“嘿，該上OA了”“好的，我來安排”，在現代企業中，這樣的聲音不絕於耳。的確，從2000年至今，協同軟件在中國經歷了一段迅猛成長的過程，比起當初的概念泛化，如今的協同管理軟件已經逐步走向“落地”應用，用戶也隨之平添了一分“理性和成熟”，在產品的選型上則顯得尤爲突出。這從制定信息化規劃的初期便開始顯現，許多企業信息化主管在制定信息化規劃時，力求目標精準、量化，動輒就是三年、五年的信息化規劃，這樣的規劃看上去很美，似乎具備長遠的戰略眼光，而真正落實到產品選型實施階段後，則往往會背離了原有的初衷，已至面目全非。究竟何以至此呢？總結來看，大致有兩方面原因導致。一方面是來自軟件供應商，另一方面則是企業本身。以協同管理軟件廠商爲例便可一探究竟。
據瞭解，目前國內的協同OA廠商達500家之多，雖然產品形態各異，但還是難以避免同質化現象的出現，這也在不同程度上爲企業選型帶來了困擾。在一個協同OA項目的招標過程中，往往會引來多家協同OA軟件廠商的介入，而這些廠商會站在自己的立場描述自身產品的種種優勢，並迎合客戶的長遠規劃，爲其勾勒出一副宏偉的藍圖。這時的企業早已將核心需求拋到了腦後，“這山望着那山高”的心態最終導致迷失在各種協同OA的DEMO中，結果便是由於“體力不支”，倉促的結束了這場選型的拉鋸戰，盲目的上馬了OA項目。項目驗收後，軟件廠商“人去樓空”，這時的用戶才恍然大悟，捫心自問：“這套協同OA軟件究竟是給誰用的？”所謂的爛尾樓工程就是這樣誕生的。
另一方面，企業本身也有着不可推卸的責任。在信息化過程中，往往是一個模糊的開始，在信息化項目推進過程中，理論、思想、技術、知識體系也都在不斷髮生變化，效果與初衷會發生很大變化，因此，動輒“三年、五年”的信息化目標對於企業信息化主管來說並不完全適用，明確提出幾年後要達到什麼樣的效果，尤其是數字上的效果更不可取。“目標量化”已經成爲企業用戶的通病。而且，從國內企業自身的管理體系現狀來看，許多企業與國際先進管理思想還存在着較大差距，大躍進式的信息化改革很難在企業內部行之有效的推廣開來，上了一套協同OA，而員工之間還在使用MSN或QQ等即時通訊工具交流的情況比比皆是，協同軟件成了一個“花瓶”，似乎只是CIO討好老闆的工具，“棄之可惜，食之無味”。
實際上，企業也好，協同軟件廠商也罷，造成這種局面，歸根結底是對用戶實際需求，或者說是核心需求的理解不清。企業究竟爲什麼要花幾十萬、甚至上百萬購買一套協同OA呢？核心需求其實很簡單，提高公司整體協作運轉的效率，以此增加收益率。協同不是目的，效益的最終提升纔是核心所在。
而對於我國目前廠商衆多的協同OA軟件而言，一些廠商在宣傳產品差異性的同時忽略了對於產品應用的研究和思考，使用戶對於協同軟件的應用價值認識產生模糊，忽略了需求的核心。成立於2000年的泛微軟件是協同辦公OA軟件行業的領先企業，多年來一直致力於中國協同軟件產業的創新發展，泛微對於協同OA的理解很簡單：它是輔助多人多組織共同完成一件事務的管理工具。看上去很通俗易懂，實際體現出來的確是一個龐大複雜的體系。
泛微軟件認爲：協同軟件是通過網絡提供一個跨組織、跨區域的虛擬工作場所及相關應用工具。體現爲如下價值：第一、連接價值，即通過協同軟件將分散在局域網和Internet上的各級組織與個人連接起來，形成一個依託於網絡而存在的虛擬集中式辦公場所。第二、溝通價值，及時進行消息的交流與共享，例如即時會話、消息提醒、郵件通訊、新聞公告、知識共享等等，這也是協同工作的基礎。第三、協同價值，即以工作流管理爲線索，將人員、信息等各項資源按一定的規則組合起來，共同處理一組事件。同時，建立起各個異構系統之間的關聯關係，將各類管理數據進行抽取、轉換，參與流轉。流程管理是國內主流協同軟件的主要應用部分。第四、監控價值，即工作過程的監督與控制，工作流程狀態、處理時限等等。這些都增強了企業管理的執行能力。
同時協同軟件的應用還將沉澱企業的制度與文化，人們不在思考什麼制度用在什麼地方，自己服務企業的文化到底是什麼，協同軟件通過流程的制定、知識的分享、信息的發佈、人員的協作，提供一個數字化的虛擬企業環境，解決企業管理過程中繁瑣的事件，使複雜的事件延着既定的規則獲得解決，從而將企業員工從重複的勞動中獲得解脫，將精力放在工作的改進和創新上，也將企業管理者從繁雜的小事中解脫出來，使其能夠更關注企業的戰略規劃和發展，真正獲得員工與組織的和諧快速發展。