你在用Word 2007編寫長文檔的時候最害怕遇到什麼情況呢？
場景1：假設寫了一篇長論文，裏面的各種插圖超過了100張，並被標上了“圖1”、“圖2”之類的標號。但修改時發現，有兩張圖之間還需要插入一張圖。這可好，新插入一張圖後，後面所有圖的標號都要順延了，如果是在文章末尾插入新圖，那工作量還小一些；如果是在文章開頭處插入，呵呵，有得忙了。
場景2：給某個出版社寫了篇書稿，在文章的正文中引用一些信息：“如果想了解有關xxx的詳細信息，請參考本文第x頁xxx節的相關內容”，這時候你會怎樣做?手工創建索引?那以後如果頁數變化了，或者章節的編號名稱變化了，難道再挨個手工更新?
在此，筆者要介紹的題注功能就可以幫我們自動完成很多工作，尤其在編輯長篇文檔的時候特別實用。下面就以Word 2007爲例爲大家介紹一些題注的用法。
插入題注快速編號
通常編輯的Word 2007文檔中經常需要插入圖片、表格或公式之類的對象。爲了便於說明，往往還要在每張圖片、表格或公式下面顯示編號和簡短介紹。對此一般是在插入圖片或者表格之後，另起一行或插入文本框並手工輸入編號和描述。其實這項工作如果改用題注插入會更方便，你既可手動插入編號，也可讓Word 2007在插入對象時自動生成編號。
以對圖片添加編號來說吧。將圖片插入文檔並設置好對齊方式後，選中圖片，切換到“引用”選項卡，單擊“插入題注”，顯示“題注”窗口。默認的題注是“圖表1”，單擊“新建標籤”按鈕，輸入標籤名“附圖”，確定把題注變成“附圖1”。可以順便在題注中的“附圖1”後面加上一些簡單介紹。在此，你可以在“標籤”的下拉列表直接選擇其它題注，在“位置”下拉列表中選擇題注要出現在項目的上方或下方，也可以單擊“編號”按鈕設置編號格式。最後確定即可看到圖片的題注了。
爲第二張圖編號就簡單了，同樣選中圖片單擊“插入題注”，在“題注”窗口中默認的就是“附圖2”，若不需添加介紹的話，直接確定即可。
利用題注加速編輯
一般手動插入的圖表編號，一旦在中間又插入新圖或刪除舊圖，那麼後面所有圖片的編號都得重新改過。而使用題注插入編號則不存在這個麻煩。在文檔中增加新圖片時，只要先對插入圖片用題注進行編號。然後按“Ctrl+A”鍵全選再按F9刷新，後面所有圖片編號就會自動修正了。
假設在“附圖2”前面插入一張圖，此圖會被題注編號爲“附圖2”，而刷新後原來的“附圖2”則會變爲“附圖3”，依此類推。刪除圖片時只要把下面的題注一起刪除，同樣可以通過F9刷新快速修正所有編號。
交叉引用快速修正
在一些長文檔中，經常看到象“詳見本文X頁XXX內容”這樣的題注。若手工輸入，由於後期文檔各部分所在的頁數、標題會因編輯排版而改變，到時逐一修正將是一項艱鉅的任務。其實此類題注，只要使用題注的交叉引用即可輕鬆搞定重複修正的麻煩。
第一步：把輸入光標定位到要插入標註的位置。切換到“引用”選項卡，單擊“交叉引用”，在“交叉引用”窗口的“引用類型”下拉列表中選擇“標題”，下面“引用什麼標題”中就會列出本文中的各級標題。
第二步：單擊選中引用的小標題(例：三、報表)，在“引用內容”下拉列表中選擇“頁碼”，單擊“插入”按鈕即可在輸入光標位置插入該標題所在的頁碼29。在“引用內容”下拉列表中選擇“標題文字”，再次單擊“插入”，插入標題名“三、報表”。
第三步：關閉“交叉引用”窗口，在插入的“29三、報表”內容中插入文字，把它改成“詳見本文29頁”三、報表內容”即可。
當我們完成所有排版編輯後，只要按“Ctrl+A”鍵全選再按F9刷新這些題注，即可按最終狀態自動修正。此外，還可以按住Ctrl鍵用鼠標左鍵單擊插入的交叉引用題注，快速跳到該題註標題所在位置。
上面提到的各種題注最終都必需通過按F9刷新才能修正。如果你不喜歡老按F9的話，可以設置讓Word 2007在打印前自動刷新：單擊Office按鈕，在彈出菜單中單擊“Word選項”按鈕，在“Word選項”窗口左側選擇“顯示”，單擊下面的“打印前刷新域”複選項，確定返回。以後打印時Word 2007就會先自動刷新再打印，若你不想打印，那麼只選擇打印預覽也同樣會自動刷新。
Tips：前面提到的目錄和交叉鏈接都必須按Ctrl鍵再單擊才能跳到相應位置。如果要像網頁一樣通過單擊跳轉，只要在“Word選項”窗口左側選擇“高級”，單擊取消“用‘Ctrl+單擊’跟蹤超鏈接”複選項前的鉤即可。不過在一般情況下保留這個還是有必要的。