項目範圍管理
- 項目範圍管理概述
- 在項目實踐中，需求蔓延是信息系統失敗的最常見原因之一。開展項目範圍管理的根本目的是通過成功地界定和控制項目的工作範圍與內容，確保項目的成功。需求管理則是用以確保各方對需求的理解一致、管理和控制需求的變更，以及從需求到最終產品的雙向跟蹤。
- 一般來說，需求蔓延有兩個主要原因。第一是項目開發與管理人員沒有做好範圍管理，沒有區分出項目應該做什麼，項目不應該做什麼。第二是沒有使用有效的方式和過程來控制範圍變化。
- 項目範圍管理主要包括如下過程。
- 範圍計劃編制
- 範圍定義
- 創建工作分解結構（WBS）
- 範圍確認
- 範圍控制
- “範圍（Scope）”一般有以下幾種理解：
- 產品範圍。表示產品、服務或成果應該包含的特徵和功能。
- 產品規範。表示產品、服務或成果所包含的特徵和功能具體是怎麼樣的。
- 項目範圍。即爲了交付具有規定特徵和功能的產品、服務或成果所必須要做的工作。
- 項目範圍的定義要以其組成的所有產品的範圍定義爲基礎。
- 項目範圍管理讓項目管理和實施人員明確項目的目標和主要的項目可交付成果。項目範圍管理能提高時間、資源和費用估算的準確性，確定進度測量和控制的基準以及清楚地確認項目相關各方在每次工作中的分工界面和責任。
- 工作分解結構
- 項目範圍說明書主要包括內容
- 項目目標
- 產品範圍說明書
- 項目要求說明書
- 項目邊界
- 項目可交付成果
- 產品驗收準則
- 項目制約因素：合同條款、法律、確定的預算、里程碑日期等
- 項目假設：會影響所有計劃
- 項目初步組織
- 初步確定的風險
- 進度里程碑
- 資金限制
- 費用估算：會說明估算的等級
- 項目配置管理要求
- 項目技術規定說明書
- 批准要求
- 人們對複雜事務的預測要比相對簡單的事務的預測要困難得多，誤差也大得多。而採用分解技術對項目進行分解之後，人們對各分解部分的估算的誤差總和因爲會相互抵消，反而會小於總體誤差。
- 項目的工作分解結構是以項目的可交付成果爲對象，是實現項目目標並創造必要的可交付成果而執行的工作分解，並按照一定的原則分類彙編而組成的層次型結構體系。在項目的早期階段，開發一個僅有二到三級的WBS是可行的，因爲此時詳細的工作可能還沒有被定義。隨着項目進入到項目定義階段或者計劃階段，WBS就能被逐級細化到更低級別。
- WBS底層的項目組成元素通常被稱爲“工作包”。這些工作包還可以進一步被分解爲“活動”，活動是WBS的最小元素。
- WBS元素就是WBS結構上的節點，在組織機構圖上表示的是一個個方框。代表獨立的、具有隸屬關係或彙總關係的可交付成果。
- WBS字典則是用以描述和定義WBS元素中的工作文檔。相當於某一WBS元素的規範，也即WBS元素必須完成的工作以及對工作的詳細描述。
- 工作分解結構主要有如下兩種表示形式
- 組織結構圖。又稱樹形圖。直觀明瞭，但超過五個層次的較爲複雜的項目則不適宜用一張圖畫完。
- 列表。雙稱爲縮進圖。能反映項目的全貌，但直觀性不夠。
- 構建工作分解結構的主要方法：
- 類比法。參考做過成功的類似項目的WBS模板。
- 自上而下法。從項目最大的單位開始，逐步分解成下一級的多個子項
- 自下而上法。從項目一開始就儘可能地確定項目相關的各項具體任務，然後再將各項任務整合。
- 頭腦風暴法。先不考慮層次，讓項目組成員儘量拓展思維，將所有想到的任務都列出來，然後再用線條將它們關聯起來。
- 滾動式規劃。近期工作計劃細緻，遠期粗略。
- 結合法。將自上而下和頭腦風暴結合起來，先頭腦風暴，畫出項目氣泡圖，然後自上而下，整理成樹形結構圖。
- 項目範圍說明書主要包括內容
項目管理鐵三角
三角形的各個邊和中心（範圍、時間、成本、質量）分別表示的是項目制約要素。時間、成本、質量是項目成功的三大要素。如果調整其中任意一個，另外兩個必定受影響。而任何一條邊的改變都會影響項目質量。
4. 項目範圍管理知識體系
表3.3 項目範圍管理知識體系
| 分類 | 輸入 | 工具和技術 | 輸出 |
|---|---|---|---|
| 範圍計劃編制 | 項目章程 項目範圍說明書（初步） 組織過程資產 環境因素和組織因素 項目管理計劃 |
