PS：這是一篇很實用的文章，雖然現在用郵件用的不多，但是這個習慣還是養成好，要讓自己的工作
做的更加的專業。
原文地址：http://blog.csdn.net/tearsmo/article/details/6582640
想必很多上班族到辦公室開機後第一件事就是打開outlook，然後開始一天的上班生活。可能大家都已經諳熟於心，我這個小土豆，在這兩個月中，感覺還是積累了不少郵件的門道道，出來獻獻醜，歡迎指正。
這裏，且不說外貿中給客戶發的郵件，俺只說說內部郵件的門道。
每天到辦公室開機後第一件事就是開outlook，然後kblcw ，（要是老闆開會去了，我就先kblcw然後outlook ）
門道一——TO（收件人），CC（抄送），BCC（密送）都放誰喲？
1. 發送會議記錄
俺們這樣的小助理，經常要做各種會議記錄，與會者，有該來的沒來，有不該來的來了的，以前我都亂髮一氣，把他們全部都放到收件人一欄裏，抄送欄裏只放我的直屬上司。
後來新加坡那位花蝴蝶大姐很鄭重的教我：To（收件人）一欄，放的是所有到場的與會者，不管該來的還是不該來的，只要出席會議，就有權收到會議記錄；CC一欄，放的那些應該知道會議內容的大領導，集團董事，總經理，以及那些應該來開會而沒來的。
從那以後我一直按照這個原則發送會議記錄，前一陣子，我老闆誇我發郵件很專業。
2. 發送通知，內部通訊錄等知會性文件
以前，我覺得這些東西所有人都應該知道，把公司所有有郵箱的人全部放到收件人，每次都覺得頭昏眼花，而且那會兒不會設置outlook羣組。而且感覺把總經理也放到收件人一欄不太合適哎。
現在，發送這些知會性文件，我在收件人一欄裏放所有部門經理的郵箱，並在郵件內容裏提到“please share with your department”，接着在抄送欄裏先放上總經理，我老大，等這些領導，然後（這也很關鍵哦）再放上各部門行政助理，因爲是知會性文件，部門行政助理有這個責任幫助部門經理將信息傳達給大家。
3. 給單個部門外的同事或領導發郵件
有時，別的部門會向我諮詢一些信息，回覆的時候收件人當然是那個同事或領導，抄送一欄裏，我必定要放上我的直屬上司，這至少有三個含義：一個是體現對上司的尊重；二是CC給上司他沒有反應表明通過他批准了（如果他不批准，馬上會回覆澄清，而不會被矇在鼓裏，把上司矇在鼓裏然後還被上司知道的下場，很恐怖的）；三是讓上司知道你都幹了什麼，不做默默奉獻的老黃牛。
此外，抄送一欄裏還要放上對方上司的郵箱，這個道理和上面是一樣的，如果這位同事做了什麼不該做或越權的事情，TA的領導知道了不僅僅會遷怒於那個同事，也會遷怒於你，雖然不是你的上司，也不要得罪的好。
而且，如果是要求對方做的事，你抄給自己領導是爲了以後領導能保護你，抄給對方領導是給對方一個威懾力。
同樣的，回答客戶或者供應商的問題，我也是這麼做的。
BCC（密送）我稍候講哈
門道二——附件要謹慎
不知道大家是不是都跟我一樣，在初入職場的時候總是丟三落四的。有一次一個大領導管我要一個文件，我畢恭畢敬發了過去"Dear Mr....please see the attached...."，不到5秒鐘，他立馬回覆"Where???"……這一連串的三個問號害我做了好幾天噩夢。
所以在發送帶有附件的郵件之前，收件人、抄送欄裏我都是空白的，先寫郵件正文，然後附附件，仔細檢查了一遍確認無誤然後再挨個放上收件人、抄送，最後再看一遍，檢查一下附件是否準確，然後再發出去。
還有一個小訣竅哈，只要設置了outlook的電腦，對你要發送的文件點右鍵，就會有一個“發送到——郵件接收者”，然後就自動跳轉到發郵件頁面，附件也自動附上了，速度快又準確。缺點是這樣發送郵件的話，原來設置的簽名就沒有了，而且只能發送出去後才能再回到outlook收件箱，很多大公司要求設置標準郵件簽名的，尤其是對外郵件，所以這個只適合內部發送文件。
門道三——BCC（密件抄送），危險又迷人
之所以說BCC迷人，因爲確實覺得很有意思，你能在收件人不知道的情況下神不知鬼不覺抄送給其他人。
那會兒，在餐廳吃飯偶爾聽到一個銷售部的助理抱怨要給二百多個客戶發產品信息，又不能讓對方知道還發給別的客戶了，不停的轉發轉發，一天不幹別的了。我很奇怪問她，爲什麼不用BCC？她問BCC是什麼呀。我詳細跟她說了，她樂壞了，說原來郵箱還有這個功能，那她就好辦了。
BCC，有時別的部門領導或同事問一些比較隱晦的信息，而又不方便公然把我老闆放在抄送欄，就可以用這個功能。領導能做到心裏有數。
之所以危險是因爲outlook裏還有一個“全部答覆”的功能，你將那個人放到密件抄送裏，當然不想讓收件人知道你發給密件抄送的人，而密件抄送的那個人有時沒注意看自己的位置在哪裏，事情到節骨眼兒上一着急就答覆所有，這樣你的小心計就付諸東流了。
曾經有一次，兩個部門經理打架，在郵件上爭得不可開交，不同的是甲密抄送給總經理了（估計心裏的小九九是讓總經理了解事情真相），而總經理一着急就直接答覆所有澄清這事，乙則怒了，覺得這麼小的事情還BCC給總經理，這個甲也太小人了，從此和甲結下了不解之仇，到現在還無法坐到一個會議室開會。
所以BCC的時候，最好提前知會一下被BCC的那個人，說明是密件抄送給TA的，如果TA要介入，謹慎一點。
補充一點——“收件箱”“已發送”郵件分類整理
我想，大多數用郵箱的應該都很好的將收件箱分別建立文件夾，分類管理郵件，有個小訣竅要說一下哦，發送郵件也應該分類管理。
收到的郵件多，發出去的自然也不少。發送出去的郵件，可是各種白紙黑字的憑證，只要是發送出去工作郵件我都分門別類弄好。
前幾天，有個馬大哈經理第三次管我要一份文件，他總是不願意自己整理郵件，更懶得在自己的電腦裏找，把我當免費數據庫了，我對此很反感。我生氣，但我指責他是不對的。於是我把之前第二次給他發送的郵件找出來，在那郵件的基礎上再轉發一次給他，然後CC給我上司。
開會的時候，上司特意提醒那經理，以後文件分門別類保存好，別讓***（我）老給你發，做這種重複的工作，浪費她的時間。哦也，勝利。這要歸功於我把發送的文件也都分類整理，省去了找來找去。
這點在催促對方做事的情況下也是非常管用的。曾經有一次這個部門老大去催那個部門老大處理一個問題，每次都是把原來發送的郵件找出來，再發一次，最後總經理出來說話了：爲什麼都詢問了三次事情還沒解決？那個部門老大馬上就畢恭畢敬辦了。
補充二點——主題千萬不要忘了呀
這是最基本的了吧，主題一定要寫。不僅是方便對方閱讀，方便對方分類，將來自己查找郵件的時候方便查找。不寫主題的郵件，看起來太頭疼了