第一節 物料編碼的意義
物 料編碼是以簡短的文字、符號或數字、號碼來代表物料、品名、規格或類別及其它有關事項的一種管理工具。在物料極爲單純、物料種類極少的工廠或許有沒有物料 編碼都無關緊要，但在物料多到數百種或數千、數萬種以上的工廠，物料編碼就顯得格外重要了。此時，物料的領發、驗收，請購、跟催、盤點、儲存等工作極爲頻 緊，而藉着物料編碼，使各部門提高效率，各種物料資料傳遞迅速、意見溝通更加容易。物料編碼之功能如下：
? 增強物料資料的正確性
物料的領發、驗收、請購、跟催、盤點、儲存、記錄等一切物料之活動均有物料編碼可以查覈，因此物料數據更加正確。至於一物多名，一名多物或物名錯亂之現象不致於發生。
? 提高物料管理的工作效率
物料既有系統的排列，以物料編碼代替文字的記述，物料管理簡便省事，效率因此提高。
? 利於電腦的管理
物料管理在物料編碼推行徹底之後，方能進一步利用電腦作更有效的處理，以達到物料管理之效果。
? 降低物料庫存、降低成本
物料編碼利於物料庫存量的控制，同時利於呆料的防止，並提高物料管理工作的效率，因此可減輕資金的積壓，降低成本。
? 防止物料舞弊事件之發生
物料一經編碼後，物料記錄正確而迅速，物料儲存井然有序，可以減少舞弊事件之發生。
? 便於物料之領用
庫存物料均有正確的統一的名稱及規格予以編碼。對用料部門的領用以及物料倉庫的發料都十分方便。
? 便於壓縮物料的品種、規格
對物料進行編碼時，可以對某些性能相近或者相同的物料進行統一、合併和簡化，壓縮物料的品種、規格。
第二節 物料編碼的原則
物料編碼必須合乎物料編碼的原則，合理的物料編碼，必須具備下列基本原則：
l 簡單性
l 分類展開性
l 完整性
l 單一性
l 一貫性
l 可伸縮性
l 組織性
l 適應電腦管理
l 充足性
l 易記性
一、簡單性
編碼的目的在於將物料化繁爲簡，便於物料的管理，如果編碼過於繁雜，則違反了編碼之目的。因切此物料編碼在應用文字元號或數字上應力求簡單明瞭，這樣可節省閱讀、填寫、抄錄的時間與手續，並可減少其中的錯誤機會。
物料相當單純時，只要將物料簡單分類爲幾項即可，物料分類項目多了，就顯得很不方便。若物料相當複雜時，就要將大分類再加以細分，這種分類展開也稱爲多級分類。
二、分類展開性
物料複雜，物料編碼大分類後還要加以細分，如果採用阿拉伯數字十進制，則每段最多隻能由十個細分的項目，如果採用英文字母，則每段有26 個細分項目，然而細分項目太多，就難於查找，而細分項目太少，則分類展開太慢，分類細分項目通常以五至九個較佳。例如採用阿拉伯數字十進制，有十八個項目時，其分類展開可以利用下列方法。
|
需要分類的 項目 |
第一種分類方法 |
第二類分類方法 |
第三類分類方法 |
||
|
1 |
1 |
11 |
0 |
01 |
01 |
|
2 |
12 |
02 |
02 |
||
|
3 |
13 |
03 |
03 |
||
|
4 |
14 |
1 |
1 |
04 |
|
|
5 |
15 |
2 |
21 |
05 |
|
|
6 |
16 |
22 |
06 |
||
|
7 |
2 |
21 |
23 |
07 |
|
|
8 |
22 |
3 |
3 |
08 |
|
|
9 |
23 |
4 |
41 |
09 |
|
|
10 |
24 |
42 |
10 |
||
|
11 |
25 |
43 |
11 |
||
|
12 |
26 |
5 |
5 |
12 |
|
|
13 |
3 |
31 |
6 |
61 |
13 |
|
14 |
32 |
62 |
14 |
||
|
15 |
33 |
63 |
15 |
||
|
16 |
34 |
7 |
7 |
16 |
|
|
17 |
35 |
8 |
8 |
17 |
|
|
18 |
