ERP標準流程

 ERP標準流程(連載)
ERP標準流程之一----入庫管理

一、業務說明：
庫房在收到實際貨物和相應入庫驗收單據的情況下，按照庫房實物管理制度，清點貨物，按照要求，將貨物存放到指定地點，並在入庫驗收單上簽字。
入庫驗收單的來源存在多種情況：進貨入庫、銷退入庫、借貨入庫、移庫入庫、從同級單位調貨入庫。在實際業務中，可能還存在只簽字，沒有實貨的情況，如報溢。在手工業務中，不同的入庫實際上是不同的原始單據，我們建議，在引入計算機管理信息系統後，我們應該將所有入庫單據統一。

二、流程圖：
入庫流程如下：

三、流程圖說明
    庫房管理員隨時查詢未記賬的入庫單，根據實貨在庫房的存放情況，確定貨位等明細信息，並檢查如批號等的明細信息，正確後，入庫記保管帳並打印入庫單，作爲記賬的依據。
四、單據說明
入庫單：庫房管理員入庫記賬依據（一般情況下不包括金額信息，有時被進貨單的一聯代替）。
單據樣式：
數據項說明：
五、報表說明
 無
六、崗位職責
 庫房管理員：確保單據同入庫實物一致，在系統中將入庫單入庫記賬。若有需要調整的在庫信息則使用複覈修改入庫單功能進行調整。
 
七、崗位操作規範
A、複覈修改入庫單
B、入庫記保管帳
八、可以簡化的業務流程
 在人員較少，業務流程實際也不復雜的企業，或庫房並不真正利用計算機系統管理的企業，我們建議在所有業務結束的同時，直接入庫記保管帳，在相關功能中《進貨單管理》，《移庫單管理》，《調撥單管理》，《銷售退貨管理》等功能的授權屬性的‘功能行爲屬性’中直接設置爲入庫記保管帳，就能簡化庫房的操作
九、可能遇到的特殊問題
1. 庫房不上計算機系統；可以使用簡化的業務流程。
2. 在醫藥行業對批號和貨位的管理相當嚴格；必須使用符合修改入庫單功能。
3. 在管理很規範的企業，入庫記賬的依據必須是原始單據，並要簽字；原始單據的打印設計必須利於庫房管理員使用，如打印入庫單號等。
4. 處理某些特殊類型庫房，如調撥的保管帳，職工福利的保管帳，爲方便衝紅票而設計的虛擬保管帳等；應使用簡化的業務流程
十、配置說明
若自動記保管帳需要在對應的業務功能中設置功能行爲屬性自動記保管帳。

ERP標準流程之二------出庫管理

出庫管理
一、業務說明
庫房管理員按照公司的出庫原則（先進先出、批次管理、後進先出等），根據庫房綜合員傳來的銷售發票、增值稅發票清單、移庫單、調撥出庫單、報損單、進貨退出單等揀貨出庫，並由揀貨工將貨物送到發貨區。
二、流程圖
出庫流程如下頁圖所示:

三、流程圖說明
    庫房配貨調度在收到相關部門傳來的出庫單據後，進行庫房配貨。並打印配貨彙總單。各倉房庫房管理員自動打印揀貨單，根據揀貨單揀貨並複覈出庫。交搬運工將貨物運送到指定的發貨區或裝箱區待發貨。發貨員根據客戶提貨單或送貨單（隨貨同行聯）複覈發貨。司機和送貨員將貨物送到客戶處後將客戶簽字的運輸聯返回公司。
四、單據說明
配貨單：系統依據配貨原則進行配貨後打印出的單據，一般記錄相關單位、貨品、數量、批號、批次、狀態等信息。使用揀貨單時其一般用於發貨前的核對，不使用揀貨單時其可以用於揀貨，代替揀貨單。
揀貨單：用於庫房保管員揀貨的單據，信息項基本於配貨單相同，爲了便於揀貨一般分倉房、相關單位進行分頁打印。
五、報表說明

