在計算機世界中，Microsoft Outlook幾乎無處不在，而且也正是因爲應用的廣泛而倍受責罵——雖然Outlook擁有很多功能，比如收發電子郵件、管理聯繫人信息、記日記、安排日程、分配任務等等，但是，它也存在運行緩慢、不可靠等不足。
爲此，本文將向你介紹一些常見問題的解決方法。不過需要指出的是，本文所講的內容主要是圍繞Outlook 2007進行，並且使用的是Outlook的POP3郵件。
惱人問題#1：
這也是大家最關心的問題之一——運行緩慢。程序加載會佔用不少寶貴時間，而且在收發郵件的時候響應遲緩，那麼，我們該如何來解決這個問題呢？
首先，這並沒有某種一勞永逸、單個解決這個問題的方法，但是，你卻可以對Outlook進行瘦身處理。雖然不能保證它能提高多快的速度，但是隻要按照以下做法實行，就會讓你擺脫那種緩慢的狀態。
要對Outlook“減肥”，就要對.pst文件進行精簡處理（這個在惱人問題2也會提到）。然後，要確保通過Windows Updates對Outlook進行了升級，安裝有最新的補丁。如果你的.pst文件很大的話，有一個補丁會尤其顯得重要（補丁KB933493）http://www.microsoft.com/zh-cn/download/details.aspx?id=19556。該補丁旨在幫助更快速的裝載大型.pst文件。許多人就發現它在提高Outlook速度方面確實很有效，甚至有在Vista下三秒內啓動Outlook 2007的情形。
接下來，刪除Outlook中冗餘的插件（這個問題也會在惱人問題5講到）。
有不少人都報告反映，iTunes 安裝了一個Outlook插件——雖然不明白用意何在——但是卻對其速度影響不小。
還有一些人報告稱Windows XP 傳真服務會影響到Outlook 2007版本，使其莫名地運行遲緩起來。如果你在XP中不需要傳真服務，請對它進行刪除（刪除方法：打開控制面板——添加或者刪除軟件——添加或者刪除Windows 組件。）
此外，也有不少用戶反映說Business Contact Manager也會嚴重影響Outlook 2007速度。因此，如果你安裝了該軟件的話，同樣對它進行刪除。
最後，請檢查您的RSS提要。Outlook的RSS標題新聞編輯器是個很重要的功能，但它會很明顯地降低其運行速度。根據預先設置，不論是你需要或者不需要的它都會接收大量的資訊。隨着時間的推移，你可以取消之前訂閱過的一些不常看的資訊內容。
選擇工具——帳戶設置，並點擊RSS Feeds標籤，你會看到顯示很多內容的窗口，滾動窗口查看你所訂閱的內容，選擇不需要的進行刪除，最後點擊確定。
惱人問題#2：
隨着使用時間的增多，Outlook中的附件會積聚得越來越大。尤其是您定期發送和接收附件的話，.pst文件更會迅速擴充。當.pst文件超過1G以上時，會很明顯的減慢Outlook的運行速度，並可能導致運行不穩定。
如何解決此問題？首先找出其中的“脂肪”。Outlook 2007中有一個非常有用的文件夾，名爲“大於100KB”，在Outlook文件夾中搜索並找到該文件夾。一般情況下，它會列出所有大於100KB的電子郵件，並列出最大的文件，如果沒有，請單擊文件夾標題的進行大小排列。
現在，你可以看到最大的電子郵件，並對它進行處理。如果你不再需要帶有附件的電子郵件，那麼可以對其進行刪除。如果你需要郵件中的附件而不需要電子郵件，那麼你可以先把附件存儲到磁盤中，然後刪除電子郵件。
如果相反——你要保存電子郵件，而不是附件——這樣可以更爲有效地節省空間，節省附件所佔據的磁盤空間。首先，將附件存儲到磁盤上，然後打開電子郵箱，右鍵單擊該附件並選擇刪除。附件將從Outlook中刪除，但是電子郵件本身還將繼續存在。
Outlook中存在的附件問題如此普遍，以至於出現了第三方提供的一些專門工具，這些工具可以幫助你移除附件以縮減.pst文件。免費的 Kopf Outlook Attachment Remover可以保存Outlook中的附件，並把它們存儲到本地硬盤上，還可以替代附件提供連接至附件存儲路徑的鏈接。這樣，你就可以按照平常那樣打開附件，Outlook也就會從磁盤上尋找該附件，而不是從自身的.pst文件中尋找。
你也可以讓程序自動對整個文件目錄中的附件進行刪除，並用這些附件的鏈接進行替代；或者你也可以一封一封的進行刪除。需要提醒的是，在Outlook中，會讓人感覺文件還存在——像對待每個附件一樣你會看到文件圖標。但是，文件事實上是在磁盤上，而不是在Outlook中。
