分享核心技能，助力職場提升，大家好，我是東東老師。
我們經常提到或聽到時間管理、任務管理這些詞，或者有時會聽到GTD這個英文縮寫，如果你也對這些感興趣了，那大概只有一個原因，就是事情太多太雜，管理起來成問題了，這時就需要升級我們的技能，學會一種行之有效的好方法，幫我們打理好這些繁雜的事務。而那些本來生活就很規律和比較簡單的朋友，就沒有必要專門去用這些方法去管理了，如果用了，還可能適得其反，本來不怎麼亂，反而被這些給搞亂了。所以，時間和任務管理，或者說GTD任務管理系統，適合管理繁雜事務，這是它們的使用場景，咱們得事先搞清楚。
好了，既然提到GTD，咱們就來詳細地說一說，到底什麼是GTD？
其實GTD，是英文Getting Things Done的首字母縮寫，意思是“把事情搞定”，來源於一本同名書籍，這本書現在有一本中信出版社的中文翻譯版本，題目叫《搞定1：無壓工作的藝術》，是一本暢銷全球的個人事務管理書籍，以前叫做《儘管去做：無壓工作的藝術》，如果你希望進一步深入學習GTD，可以找這本書來看一看。
如果你要快速瞭解GTD的核心步驟和要點，以及去實踐這些步驟，那就和我一起來進行下面的學習，這節課我們首先來快速瞭解GTD 的5個步驟，然後在接下來的幾節中，用實戰的方式來實踐這5個步驟，並在實踐中體會GTD的要點和技巧。
GTD作爲一種大名鼎鼎的時間管理方法，它最重要的目標就是實現“無壓工作”，也就是讓我們的大腦更加輕鬆，有更多的精力去處理最能夠產生價值的事情。它的核心是針對事務繁多的場景，把所有事情從大腦中提取出來並進行體系化地管理，從而讓我們可以專注於當下的工作，在完全信任這個外部體系的情況下，輕鬆聚焦於現在的任務，集中精力去完成它。
所以說，正如前面提到的，它適合於事務繁雜，容易忘掉和混淆的場景，我們很多時候怕忘掉事情，所以在大腦中反覆回想，從而造成很多不必要的壓力，或者經常會怕一些雜事把重要的事給沖淡，甚至佔據原來應該做最重要的事的時間，結果造成重要的事不能按時完成，如果你經常被這種事所困擾，那麼你就需要學習使用GTD任務管理系統了。
說起任務管理，其實我是傾向於用這個詞，而不用時間管理。因爲任務是具體的，可管理的，而時間，你管與不管，它就在那裏，你根本無法控制，更談不上管理了，我們能管的，只有自己，靠自己的執行力去完成一個一個的任務。這是題外話。我們繼續談GTD。
如果我們工作很規律並且事情不多，就沒有必要去使用GTD來管理，因爲那樣維護這些事務的代價反而高過事務本身。
GTD任務管理系統的5個步驟是收集、處理、組織、複查、執行。
也就是說，把所有耗時的新任務都加到這個系統裏面，抽空處理這些任務，並按照一定的類別組織好這些任務，每隔一定週期定時對這些任務進行清理維護，然後根據系統的提示或自己對系統中任務的查閱，靠自己的執行力有條理地完成這些任務。
如果這個系統一直維持正常運轉，那麼我們的生活、學習和工作，都會在一種高效能的狀態下有條不紊地進行，這樣我們一段時間內的產出，可能就比不使用GTD系統高出許多倍，並且是在“無壓”的狀態下完成，將對我們身體有害的焦慮症、拖延症一併給去除，所以如果能用好GTD系統，對我們打造高效能人生，科學而系統化地去實現自己的人生目標，是一件非常有幫助的事情。不管你是學生、白領，還是創業者，只要你的場景適合使用GTD，那就是時候來學習和實踐一下了。
下面對這5個步驟進行一個簡單的分解。
GTD任務管理系統的5個步驟
收集
收集，就是把大腦中的想法，都放到一個收集箱裏。
這些想法，可以是想要去做的事情、或者一些靈感、點子，甚至是偶爾看到的一個電話號碼，一句覺得有參考價值的廣告，總之不管想到的是什麼，只要你覺得有必要記錄下來，就把它們統統都放到收集箱裏，清空你的大腦，讓大腦不去做耗費能量的記憶工作，這樣大腦就可以有更多能量去進行更重要的分析、思考、決斷等工作。
當然，這些臨時收集的想法在收集箱裏一定是雜亂無章的，但是，我們先不要管它們，重要的是先把大腦清空，讓大腦沒有壓力。
處理
接下來的工作就是處理，也就是清空收集箱。