專家判斷 模板、表格和標準 |
範圍管理計劃 |
| 範圍定義 | 項目章程 項目範圍管理計劃 組織過程資產 批准的變更申請 |
產品分析 可選方案識別 專家判斷法 |
項目範圍說明書（詳細） 項目管理計劃（更新） |
| 創建工作分解結構 | 項目範圍說明書（詳細） 項目管理計劃 |
工作分解結構模板 分解 WBS編碼設計 |
WBS和WBS字典 項目管理計劃（更新） |
| 範圍確認 | 項目範圍管理計劃 可交付物 項目範圍說明書 WBS和WBS字典 |
確認後的範圍 WBS和WBS字典（更新） |
|
| 範圍控制 | 範圍管理計劃 WBS和WBS字典 績效報告 工作績效信息 批准的變更需求 |
變更控制系統 偏差分析 重新規劃 配置管理系統 |
變更請求 建議的糾正措施 組織過程資產（更新） 項目管理計劃（更新） WBS和WBS字典（更新） |
論文指導
論信息系統項目的需求管理和範圍管理
在信息系統項目的開發過程中，人們越來越體會到需求管理和範圍管理的重要性，含糊的需求和範圍的經常性變化使信息系統項目的甲乙雙方吃盡了苦頭，這使得人們急於尋找良策以管理範圍。
請圍繞“需求管理和範圍管理”論題，分別從以下三個方面進行論述：
（1）概要敘述你參與管理過的信息系統項目，以及該項目在需求管理和範圍管理方面的情況。
（2）論述需求開發、需求管理和範圍管理的區別與聯繫
（3）詳細論述在你參與管理過的大型信息系統項目中具體採用的範圍管理過程、方法、工具及其實際效果。
要點分析
- 項目範圍管理
- 項目範圍管理包含一系列子過程，用以確保項目包含且只包含達到項目成功所必須完成的工作。
- 範圍管理必須清晰地定義項目目標，此定義必須在客戶與執行項目的組織之間達成一致，並且把項目工作範圍劃分爲工作包。
- 在信息系統項目中，“項目”和“產品”彼此關聯又相互獨立，項目範圍是指爲了能夠交付信息系統項目所必須做的工作，產品範圍是指信息系統產品或者服務所應該包含的功能。
- 產品範圍是項目範圍的基礎，產品範圍更大些，指所有功能全部完成時所必須要完全成的工作，而項目範圍是本期產品需要完成功能所必須做的工作，範圍更窄些。
- 產品範圍更偏重於需求分析所確定的軟件功能範圍，它主要是依靠軟件技術方面的知識。而項目範圍更偏重於管理，它需要和其他知識領域很好地結合起來。
- 項目範圍管理包括爲成功完成項目所需要的範圍計劃編制、範圍定義、創建工作分解結構、範圍確認和範圍控制五個過程。
- 範圍計劃編制。制定項目範圍管理計劃，它規定如何對項目範圍進行定義、確認、控制，以及如何制定工作分解結構。
- 範圍定義。開發一個詳細的項目範圍說明書，明確項目的目標、主要可交成果等。
- 創建工作分解結構。將項目的主要可交付成果和項目工作細化爲更小、更易於管理的部分。WBS是項目定義對於項目範圍定義的輸出結果，WBS定義了項目的全部範圍。它能夠降低成本，減少離職帶來的影響和屏蔽干擾因素
- 範圍確認。範圍確認主要是正式接受已完成的項目交付成果，並確認是否滿足項目利益相關人的要求。
- 範圍控制。控制項目範圍變更。對於範圍變更，不能隨意進行。所有的變更必須記載，範圍控制必須能夠對造成範圍變化的因素施加影響，估算對項目的資金、進度和風險等影響，以保證變化是有利的，同時需要判斷範圍變化是否發生，如果已經發生，那麼對變化進行管理。
- 項目需求管理
- 需求指由項目接受的或項目產生的產品和產品構件需求，包括由組織徵集的對項目的需求，這種需求既有技術性的，也有非技術性的。
- 需求管理的目的
- 確保各方對需求的理解一致。
- 管理和控制需求的變更。
- 從需求到最終產品的雙向跟蹤。
- 通過對應問題及其環境的理解和分析，爲問題涉及的信息、功能及系統行爲建模，將用戶需求精確化、完全化，最終形成需求規格說明書。這就是需求分析階段所做的工作。
- 計算機發展初期，系統規模不大，開發所關注的重點是編碼，需求分析很少受到重視。後來工程化管理，引入生命週期的概念，需求分析被放在了第一階段。現在需求分析可以說已經決定了信息系統最終開發成功與否的關鍵之一。