其實，Outlook 2007自帶有另外一個精簡.pst文件的工具。選擇工具——郵箱清除，然後單擊查看郵箱大小的按鈕，你將會看到如下窗口。一個文件夾列表窗口，並且每個文件夾大小都會顯示出來。這也就告訴你哪些文件夾特別需要進行清理——清理電子郵件和附件。在你找到最大的文件夾之後，會到Outlook主窗口並優先處理這些文件夾，搜索該文件夾中無用的電子郵件和附件，並進行刪除。
在你完成所有這些工作之後，就應該對你的.pst 文件進行壓縮。通常情況下，在你刪除完文件和附件後，在.pst空白文件夾中只佔據幾個字節。
要壓縮文件並消除這些空白文件空間，你可以選擇文件——數據文件管理，然後雙擊個人文件夾選項，最後單擊開始壓縮。
惱人問題#3：
爲什麼我無法找到存儲有“$#%^(@"* ”Outlook 數據的地方？你的所有電子郵件、聯繫人列表、附件、日曆信息等等——幾乎整個Outlook數據都存儲在一個單一的.pst文件中。如果你想備份或者供移動辦公使用，你通常需要知道它準確的存儲位置。但是，微軟好像比較喜歡不斷更改.pst路徑，因此，你要準確找到它也不是件很容易的事情。除了.pst文件，Outlook還使用了其他文件來存儲你的個人喜好等信息。通常你也很想知道它們的存儲位置。
如何解決此問題：一般來說，Outlook 2007會根據你使用的是XP還是Vista系統來設置不同的存儲路徑。在Vista中，你會發現它處在：C: \Users\YourName\AppData\Local\Microsoft\Outlook，YourName就是Windows 用戶名稱。在XP中，它的存儲路徑一般爲：C: \Users\YourName\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook。
當然，也存在一些例外情況，Outlook會把那些文件設置在另外的地方，但是至少還有種比較簡單的方法來找到它們：在Outlook中選擇文件——數據文件管理，找到存有.pst文件的個人文件夾，接下來，你就會發現它的路徑被列出。
至於其他的Outlook文件，在Vista中，你可以在C:\Users\YourName\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook中找到，在XP系統中，它們則位於C:\Users\YourName\Application Data\Microsoft\Outlook路徑。
惱人問題#4：
Outlook在郵件超載方面並不會起到多大的作用。它有限的搜索、過濾和排列功能只能幫助你整理郵件，以提高效率。比如，它不會給你查看郵件線程，你只能通過搜索功能獲得一些幫助。
如何優化：有很多Outlook插件聲稱都可以幫助處理郵件超載問題，而且它們也確實十分有用。著名的Xobni就是這樣的一款Outlook電子郵件組織整理程序，而且它還是免費的。它以插件的方法嵌入Outlook，便於用戶共享和搜索Outlook中的郵件地址和電話號碼。Xobni可以把郵件內容進行智能過濾，或從收件箱中提取出電話號碼等信息。當使用者搜索某個人之後，那麼關於這個人的所有內容將在Outlook右側的面板顯示出來。
另外，它還能統計來往郵件數量、使用頻率，可以幫助用戶在浩瀚的郵件中快速查閱到頻繁使用的一些特殊郵件，對於不是經常使用或者很久沒有查閱的郵件來說，可以對其進行清理，這個有點類似於Windows中的桌面清理功能。
惱人問題#5：
Outlook經常容易發生崩潰，甚至有時候它崩潰的次數會多於其運行的次數。這一點難道沒有人告訴微軟，電子郵件程序是用來收發郵件而不是一打開就崩潰的嗎？
解決辦法：我們不可能對每次崩潰都用補丁來解決，但是我們可以從問題的根源處着手——插件。某些插件本身容易誘發Outlook發生崩潰，而有些插件會在其他插件發生兼容性問題時會導致Outlook發生崩潰。所以，爲了避免發生崩潰，首先你需要知道哪些插件導致了Outlook發生崩潰，然後再刪除那些插件。
找出罪魁禍首的那個插件的最好辦法，就是在安裝後在安全模式下運行Outlook，看看它是否會發生崩潰。由於安全模式會禁用所有插件，因此如果在安全模式下運行還是會發送崩潰的話，初步可以排除是插件導致的問題。同樣，如果在安全模式下發生了崩潰，則很有可能是插件的緣故而引發，緊接着進行下面的操作：
