WaveFax傳真服務器系統的構造是在服務器上安裝WaveFax Server程序，並連接傳真卡，系統則可配合傳真卡連接傳真線實現傳真收發。
其工作原理主要在於兩大模塊之間的相互協作，它們分別是軟件部分（即系統軟件）與硬件部分（傳真卡）。傳真卡的作用如下圖：
傳真卡充當着類似普通傳真機中的調制解調器的作用，或者可以理解爲是連接計算機軟件與硬件之間通訊的橋樑。當用戶通過WaveFax傳真服務器系統軟件發送信息的時候，計算機會以數字信號的形式將其傳送出去。由於傳統的傳真機是通過模擬信號來發送以及獲取信息的。因此，爲了能夠成功實現通訊，需要一個設備來實現由數字信號到模擬信號的轉換，也可以理解爲日常生活中的“翻譯”。“翻譯”的實行需要一個媒介來支持，而在我們系統中充當這個媒介的就是前面提到的硬件——傳真卡。下面結合實際的系統收、發傳真情況來進行深入介紹。
一、WaveFax傳真服務器系統——發送傳真
首先，爲了便於理解，我們進行一個場景模擬：WaveFax傳真服務器系統終端準備向其他傳真機終端（包括普通的傳真機終端以及其他的傳真服務器系統終端）發送信息。傳真服務器系統中可支持發送的信息形式包括所有格式的Windows應用文件。
當用戶執行發送傳真的操作時，系統內部首先將要發送的內容以二進制的形式進行相應的編碼轉換，最終以數字信號0、1的形式（即數據流）傳送出去。當數據流經過傳真卡的時候，傳真卡會自動識別數據流中的0、1信號，並將其轉換成模擬信號的形式，傳送到目標傳真機終端。此時，完整的發送傳真動作完成。
二、WaveFax傳真服務器系統——接收傳真
同樣，我們進行一個接收傳真的場景模擬：來自不同的傳真機終端紛紛向WaveFax傳真服務器終端發送了大量的形式各不相同的信息（包括Email、Fax、Web、Scanner等）。
在這個場景當中，來自外界傳真機終端的信息以模擬信號的形式傳送過來，這樣的信號系統無法識別，須先經過傳真卡的轉換，將模擬信號轉換成相應的數字信號，然後傳真服務器系統終端才能執行進一步的數據抓獲、讀取、送檢等一系列操作。
此時，WaveFax傳真服務器系統終端通過執行全自動接收操作，並對接收到的信息進行復制，檢測數據獲取的準確性，然後按照不同類別進行歸類，並按照企業指定的要求繼續執行其他操作。最後，系統會自動轉換數據格式，並寫入業務應用系統，進行歸檔存儲。此時，接收傳真動作完成。
(本文轉自wavefax傳真服務器http://www.wavefax.com.cn/)