36 |
9 |
9 |
18 |
|
（表一）
三、完整性
在物料編碼時，所有的物料都應有物料編碼可歸，這樣物料編碼才能完整。若有些物料找不到賦予之物料編碼，則很顯然物料編碼缺乏完整性。
新產品新物料的產生容易破壞物料編碼的完整性。 因此每當有新物料產生，即應賦予新的物料編碼，並規定新的物料沒有編碼，採購部門不得從事採購，即使沒物料編碼的新物料採購進來了，倉庫部門或會計部門發現物料訂購單缺少物料編碼，即應請採購部門補填物料編碼，否則不予入庫、不予付款。這樣才能確保物料編碼的完整性。
四、單一性
物料編碼的單一性是指一個物料編碼只能代 表一種物料，同一種物料只能找到一個物料編碼，而絕無一個物料有數個物料編碼，或一個物料編碼有數項物料，一般地，只要物料的物理或化學性質有變化、只要 物料要在倉庫中存儲、就必須爲其指定一個編碼，舉例，如某零件要經過沖壓成型、鑽孔、噴漆三道工序才能完成。如果該物料的三道工序都在同一車間完成，不更 換加工單位，即衝壓成型後立即進行鑽孔，緊接着進行噴漆，中間沒有入庫、出庫處理，則該物料可取一個代碼。如果該物料的三道工序不在同一個車間完成，其順 序是衝壓、入庫、領料、鑽孔、入庫、領料、噴漆、入庫，則在庫存管理中爲了區分該物料的三種狀態，必須取不同的物料編碼。 例：3000A,3000B,3000C 三個編碼分別表示三種不同加工狀態的物料。
五、一貫性
物料編碼要統一而有一貫性，如以年限分類爲標準時，就應一直沿用下去，在中途不能改變用籍貫或姓氏別來分類，若要這麼做必須要分段或分級進行。
六、伸縮性
物料編編碼要考慮到未來新產品發展以及產品規格的變更而發生物料擴展或變動的情形。預留物料的伸縮餘地，並不能僅就目前物料的現狀加以物料編碼的安排，否則他日新物料產生時，就有新物料無號可編的情況。
七、組織性
物料編碼依其編碼的系統，作井然有序的組織與排列，以便隨時可從物料編碼查知某項物料帳卡或數據。物料編碼的組織性，對物料管理可以省掉不必要的麻煩。
八、適應電腦管理
電腦的應用已經比較普及，因此在編碼時一定要考慮錄入的方便性, 如編碼儘可能短、少使用其它符號，如‘# ’、‘- ’、‘* ’等。
九、充足性
物料編碼所採用的文字、記號或數字，必須有足夠的數量，以便所組成的個別物料編碼，足以代表所有個別物料，以及應付將來物料擴展時的實際需要，以免遇有特殊物料時無號可編。否則物料系統被破壞，費時誤事。
十、易記性
在不影響上述九項原則之下，物料編碼應選擇易於記憶的文字、符號或數字，或賦予暗示及聯想性。但這原則是屬於次要原則，若上述九項原則俱全而獨缺乏此項原則的物料編碼，仍不失爲優秀的物料編碼。
第三節 物料編碼的方法
目前工商企業所採用的物科編碼方法，主要有下列幾種：
1. 阿拉伯數字法
2. 英文字母法
3. 暗示法
4. 混合法
一、阿拉伯數字法
阿 拉伯數字法，是以阿拉伯數字作爲物料編碼的工具，採用以一個或數個阿拉伯數字代表一項物料。這種方法容易瞭解，只是需另外準備物料項目與數字的對照表，又 要記憶對照項目，因此有關人員必須經過一段時間的訓練與適應才能運用自如。以阿拉伯數字做物料編碼的，較常見的有下列幾種：
ü 連續數字編碼法
ü 分級式數字編碼法
ü 區段數字編碼法
ü 國際十進制分類法
1 ．連續數字編碼法
連續數字編碼法是先將所有物料依某種方式大致排列，然後自1 號起依順序編排流水號。這種物料編碼方法可做到一料一號，只是順序編碼除顯示編碼時間的先後，往往與所代表項目的屬性並無關聯。因爲新購物料無法插入原有排列順序的料號內，例如： 1078 爲3/8 “×3/4 ”之六角鐵製帶帽螺栓，而新購的六角鐵製帶帽螺栓爲3/8 “ ×1 ”, 其物料編碼無法插入（因過去沒有庫存或採用這種物料，故無編碼），故只好編以最後一個號碼8974 。兩種物料本應排在一起，現在物料編碼相距如此遙遠，在物料管理、倉儲管理上很不方便。
