原文：如何有效控制企業打/複印成本
作者：Huai Mao
關鍵詞：管理|打印|複印|成本|成本控制
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引言：在全球一體化的經濟刺激下，很多企業都相繼通過裁員、削減管理成本、減少日常開支等等方式以渡過此次全球的金融危機。對於我們IT部門，我們能爲公司做些什麼？在全球金融危機下，IT部門的預算也大幅下調，在此情況下如何有效管理企業打/複印成本應運而生！同時如何有效管理企業打/複印機！『在此我們暫不討論其他成本控制』
企業的打/複印成本可分爲：可見成本和隱性成本兩個部分。可見成本主要爲採購打/複印印機等硬件設備的一次性成本和採購硒鼓、墨盒及打印紙等耗材的多次成本；隱性成本爲打印機維護、修繕、誤工、用戶心理和健康損害、公司形象損害等。在打印TOC中，僅有13%用於硬件設備的購買，另外87%是打印耗材成本、打印設備的管理、維護等流程成本，而打印的耗材成本就佔了其中的很大一部分。
控制成本從購買打/複印設備開始？
打/複印設備的選擇主要依據企業的規模、使用人數、使用者分佈情況來決定，同時考慮如何控制成本、統一管理、高效運轉等關鍵問題。
1、設備選擇需要考慮品牌、後期耗材成本和更換難易、售後服務、價格等主要因素。
品牌優勢：經過全球的使用建立的品牌，設備在性能和穩定性上都無話可說，但是選擇品牌的時候，一定要以自己的實際使用來定位品牌和具體款型，建議選擇原廠或者原廠合法一級代理進行合作，這直接影響到後期服務，這個也是影響價格的主要因素之一。
後期耗材：耗材在企業打複印中佔據整個成本的80%以上，根據選擇品牌來決定後期耗材成本，同時現在耗材有原裝、精仿耗材等。
售後服務：要獲得穩定和高效可靠的打/複印，除了品牌和後期耗材，還有至關重要的售後服務，因爲這是前兩者的有力保障。
價格因素：此是各企業老闆最關心的問題,此項決定到你的計劃是否實現，所以這裏要體現出你推薦此打複印設備的理由？能爲公司帶來什麼？
2、如何管理企業打複印設備？
管理打/複印設備主要是：通過軟件或者策略有效監管打複印設備運行狀態，及時有效更換硒鼓、墨盒或損壞的部件，有效保障打複印設備運行正常。如果企業規模較大，可以集中控制、管理、監測。
3、打複印成本如何增加的？
成本=可見成本+隱性成本。
可見成本：打複印設備購買(前面，已經介紹)，墨盒、硒鼓、打印紙等。
隱性成本：打印機維護、修善、誤工、用戶心理和健康損害、公司形象等。
這裏有兩個現象最容易使打印成本增加：非公打印+重複打印
非公打印：主要是與企業無關的資料打印。
重複打印：主要是未仔細核而重複打印。
4、如何有效控制成本？
A、通過月度和季度報表公佈各部門打複印成本分佈。
B、通過軟件或者策略實現打複印的監控和電子備份，然後進行數據分類統計生成報告。
C、通過行政制方面建立完善的定企業打複印制度進行有效監管。
附註：公司在採購打複印設備的時候，大多首先考慮的是成本，現在除了上面方法以外還有一種有效方式控制打複印成本：購買+租賃
購買：主要適用於小型公司，打複印業務量少的企業。（少於5000的打複印設備部建議租賃）
租賃：主要適用於大中型公司，打複印業務量大的企業。通過租賃可以便於經濟流通，同時具有完善的售後服務保障。
關於是否購買和租賃的劃分，需要鑑於公司的經濟和技術投入，同時也要參考公司的打複印業務量來有效劃分。這裏不做多的闡述，請自行搜索查閱！