在安全模式下通過命令提示符運行Outlook，定位到含有Outlook.exe文件目錄（一般是： C:\Program Files\Microsoft Office\Office12\）然後輸入命令：Outlook.exe /safe
這樣，就可以實現在沒有任何插件的情況運行Outlook。如果這時沒有發生崩潰，說明插件就是導致崩潰的罪魁禍首。
以下是如何準確地找到該程序問題的方法。首先要知道你已經安裝了哪些插件。選擇工具——信任中心，然後單擊加載項按鈕，你將會看到插件被分爲三類：目前正在使用的插件/已經安裝但是目前沒有使用的插件/已經安裝但是被禁用的插件。要分別查看插件信息，可以高亮選中它並在屏幕底方發現相關描述內容。
至此，可以開始尋找到是哪個插件或者哪些插件導致崩潰問題的產生。要實現這個目標並沒有什麼捷徑可走，你需要一步一步進行。在屏幕底端，請確保COM下拉加載項被選中，然後單擊Go。
對啓用的插件進行標記，而沒有標記的則未被啓用。請不要啓用你認爲可能會導致崩潰問題的加載項，然後點擊確定，並關閉重啓Outlook。Outlook重啓運行後，如果一切正常，則問題被解決。
那些會導致崩潰問題產生的插件或者加載項，可以利用系統中的Windows正常卸載工具進行移除。也可以回到禁用加載項的窗口中，高亮凸顯你想移除的插件，並點擊移除。需要提醒的是，再做這一步之前要特別小心，因爲它不會彈出一個對話框對你進行提醒。
惱人問題#6：
如果你使用Outlook已經有一段時間了，那麼你的.pst文件可能會容易受到損壞，不能再加載使用。
如何解決該問題：首先，預防第一。當.pst文件高達2GB時，它們就很容易出現問題，所以用戶需要確保該文件不會大於2GB。（參見惱人問題#3的內容，打開資源管理器定位到.pst文件，並檢查其文件大小。）
此外，最好對其進行備份。因爲即使它們受到損壞了，也可以通過還原來挽救。既然你已經知道Outlook 2007文件所在位置，那麼就更應該充分利用這一點定期備份這些重要文件。
要修復受損的.pst文件，可以利用微軟免費組件Inbox Repair Tool ，該工具就是被設計來修復.pst文件的。
要運行Inbox Repair Tool修復Inbox，可以按照以下步驟進行：
1.打開Search程序
2.搜索scanpst.exe這個程序，找到後雙擊開始
3.在程序的輸入框輸入pst文件的文件的名稱和路徑
4.點擊Start開始修復
需要指出的是，你也可以在C:\Program Files\Microsoft Office\Office12找到該程序。在運行之前，請先備份.pst文件。
一般來說，該工具會修復受損的.pst文件，如果一次不成功可以多嘗試幾次。如果還是不能奏效，你還可以尋找其他的工具進行修復。（比如微軟官方網站的工具：http://www.microsoft.com/downloads/release.asp?ReleaseID=44353&area=search&ordinal=1）
惱人問題#7：
如何刪除重複的條目？在Outlook中，可能具有很多重複的電子郵件、聯繫人、任務等信息。出現這樣的情形，往往是由於你從早期版本的Outlook中導入數據所導致。
如何解決：使用第三方工具仍然是不錯的選擇。下載免費的 Outlook Duplicate Items Remover（http://www.vaita.com/ODIR.asp），選擇Outlook然後安裝該軟件。之後，你會發現Outlook菜單選項煥然一新。
點擊菜單選項，選擇刪除重複條目，並從屏幕中選擇一個要刪除重複條目的文件夾。點擊刪除重複條目，系統就會自動搜尋包含重複條目的文件夾。由於它會把重複條目都複製到文件夾中，也就是你擁有了這些重複條目的一個備份，然後再刪除重複條目。
惱人問題#8：
爲何我不能在多臺電腦中同步Outlook？
如何解決此問題：正如前文所述，Outlook會把一些數據記錄在.pst文件中。因此，如果你想在多臺電腦上都保存郵件最新狀態的話，你需要在多臺電腦上手動複製該文件。
比如，假設你使用一臺式PC，而你在出差的話可能會使用筆記本電腦。你要實現郵件保存最新狀態，必須從臺式電腦上把.pst文件拷貝到筆記本電腦中。然後，你可以在筆記本電腦上像往常那樣使用。而當你返回家裏時，則需要把筆記本電腦上的.pst文件複製到臺式電腦上，進而會讓臺式電腦保存郵件最新狀態。
然而，儘管這來回的複製可以解決問題，但是它卻容易出現失誤——比如你不小心用舊的.pst文件覆蓋了新的.pst文件。
