在KnowledgeWise中，文檔通過條目（Item）的方式來記錄的，也就是一個文檔對應一個條目，每個條目首先會有標題，描述，負責人，附件等字段組成，這些字段是自定義，可以根據你的需要而添加，這是所謂的基本屬性。然後條目還有一些高級屬性，比如權限控制，流程控制，版本控制，歷史跟蹤記錄等等，下面我就結合我們公司的實際流程來介紹一下這個系統。
1. 首先對於那些制度類的，合同類的文檔，還有培訓類的文檔，我就不詳細介紹了，因爲這些文檔不需要所有人都需要看到的，甚至有些需要保密的，更加不能讓很多人看到了。通過KnowledgeWise可以保存到只有相關人員才能看到的地方。KnowledgeWise可以爲每個人針對每個文件，每個文件夾設置不同的權限，比如只讀，可以編輯，可刪除，可創建，當然還有不可見。所以你想設置如何複雜的權限組合都是沒問題的。（權限管理）
下面的兩個圖中，可以看到，我們可以爲文件夾與文件設置不同的權限，而且是可以爲不同的人設置不同的權限的，也就意味着，就是兩個人都是經理，我也可以讓一個文件只讓其中一個人看到。
2. 然後就是一些設計文檔、開發文檔或者是FAQ之類的，這些文檔在實際過程中總是會經過很多流程最終產生一個成品，拿設計文檔來說吧，一個設計文檔從最初有意向，到最後成型，可能分爲以下幾個部分：草稿—>初級審覈—>繼續修改—>再次審覈—>最後修改—>最後審覈—>同意，這麼幾個過程，而且每個過程中，負責處理的人也不一定是一樣的，草稿可能是有普通設計人員處理的，初級審覈應該是設計組長處理，最後審覈可能是設計主管處理，所以我們就需要設置嚴格的工作流程和相應的權限，流程剛纔已經說過了，權限的話，意思是說，比如這個文檔在“初級審覈”階段，必須設計組長才有權限去把這個文檔改變到繼續修改狀態，其他人沒有這個權限，甚至其他根本就沒法看到這個狀態下的那個文檔，這樣就確保是設計組長審覈過纔去繼續修改的，杜絕了有些人想盡快通過這個文檔而直接跳過流程改狀態了（當然，在KnowledgeWise中經過自定義設置是可以跳過流程改狀態的，當然正常情況下，這個必須是有一定權限的人才能做的，比如主管，經理等）（流程管理）
下面兩個圖是一個典型的文檔的流程的，第一個圖是在系統中自定義設置一個流程，第二個圖是系統客戶端的實際使用情況，可以看到，一個文檔從新建到最終成型在正常情況必須通過每個狀態的負責人的處理後，走完這個流程，這樣子基本上能夠保證一個文檔的質量。在系統中，每個能進入的系統的人，只要一進系統就可以看到自己需要處理的不同狀態的文檔任務，包括寫文檔、修改文檔和審覈文檔。
(未完待續)