六、崗位職責
1. 配貨調度：負責在系統中進行配貨，當系統配出的信息需要調整時使用配貨手工調整功能進行相應調整。在需要的時候對應配貨失敗的配貨單生成欠貨單。
2. 庫房管理員：打印揀貨單，並依據揀貨單進行揀貨，將貨品移至備發區。需要確保實物同揀貨單一致。
3. 發貨員：將實物同相關單據進行覈對，確認無誤後發貨。
4. 送貨員：將貨品及相關單據送至客戶處，將運輸回執由對方簽字後帶回。
七、崗位操作規範
A、庫房配貨
B、配貨手工調整
C、查詢打印配貨單
D、揀貨單管理
E、揀貨完工
F、備貨完工
G、發貨
八、可以簡化的業務流程
1. 利用自動配貨：在一些出庫業務中通過設置可以在相關單據確認時自動配貨、自動出庫記賬。這種情況一般適用於小型企業。
2. 不要揀貨單：不生成揀貨單，打印配貨單來代替揀貨單。這種情況一般適用於只有一個倉房的企業。
3. 簡化運輸流程：對於運輸業務簡單的企業可以不使用運輸系統。
4. 簡化裝箱流程：企業對散件裝箱業務管理要求不高的情況下可以跳過裝箱流程。
九、可能遇到的特殊問題
1. 保管帳定義問題：保管帳定義直接關係到庫房的配貨模式。某集團擁有一個大的倉庫，由一幢大樓組成，大樓有五層，每層樓都是由一個或多個保管員管理。每個保管員記錄一本自己的保管帳，搬運工是共用的，或存在較多的搬運工，分配到每個樓層。
這種模式的庫房管理，結合PM/BMS3，我們需要討論以下細節：
A.各倉房之間是否存在串貨行爲：每個貨品依據屬性（大類、品種分類、品種等）是否能確切的指定應該存放的地點；
B.各倉房的出庫是直接依據業務部門開具的出庫單出庫，還是依據庫房總體調度出庫；
C.在藥品經營企業，還存在原件、散件問題，原件存放樓層和散件存放樓層貨物之間的移動依據什麼樣的單據和原則，發出指令的部門是哪些；
D.對客戶的發貨，公司是否在意統一協調：如果某一個樓層因爲某些特殊原因沒有將貨物送到指定的發貨區，送給客戶的貨品是否運輸；
E.庫房怎麼管理每個樓層的貨物送到發貨區的什麼地方；
F.在藥品經營企業或散件較多的企業，包裝和庫房樓層之間的關係：是在貨物存放樓層直接裝箱，還是存在專門的裝箱區，散件是否單獨存放，並和裝箱區相連；
在搞清楚以上問題後，保管帳的設置就是兩種：
A.將每個倉房設置爲PM/BMS3的保管帳；
B.將整幢大樓設置爲一個保管帳，每個樓層設置爲倉房；
這兩種設置方法各有利弊：
A.A方法是最接近手工的處理辦法，庫房管理員很好理解，但操作的煩瑣性是顯而易見的，開票時必須分開保管帳開，發票等出庫單據的打印也必須按照保管帳分頁。出庫單據傳遞到庫房後，還要繼續按照庫房分單，明顯減緩出庫效率，並且會造成每個樓層不知道將貨物送到什麼地點。散件的處理就更加麻煩，當散件庫房不能滿足開票的要求時，必須首先填寫移庫單，並等待兩個樓層出庫和入庫後，才能開票，顯然不符合實際需求。當然散件的處理可以通過管理制度來緩解一定的矛盾，比如隨時補充庫存，依據產品提供的報警和移庫單的關係，每天定時補充，但這又要求庫房的管理水平很高，庫房的管理人員能根據散件的出庫量來覈定一個合理的散件庫房的下限和上限。
B.B方法是我們推薦的方法。基於這樣的假設：業務部門只關心貨品的總體庫存，而並不關注貨品的存放地點，庫房也只關心貨品的出庫，並不關注來源，也就是說，出庫的指令應該是由一個部門統一下發並有序，是倉庫內部的管理。在這種假設
2. 
十、配置說明
A、位爲了選擇系統的配貨策略需要在庫房配貨的功能行爲屬性中進行設置，系統目前提供三種配貨策略：批次優先、批號優先、儘量配一個批號。
B、需要在庫房配貨的功能行爲屬性中設置揀貨單生成方式。

存貨帳管理
存貨帳管理

一、 業務說明：

   財務商品帳管理員是流通企業財務部門人員最多的崗位，財務部門主要根據經營品種的數量和貨品的存放管理商品明細帳，爲統一名詞，以下所有商品明細帳統稱存貨帳。
存貨帳管理員主要記錄進貨、進貨補差、進貨退出、銷售、銷售退回、報損、報溢、
借貨（供銷售）、還貨、內部調撥出、內部調撥退回、內部調撥入、內部調撥退出等業務。

在一般情況下，存貨明細帳只按照貨品設明細帳，而不管貨品存放的保管帳地點，當
移庫發生時，財務存在兩種處理情況，一是移庫單據不在業務部門和財務之間傳遞，一是業務部門將移庫單傳遞到財務，但財務僅僅只是在存貨明細帳的備註欄記錄貨品的移動。

 存貨帳貨品的核算方法主要選用：月底加權平均、移動平均、先進先出法、批次覈算、銷價覈算、計劃價法，在商品流通企業主要選用月底加權平均、移動平均、先進先出法、批次覈算等方法，在零售行業主要選用銷價覈算方法。選用什麼方法都可以，但最重要的原則是：必須仔細瞭解手工覈算的過程，特別是特殊業務的手工處理方法。以下問題是關鍵點：