如果你捨得花一點錢的話，一切問題都將會變得更簡單：利用某個工具自動在多臺電腦中同步Outlook數據。比較出名的是PSTSync（http://www.outlooksync.com/products/pstsync/pstsync-overview.html） 和SynchPST for Outlook （http://www.synchpst.com/）工具。這兩款工具功能都類似，前者售價爲59.99美元，而後者爲39.95美元，其專業版則爲69.95美元。
另外，你也可以在臺式電腦和筆記本電腦中建立桌面遠程訪問，這其實是一種更簡便的方法。當你在外出差時，你可以通過遠程訪問連接到臺式電腦並遠程運行Outlook。這樣，也就省卻了同步的繁瑣。
惱人問題#9：
人們常會抱怨郵件中會出現奇怪的字符、亂碼等內容。Outlook 2007 使用了Microsoft Word作爲郵件編輯器。即使你的系統沒有安裝Word，Outlook也會調用Word.dll。因此，當你完成某封郵件時，必然要使用到word。也正因爲如此，當你輸入一個單引號、引號或者其他特殊字符時，它們可能會在收件方顯示爲空格或者奇怪字符。
如果解決此問題：問題的產生是由於Word使用了所謂的智能引號（其實有一些並不能智能）。它們不是純文本字符，以便其他收件人可以準確的顯示文本信息。
解決該問題很簡單，在Outlook中選擇工具-選項-郵件格式，然後從信息格式區域的下拉選項卡中選擇純文本並點擊確定。現在，Outlook就不會再使用智能引號了。然而，它也不會再使用HTML，也就意味着你不能使用字體、顏色等功能。
如果你對大部分郵件想使用HTML而小部分使用純文本格式，那麼，當你在創建一封郵件時，在Outlook頂部的ribbon中選擇選項，並點擊純文本。這樣，該封郵件就會被以純文本格式創建，其他的則使用HTML創建。
也可以使用HTML的同時關閉智能引號功能，選擇工具-選項，點擊郵件格式選項卡，然後點擊編輯器選項按鈕。單擊校對，選擇自動更正選項，然後單擊鍵入時自動套用標籤。並取消“直引號”旁邊的“智能引號”、Ordinals (1st) with superscript以及Hypens with dash的複選框，最後點擊確定。這樣，你就可以撰寫HTML郵件，但是又不會出現古怪字符。
惱人問題#10：
爲何Outlook無法實現與Gmail無縫工作？Gmail可以當作一個POP3客戶端來使用，就如同那些ISP一樣。儘管如此，用戶抱怨他們無法讓Outlook正常工作，因爲與Gmail配置具有複雜性。有沒有什麼辦法，讓其變得更簡單呢？
解決辦法：首先，你需要告訴Gmail讓其擔當一個POP帳戶來使用。在Gmail中，點擊設置，然後單擊轉發和POP/IMAP。選擇“對所有郵件啓用POP”，如果你想下載所有的郵件到Outlook中——包括現有的郵件——你的Gmail帳戶下。如果你僅僅想下載將要收到的新郵件，那麼選擇“對將要收到的郵件啓用POP”。
接下來，選擇你所想要Gmail處理郵件的的方式——是否在收件箱中保留郵件副本，當它們下載到Outlook之後，或者刪除、存檔這些副本。完成這些之後，單擊保存更改。
下面，就是在Outlook中如何設置使用Gmail：
1、在Outlook中，選擇工具-帳戶設置，然後單擊新建。
2、在彈出的窗口中，選擇“Microsoft Exchange，POP3，IMAP或者HTTP”單擊下一步。
3、在出現的窗口中，輸入你的名字，Gmail郵件地址和密碼。選中“手動配置服務器設置或者其他服務器類型”，單擊下一步。
4、然後，選擇互聯網電子郵件並單擊下一步。
5、在窗口中，針對帳戶類型選擇POP3。對於收件服務器，輸入pop.gmail.com。對於發件服務器則輸入smtp.gmail.com。在登錄信息區，輸入你的用戶名和密碼，並勾選記住密碼。
6、點擊更多設置並選擇發送服務器選項卡。勾選“我的發件服務器需要驗證”，然後選擇“收件服務器使用相同的設置”。
7、單擊高級選項卡。勾選收件服務器（POP3)下的“此服務器要求安全連接（SSL）”。
8、點擊確定。然後回到之前的窗口，點擊測試帳戶設置。
當你看到顯示你已經設置成功時，點擊關閉，並單擊完成。之後，你就可以讓Outlook協同Gmail一起收發郵件了。
英文原文地址：http://www.itworld.com/software/60636/hate-microsoft-outlook-how-fix-top-annoyances?page=0%2C0