2 ．分級式數字編碼法
分級式數字編碼法是先將物料主要屬性分爲大類並編定其號碼。其次再將各大類根據次要屬性細分爲較次級的類別並編定其號碼，如此已繼續進行下去。在分級式數字編碼法中，任一物料項目只有一個物料編碼。
表二爲三種屬性的階級式數字編碼法，共可組成36 個（3 ×4 ×3 ）編碼，這種方法的優點一方面顯示編碼的規律性，一方面達到一物料項目僅有一編碼的目標，其缺點是無用空號太多，一方面顯得浪費累贅，另一方面常導致物料編碼位數不夠用。
|
來 源 （大類） |
材 料 （中類） |
用 途 （小類） |
|
1 = 自制 |
1 = 非鐵金屬 |
1 = 零部件 |
|
2 = 外購 |
2 = 鋼鐵 |
2 = 包裝用料 |
|
3 = 委外加工 |
3 = 木材 |
3 = 辦公用品 |
|
|
4 = 化學品 |
|
（表二）
3 ．區段數字編碼法
區段數字編碼法介於連續數字編碼法與分級式數字編碼法之間。使用位數較級次式數字編碼法更少，而仍能達到物料編碼的目的。例如有64 項，分爲5 大類，其情形如下：
|
A 類 |
12 項 |
|
B 類 |
10 項 |
|
C 類 |
17 項 |
|
D 類 |
15 項 |
|
E 類 |
10 項 |
|
合計 |
64 項 |
（表三）
上述情形，如用階級式數字編碼法必須3 位數，但如改爲區段數字編碼則僅需二位數即可，其情形如下：
|
類別 |
分配編碼 |
剩餘備用編碼 |
|
A 類 |
12 項（01-20 ） |
8 項 |
|
B 類 |
10 項（21-37 ） |
7 項 |
|
C 類 |
17 項（38-61 ） |
7 項 |
|
D 類 |
15 項（62-83 ） |
7 項 |
|
E 類 |
10 項（84-99 ） |
6 項 |
（表四）
4 ．國際十進分類（U. D. C. ）
這種方法於1876 年美國杜威M.DeWey 首創，其方法新穎而獨到，可以無限制展開，頗受歐洲大陸各國的重視。1895 年的國際圖書館學會決定杜威的十進法爲基礎，作更進一步發展，其後經衆多數學專家的確究與發展，最後完成所謂國際十進制分類法（Universal Decimal Classification ），目前已有許多國家採用爲國家規格。
所謂國際十進制分類法是將所有物料分類爲十大類，分別以 0 至 9 之數字代表之，然後每大類物料再劃分爲十個中類，再以 0 至 9 之數字爲代表，如此進行下去按金字塔 Pyramid 形態展開。其情形如下：
6 應用科學
62 ． 工業技術
621 ． 機械的工業技術
621 ．8 動力傳動
621 ．88 挾具
621 ．882 ． 螺絲、螺帽
621 ．882 ．2 各種小螺絲
621 ．882 ．21 金屬用小螺絲
621 ．882 ．215 丸螺絲
621 ．682 ．215.3 平螺絲
二、英文字母法
是以英文字母作爲物料編碼工具的物料編碼法。英文字母中I 、O 、Q 、Z 等字與阿拉伯數字1 、0 、9 、2 等容易混淆，故多廢棄不用，除此之外，尚有23 個字母可利用。如以A 代表金屬材料，B 代表非木材，C 代表玻璃。以AA 代表鐵金屬，以AB 代表銅金屬...... ，英文字母在我國已經相當普遍，是可用的物料編碼方法。
三、暗示法
暗示編碼法是指物料編碼代表物料的意義，可自編碼本身聯想出來。暗示編碼法又可分爲：
l 字母暗示法
l 數字暗示法
1. 英文字母暗示法：
從物料的英文字母當中，擇取重要且有代表性的一個或數個英文字母（通常取主要文字的第一個字母）做爲編碼的號碼，使閱讀物料編碼者可以從中想象到英文字文字，進而從暗示中得知該物料爲何物。
例如：
