工作流是三態工作流的縮略版本，僅用於批准文檔或項。
你也許會想，爲什麼不使用已經定義好的開箱即用的內容批准功能呢？這個審批工作流的好處是 它創建任務分配給人去管理審批，然而，內容審批，你直接更新文檔或者列表項，文檔可能等待 批准但是沒有一個通知它等待。在審批工作流，審批將獲得郵件通知。
另外一個重要的事情是審批工作流分配階段。分配階段我們在第4章有詳細的討論。 它們給你的用戶能夠制定一個以上的人，當需要批准文檔。你可以指定批准的順序，分配階段也讓啓動工作流的人能指定所有審批者和運行時設置。
2.4.2 收集反饋工作流
收集反饋工作流（圖2.24)是高效，易管理的爲單個有他們項目審查從他們團隊成員。 當工作流啓動，發起者首先需要指定誰將提供反饋。他們輸入這些名字如果他們想反饋給同一時間（並行） 或串行（按順序）。如果他們選擇並行，例如，一個任務是爲每個審閱者創建，並分配給審閱者。 審閱者能編輯任務，從這個任務中，他們可以給出他們的反饋。當反饋過來後，反饋它將記錄到工作流 歷史記錄，請求反饋者可以去日誌看到審閱者的內容。
圖2.24
正如審批工作流，評審者能重新分配如果他們（原指定的評審者）不希望提供反饋。任務將再分配 另外的人員，工作流將等待原始的評審者離開反饋。 評審者可以請求改變已完成的文檔。當評審者請求改變開始，他們需要指定誰將做這個工作和進行更新。 這個人將獲取單獨的任務去完成工作。當完成後，他們可以完成這個任務，並離開反饋，在原有的工作流上。 圖2.24 顯示全部反饋請求處理，和他們交替的路徑。當收到所有的反饋，工作流將完成。
2.4.3 收集簽名工作流
收集簽名工作流（圖2.25）有助於收集數字簽名的Word文檔。 考慮一個合同文檔需要被四個獨立人簽名。而不是郵件文檔每個人在上面手工簽名 這個工作流將通過任務添加簽名給文檔 。
圖2.25
這個工作流只能從Word啓動，而不是從SharePoint界面。啓動工作流時，發起人將制定哪些人需要簽署文檔。 每個簽名者獲取任務和電子郵件通知他們需要簽署文檔。當他們打開任務，他們點擊簽名按鈕去增加他們數字簽名給文檔。 所有簽名被放到文檔後，工作流完成。
2.4.4 處置審批工作流
處置審批工作流（圖2.26）有助於刪除過期的文檔。通常情況下，工作流運作與記錄管理功能結合。如記錄中心站點模板。這些功能幫助公司管理他們記錄和規範。根據要求一個文檔可能需要指定一個時間過期。當該文件過期，這個處理工作流能去校驗文檔刪除。
圖2.26
工作流啓動後，工作流將添加一個任務到任務列表。一個用戶可以接受或拒絕請求去刪除文檔。 如果文檔被刪除，審批者可以保留文檔元數據在工作流歷史記錄中。
2.4.5 翻譯管理工作流
翻譯管理工作流（圖2.27）是不太被人知道也不經常使用的工作流。 當一個組織是全球性存在時，能立即看到這種類型工作流的好處，可以幫助促進轉換文檔從一種語言到另外一種語言。
在這個工作流裏，兩個主要部分需要去創建。文檔需要翻譯必須存放在翻譯管理庫。此外，作爲翻譯管理庫的補充， 翻譯列表被使用爲存儲誰翻譯這些文檔的人們的名字。這兩項始終在翻譯管理工作流中出現。 當文檔需要翻譯進入文檔庫，工作流開始創建源文件的副本。創建多少副本取決於與文檔相關聯的翻譯人員的數量。 （每個翻譯人員將接受他們自己源文件的副本，翻譯成相應的語言）。工作流然後設置文檔相應的語言類型（根據指定翻譯者） ，並創建一個唯一關係在原文檔和每個相應的副本。當所有翻譯人員標記他們的任務完成（意味着他們的翻譯工作完成） 或者如果原文檔以任何方式更改，工作流將完成。
翻譯太累，但是我會堅持下去，每天能翻譯幾個小節，花的時間太多，裏面也有些不太對的地方，希望各位朋友在看的時候，將流程走一遍，如果有什麼問題，及時和我溝通，以便於我更改，方便後面的朋友閱讀，謝謝大家啦。
下一章：一步一步學習sharepoint2010 workflow 系列第二部分：sharepoint無代碼工作流 第3章 設計自定義工作流
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