當有空閒時間的時候，開始一條一條地處理收集箱中的這些條目，覺得不可行的，可以將它們刪除，或者先放到某個地方，例如一個叫做“歸檔”的清單，留待以後再處理。至於怎麼使用清單，後面我們實踐的時候再講。如果覺得條目可行，就落實到“下一步行動”，或者歸類到相應的文件夾和清單，安排好時間地點人物等要素，然後只管在系統的提示或自己檢閱後，到時靠實際行動去完成就可以了。
所以說，處理就是把想法轉化成可執行的任務的過程。
組織
當任務比較多的時候，就需要進行分門別類地組織，從而方便我們查閱和管理。分類的目的，是爲了管理任務時更加高效，以及不錯過最重要的事。
在實踐時，使用文件夾來分成大類，文件夾中的清單列出具體任務，通過這種方式把不同的任務有序地放到相應的文件夾和清單中，方便我們隨時查閱和執行。
至於文件夾的分類，我們可以按場景，或者按部門，有不同的方法，根據自己的喜好和需要來定就可以了，在實踐時我們會具體講解。
組織的方法還有加標籤、標註顏色、設置優先級、設置重複任務的定時提醒等，我們也會在後面進行實例講解。藉助這些實用的工具，可以非常有效的組織大量任務。
複查
複查是定期維護任務列表的過程，是執行任務前的最後準備。
例如，乘飛機或動車出差之前，檢查一下行李是否有遺漏；考試之前，檢查是否準備好了考試用具，手機是否已經關機；上臺演講之前，檢查演講稿是否已經通透，着裝是否有紕漏等等。GTD的複查與這些事情類似，就是在執行任務之前檢查一遍前面的步驟，看看是否已經按照要求處理好。
從某種意義上來說，複查是一種垃圾回收機制，因爲不能老堆積任務，卻不去有效地提高任務的完成度，導致任務堆積過多，反而造成整個系統的過度消耗，甚至造成心理上因爲很多任務沒有完成而造成的壓力，產生不必要的焦慮和拖延，這樣就背離了GTD系統的初衷了。
所以複查是非常重要的工作，因爲這個系統只有經常維護才能正常運轉，只有正常運轉才能形成良性循環，這種任務一件一件完成的結果累積，就是在幫助我們完成一個一個的大目標，從而實現我們人生的價值。
複查的頻率：可以每週一次大維護，每天一次小維護。例如，每個週末抽出一大段時間，例如20分鐘，對本週的任務進行復查。每天早起後或臨睡前，抽出5-10分鐘對當天的任務進行復查。
複查可以遵循這樣的步驟：
1、檢查收集箱是否清空。
2、檢查每項任務是否已經安排好時間地點人物所需要物料等細節。
3、檢查各清單中是否有已經完成或可以作廢的條目，已經完成的標註完成
劃重點：複查，其實是GTD系統中最重要的一個環節。
執行
執行就是按照GTD系統的提示，或者自己的查閱，靠有條不紊地行動來完成任務。
沒有執行，一切都只是計劃，只是理想。所以執行就是任務落地的過程，其重要性也是不言而喻的，就不展開說了。GTD前面四步，都是爲了這最後一步，即高效的執行。所以GTD也可以說是一個理想到實踐的系統管理方法。
上面講了GTD的5個步驟，我們再來回顧一下：收集、處理、組織、複查、執行。即收集想法清空大腦、對想法做取捨加工形成具體可落實的任務、用文件夾和清單來組織不同類別的任務、定期對任務列表進行維護、按照系統提示和自己查閱執行任務直到完成。
GTD任務管理系統的軟件（工具）實現
運用GTD原理幫助用戶實現任務（或時間）管理的軟件有很多，實現的非常優秀的有Mac版的OmniFocus和跨平臺的滴答清單，其它的就不作推薦了。這是筆者根據多年使用經驗下的結論，只是個人意見，不代表大數據。
OmniFocus的優點是可無限分層級，而滴答清單做不到這一點，非常遺憾。所以，如果你的設備生態系統爲蘋果系，則優先選用OmniFocus，而如果不是蘋果系生態，或者有跨平臺的需求，則毫無疑問要選擇滴答清單。
OmniFocus方面，根據一些朋友的建議和要求，專門製作了一個小課，需要觀看的可以點這裏。如果覺得課程還不錯，可以分享給朋友，讓有用的經驗可以幫助更多人，並且順便賺回學費。
滴答清單的課程也在緊張製作中，預計一週左右就可以與大家見面了，東東老師在課程中會詳細分解滴答清單在GTD任務管理系統實踐方面的經驗，並且還會介紹滴答清單在GTD之外的許多實用技法，敬請期待。感謝閱讀。