VC=Variable Capaciter ( 可變電容器)
IC=Integrated Circuit( 集成電路)
SW=Switch( 開關)
ST=Steel Tube ( 鋼管)
BT=BRASS Tuber( 黃鋼管)
EP=Ear Phone( 耳機)
2. 數字暗示法：
直接以物料的數字爲物料編碼的號碼，或將物料的數字依一固定規則而轉換成物料編碼的號碼，物料編碼的閱讀者可從物料編碼數字的暗示中得悉該物料爲何物。
物料編碼代表的意義：
例1 ： ×× × ××× ×× ××
—— — ——— —— ——
類 小類 形式 長度 厚度
例2 ：電阻值的編碼
|
編碼 |
電阻值 |
|
005 |
0.5 Ω |
|
050 |
5 Ω |
|
100 |
10 Ω |
|
101 |
100 Ω |
|
102 |
1000 Ω |
|
103 |
10,000 Ω |
|
104 |
100,000 Ω |
|
105 |
1,000,000 Ω |
（表五）
例3 ：鋼筋直徑的編碼
|
編號 |
鋼筋直徑 |
|
12 |
12mm |
|
16 |
16mm |
|
19 |
19mm |
|
25 |
25mm |
（表六）
例4 ：鋼球軸承軸徑之編碼，其編碼爲軸經（限於軸經20mm 至200mm ）mm 數的五分之一。
|
編碼 |
軸徑 |
|
05 |
25mm |
|
06 |
30mm |
|
07 |
35mm |
（表七）
四、混合法
混合法物料編碼系聯合使用英文字母與阿拉伯數字來作物料編碼，而多以英文字母代表物料之類別或名稱，其後再用十進制元或其它方式編阿拉伯數字號碼。這種物料編碼方法較十進制元採用符號較多，故有不少企業樂於採用此種方法。
例如： M= 金屬物料
MB= 螺栓、螺絲及帽
MBI= 帶帽螺栓
MBI-100= 六角鐵製螺栓帶帽
MBI-106-6=3/8 ” x 3/4 ”六角鐵製螺栓帶帽
MBI-106-8=3/8 ” x 1 ”六角鐵製螺栓帶帽
MBI-106-9=1/2 ” x 1 ”六角鐵製螺栓帶帽
例一：某企業冰箱材料分類與編碼
1. 代碼基本形式
× × × × × × × × × ×
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
大分類 中分類 小分類
整個代碼由十位數字組成，同樣規格和材質的物料編碼相同。
2. 大分類是由前兩位數字代表，31 表示冰箱
3. 中分類由第3 、4 、5 位三位數字表示
|
1 板金類 |
2 金屬類 |
3 塑料橡膠類 |
|
01 外箱組件 |
01 鐵 |
01 擠壓弄（射出） |
|
02 內箱組件 |
02 銅 |
02 成型（真空與衝牀成型） |
|
03 門組件 |
03 鋁 |
03 吹氣盛開 |
|
04 蒸發器組件 |
04 鋅合金 |
04 剪型 |
|
05 底座組件 |
05 其它金屬 |
05 模內加熱加壓成型屑 |
|
06 凝結器組件 |
|
06 橡膠 |
|
07 其它零件 |
|
07 管棒類 |
|
|
|
08 其它 |
4 電工器材 |
5 絕熱材料 |
6 雜類 |
|
01 電裝品部分 |
01 玻璃纖維 |
01 紙類 |
|
02 電線 |
02 保利龍 |
02 膠帶類 |
|
03 其它 |
|
03 玻璃類 |
|
|
|
04 海綿類 |
|
|
|
05 木類 |
（表八）
4. 小分類爲5 位數（6 、7 、8 、9 、10 ），前4 位是流水號碼，最後一位表
板金類表面處理編碼。
0 表示未電鍍、未噴漆、及表面不需要處理之零件
1 表示噴漆
2 表示電鍍
3 表示研磨
5 ．分類編碼實例
3110700012 表示板裝飾條用夾板
例二：某機械加工廠的物料編碼原則