- 需求工程是指應用已證實有效的技術、方法進行需求分析，確定客戶需求，幫助分析人員理解問題並定義目標系統的所有外部特徵的一門科學。
- 需求工程是一個不斷反覆的需求定義、文檔記錄、需求演進的過程，並最終在驗證的基礎上凍結需求。
- 需求工程的活動可分爲五個獨立的階段
- 需求獲取：吃飯，喝酒，喝茶。交流、捕捉、分析和修正用戶對目標系統的需求，並提煉出符合解決問題的用戶需求，產生《用戶需求說明書》
- 需求分析：對各種需求信息進行分析並抽象描述，爲最終用戶所看到的系統建立一個概念模型，並儘可能多地捕獲現實世界的語義。
- 需求定義：根據調查和分析的結果，進一步定義準確無誤的產品需求，生成需求模型構件的精確形式化描述，作爲用戶和開發者之間的一個協約，產生《需求規格說明書》。
- 需求驗證：指開發商和用戶共同對需求文檔評審，經雙方對需求達成共識後做出書面承諾，使需求文檔具有商業合同效果。
- 需求管理：支持系統的需求演進，確保各方對需求的一致理解，管理和控制需求的變更，從需求到最終產品的雙向跟蹤。
- 前四階段稱爲需求開發，後一階段稱爲需求管理。
- 需求開發、需求管理和範圍管理的區別與聯繫
- 由上述分析可知，需求管理雖然貫穿於信息系統項目的整個生命週期，但只有經過需求分析過程之後才能確定項目的範圍，同時，需求的變更會引起項目範圍的變更。
- 首先通過需求開發來獲取項目的需求，在此基礎上確定項目的範圍，進行項目範圍管理。需求管理是對已批准的項目需求進行全生命週期的管理，其過程包括需求管理定義、管理需求和實施建議等，其中最重主要的工作是需求的變更管理。
- 範圍管理過程、方法和工具
- WBS是最爲人熟知、最爲常用的方法。工作分解結構是一種以結果爲導向的分析方法，用於分析項目所涉及的工作。
- 項目範圍管理的五個過程中，主要使用的方法和工具如下：
- 範圍計劃編制：專家判斷、模板、表格、標準。
- 範圍定義：產品分析、可選方案識別、專家判斷法、項目干係人分析
- 創建工作分解結構：WBS模板、分解技術
- 範圍確認：檢查
- 範圍控制：變更控制系統、偏差分析、配置管理系統、重新規劃
解答要點
第一：概要敘述你參與管理過的信息系統項目，以及該項目在需求管理和範圍管理方面的情況。
- 選擇近期主持或參與過的信息系統項目進行概要敘述。重點突出項目在需求管理和範圍管理方面的情況。
- 需求管理的目的，一是確保各方對需求的理解一致；二是管理和控制需求的變更；三是從需求到最終產品的雙向跟蹤。
- 需求工程是是一個不斷反覆的需求定義、文檔記錄、需求演進的過程，並最終在驗證的基礎上凍結需求。需求工程活動可以分爲需求開發和需求管理。需求開發與需求管理密切合作。可以把需求工程的活動分爲五個階段：需求獲取、需求分析、需求定義、需求驗證、需求管理。前四個都是需求開發。
- 項目範圍管理包含一系列子過程，用以確保項目包含且只包含達到項目成功必須要做的工作。項目範圍是項目目標更具體的表達。範圍管理主要關注信息系統項目內容的定義和控制，確定哪些工作應該做，哪些不應該做。
- 項目範圍必須明確清晰的定義，此定義必須在客戶與執行項目的組織之間達成一致，並且把項目工作範圍劃分爲工作包。
- 項目範圍過程包括範圍計劃的編制、範圍定義、創建工作分解結構、範圍確認和範圍控制五個過程。
第二：論述需求開發、需求管理和範圍管理的區別與聯繫
- 需求管理雖然貫穿整個信息系統項目的生命週期，但只有經過需求分析過程之後，才能確定項目的範圍，同時，需求的變更會引起項目範圍的變更。
- 通過需求開發來獲取項目的需求，以此確定項目範圍，進行項目範圍的管理。需求管理是對已批准的需求進行全生命週期的管理，其過程包括需求管理定義、管理需求和實施建議等，其中最主要的工作是需求的變更管理。
第三：詳細論述在你參與管理過的大型信息系統項目中具體採用的範圍管理過程、方法、工具及其實施效果
- 在項目範圍管理的五個過程中，主要使用的方法和工具如下：
- 範圍計劃編制。專家判斷、模板、表格、標準。
- 範圍定義：產品分析、可選方案識別、專家判斷法、項目干係人分析
- 創建工作分解結構：WBS模板、分解技術。
- 範圍確認：檢查。
- 範圍控制：變更控制系統、偏差分析、配置管理系統、重新規劃