該企業考慮目前物料的總數有4000 種左右，考慮到將來的發展，制定以下物料編碼原則：
× × × × × ×
1 2 3 4 5 6
前5 位爲順序號，以分段的方式將物料分爲20 大類，最後一位表示零件的特徵碼,A 表示衝壓工序已完成，B 表示零件加工車間已完成、C 表示電鍍車間已完成、D 表示噴漆車間以完成。
如： 00012A 十字架上託（已衝壓成型）
00012B 十字架上託（已鑽孔）
00012C 十字架上託（已電鍍）
例三：某柴油機生產廠的物料編碼原則
所有物料編碼分四段，先後順序爲“物料類別、物料特徵碼、順序號、後綴”
× ×××…… ××…… ×
物料類別 物料特徵碼 順序號 後綴( 可選)
1. 物料類別
物料類別用一位數字或字母表示，用來區分產品、零部件、原材料、輔助材料……
2. 物料特徵碼
物料特徵碼用3-8 位數字或字母表示，用來表示識別該類物料的特徵代碼。每一類物料可取不同寬度的特徵代碼，如：產品的特徵碼可取3 位，用來表示產品的系列號及其它特徵，而零部件的特徵碼可取8 位，用來表示零部件所屬的產品號及其圖號。一旦確定了某類特徵代碼使用的位數，則所有該類物料的特徵碼必須按照指定的位數編碼。代碼不足指定位數的可用其它字母或數字補充（用字母補充時一般用字母“N ”，），代碼超過指定位數的可進行簡寫。
對特徵碼，也可進行細分，如特徵碼總長度爲6 位，則可用前兩位表示一種信息，中間兩位表示一種信息，後兩位表示一種信息。
3. 順序號
順序號用來表示某一物料在該類物料中的編碼順序，是爲了區別同一類物料中的不同物料而設計的。順序號的長度可根據該類物料的多少確定，但要考慮編碼將來的擴展，保留一定的餘地。不同類別的物料可以取不同長度的順序號，如：用三位就可表示從‘000 ’到‘999 ’共1000 種物料。順序號的長度一旦指定，則該類物料的所有順序號位必須按指定的長度編寫，不足長度的前面用’0 ’補充。如：001,002,003,090,445 等是正確的，不能用’10 ’表示第10 種物料，而應用‘010 ’來表示。
4. 後綴
後綴用一位字母表示，可以用來區分相同名稱、規格或圖號而材質、加工工序或顏色不同的零部件或產品、原材料。這樣，可以用相同的特徵代碼和順序號表示出同一圖號的零部件或產品的不同狀態。
如： C325002R, 表示產品325002 紅色
C325002G, 表示產品325002 綠色
L3421007A, 表示零部件3421007 已衝壓成型
L3421007B, 表示零部件3421007 已零件加工
L3421007C, 表示零部件3421007 已電鍍
後綴是可以選擇的，可以使用，也可以不用，根據具體情況而定。
5. 舉例：
如：產品的編碼原則定爲：
× ×××× ××
一位字母‘C ’ 四位特徵碼 兩位順序號
則產品 內銷機-S195-S195 長單機的代碼可編爲： CS19501
內銷機-S195-S195 方單機的代碼可編爲： CS19502
內銷機-S195-S19545W 的代碼可編爲： CS19503
零部件的編碼原則爲：
× ×××××××× ××× ×
一位字母‘L ’ 八位特徵碼 三位順序號 一位後綴
用特徵碼錶示產品及圖號的縮寫，後綴表示零部件加工的狀態。
例，專用件或借用件的編碼：
內銷機-S195-S19545W 缸套的圖號爲0101 ，零件順序號爲03 則其代碼爲可編爲：LS195010103 [L S195 0101 03] ，後綴不用。
通用件的產品編碼：
通用件因爲不專於任何一個產品序號，其產品特徵碼可定義爲：TTTT 或其它有代表性的字符。
如果上例中的內銷機-S195-S19545W 缸套屬於通用件，則其編碼爲：LTTTT010103 。
注意事項：
1. 如果使用字母和數字混和編碼時，應避免使用字母O 、I 、Z 等字母，以免書寫時與0 、1 、2 相混淆；
2. 編碼中儘可能不用- 、# 、* 等這些無意義的符號（只是爲了區分編碼的段，而沒有任何含義），因爲這些符號不便於電腦輸入，而且會使編碼太長；
3. 確定編碼方案時一定要保留足夠的空間以方便以後的擴充；爲了使編碼便於書寫和錄入電腦，編碼在滿足一定的要求下應儘可能簡短；
4. 凡是庫存中可能出現的物料都必須予以編碼；
5. 每種物料只能有一個編碼，同樣，一個編碼只能在庫存中找到一種物料，一一對應。
一、靈活地解決物料編碼的修改問題
物料的編碼原則上不允許修改，但由於各種原因，如：制定物料編碼原則時預留範圍不夠，需要擴充；新物料編碼時物料的類別分配錯誤；隨着企業的 發展，使用物料類型的變化，原來的編碼原則需要更改或細分等。當這些事情發生時都需要對現有的物料編碼進行修改，否則物料的編碼原則將失效。綜上所述，物 料編碼的修改在很多情況下是因爲物料的類別變化引起的，物料編碼中所攜帶的物料類別信息越多，則物料編碼越需要頻繁地修改，以下舉例說明。
例：
某企業的零件編碼由5 位數字組成，第一位是產品類型碼，用“1 ”表示“單面檯秤”，用“2 ”表示“雙面檯秤”，第二位表示“組件”，用“1 ”表示“齒輪組件”，用“2 ”表示外殼組件，後三位爲順序號，起初企業只有一個類型的產品叫“單面檯秤”，用“01 ”表示“單面檯秤齒輪組件”，“02 ”表示“單面檯秤外殼組件”，單面檯秤齒輪組件中的零件“大齒輪”的編碼是 “11006 ”。後來企業又陸續開發了一系列新產品，如“雙面檯秤”、“健康稱”、“廚房稱”……，其中都用到了“單面檯秤”中的一些部件，企業希望將這些組件重新分類，用第一位“0 ”表示通用件，將“大齒輪”（編碼11006 ）歸類到通用組件中，則其編碼需改爲“01006 ”。
允許用戶簡化物料的編碼方案，儘可能減少物料編碼中過多的類別信息，代之以順序號，這樣物料編碼將比較簡短，容易實現電腦錄入、存儲，有關類 別信息將另外存儲，不在編碼中攜帶，這樣，當物料的類別改變時，只需更改其類別，而原有的代碼不變。這樣會大大減少物料編碼的改變頻率。
同時，還允許用戶可在任何時候修改物料編碼，且不會影響以前的資料。
二、物料分類更加靈活、細緻
物料類別管理採用分級管理，用戶可根據需要設置物料類別及細分類別，原則上對級次不限制。用戶可以根據需要隨時調整物料的類別，達到統計、分析的目的。
三、使用技巧
如果完全按照順序號進行物料編碼，雖然編碼簡短，但不容易記憶，如果編碼中攜帶了物料的類別信息，則不易修改。一般地，根據企業的具體情況，採用二者結合的方法。有以下原則可參考：
當物料種類比較少時，如1000 種以下，可較多地攜帶類別信息
如： 600 型掃描儀，編碼爲SCAN600
1200 型掃描儀，編碼爲SCAN1200
P Ⅱ300Mhz 處理器，編碼爲P2CPU300
PHILIPS 顯示器，編碼爲CP001 （CP 表示電腦部件）
IBM 顯示器，編碼爲CP002 （CP 表示電腦部件）
當物料的種類較多時，如5000 種以上，可不攜帶或少攜帶類別信息
如： 3/8 ” x 3/4 ”六角鐵製螺栓帶帽，編碼爲：5872
3/8 ” x 1 ”六角鐵製螺栓帶帽，編碼爲：5873
1/2 ” x 1 ”六角鐵製螺栓帶帽，編碼爲：5874
毛衣（紅色）：3002R ( 用R 表示紅色)
毛衣（黃色）：3002Y ( 用Y 表示紅色)
記住毛衣爲3002 ，可聯想出紅色3002R ，綠色3002G ……
將來可能會變動的物料類別信息或物料屬性最好不要將其作爲物料編碼的一部分，而將其放在物料的類別信息中。
如果用戶目前已經存在舊的物料編碼，而且所有人員已經熟悉，不到萬不得已，最好不要修改，繼續沿用以前的代碼，可減少許多工作量。