A. 補差問題：
a.全部在補差的當月轉入本期損益；
b.補差不轉入損益，全部記入存貨明細帳；
c.根據財務確認的庫存量，決定多少補差轉入本期損益，多少記入存貨明細帳，在以後月分攤。

B. 內部調撥的存貨計價問題：
a.調撥入按照調撥價記賬；
b.調撥退出按照調撥價記賬；
c.調撥出按照成本價記賬；
d.調撥退回按照成本價記賬；
e.目前還存在調撥出和退回計價按照調撥價記賬的情況；
f.調撥退出也可能存在按照成本價記賬的問題，在實際業務中可能不按照調撥退出
    處理，而按照調撥出處理，這時的成本實際是按照成本計價的。

C. 報損、報溢的存貨計價問題：
a.報損、報溢單在審批時就確認了應該報損的金額；
b.報損、報溢單在審批時只確認應該報損的數量；

D. 借還貨業務：發生在帳外的借貨業務肯定是爲了銷售，但借貨時的成本是很難確定，財務在手工處理時經常在帳上掛紅字，一是處理方便，同時也是爲了隱瞞某些特殊問題。
特殊的銷售退回業務：某些貨品公司已經很長時間不經營，或客戶退回的貨品是公司根本上就不經營的貨品，此時的貨品成本的確定是令存貨帳管理員頭痛的事情，這樣的規則一定要把握清楚。

[此貼子已經被作者於

二、流程圖
存貨帳管理的流程如下：（正向）

與此相對，逆向流程如下：

三、 流程圖說明：

正向流程中，存貨帳管理員的工作貫穿於進貨、進貨結算、借貨、調撥、銷售、報損和報溢流程中，根據不同的流程生成不同的存貨分錄，並將分錄記在傳票上。最後，存貨帳管理員還要覈對傳票、對傳票進行記帳。對存貨明細帳產生影響。最後由總帳會計完成生成財務憑證的工作。
與此相對應，在存貨帳管理的逆向流程中，如果存貨帳管理員要回退傳票記帳，那他要回退相應流程產生的存貨分錄，進而一步步回到相應的流程，同樣要作廢相應產生的單據（如發票）。

四、 單據說明:

無單據

五、 報表說明:

A. 成本分析表:將成本單價在本月和上月差異在某一百分比的貨品列示出來,共經理們參考;
B. 毛利表:統計本月存貨出庫所對應的毛利金額的報表，此報表統計的是財務意義上的毛利不涉及返利等業務對成本的影響（一般並不用於業務員考覈）。

六、 崗位職責:

A.檢查收到的單據（進貨單、進貨補差單、借出單、還回單、銷售發票、調撥單、報損報溢單等）是否準確；
B.發現不正確的單據要及時返回上一部門要求更正；
C.按時將收到的單據利用PM/BMS提供的功能生成存貨帳分錄；
D.按照財務記賬憑證編制要求,正確生成傳票;
E.覈對傳票分錄正確後,將單據和對應的傳票號交總帳管理員生成正式財務憑證;
F.發現新經營的貨品在沒有入庫而出現銷售時,有義務和採購員協商貨品的成本;
G.對成本覈算方法的選擇應根據經營情況和財務覈算的要求向財務經理提出建議;

七、 崗位操作規範:

A.進貨生成存貨傳票分錄
B.銷售生成存貨傳票分錄
 C.調撥生成存貨傳票分錄
 D.調撥出生成存貨傳票分錄
 E.借貨生成傳票分錄
 F.報損生成傳票分錄
 G.報溢生成存貨傳票分錄
 H.移庫生成存貨傳票分錄
I.回退進貨生成存貨傳票分錄
J.回退銷售生成存貨傳票分錄
 K.回退調撥生成存貨傳票分錄
 L.回退調撥出生成存貨傳票分錄
 M.回退借貨生成傳票分錄
 N.回退報損生成傳票分錄
 O.回退報溢生成存貨傳票分錄
 P.回退移庫生成存貨傳票分錄

八、 可以簡化的業務流程:

A. 存貨分錄可以在單據保存時直接生成,由業務人員直接代存貨帳管理員生成存貨帳分錄,而存貨帳管理員只需要點單就可以了;
B. 這樣的設置在採用移動平均,先進先出,批次覈算方法下是最可行的,可以減少成本的跳動發生率;

九、 可能遇到的特殊問題:

A. 特殊的補差問題;
B. 期初存在紅字庫存
C. 由於進貨補差等因素月末存貨數量爲零但有金額;

十、 配置說明:

A.定義外部序列號;
B.利用不同的外部序列號定義不同類型的存貨傳票,建議一般按照業務類型定義,如:進貨、銷售、調撥、借還貨等;
C.在生成存貨傳票分錄功能行爲屬性中，定義對應的存貨傳票；
D.在回退存貨傳票分錄功能行爲屬性中，將回退複選框選中；

(存貨帳完)

進貨流程
進貨流程包括進貨業務流程、進貨結算付款流程、進貨總體回退流程、收貨管理流程和進貨退貨流程。

標準流程之四--進貨業務流程

一、 業務說明

企業管理層根據企業發展目標在年初指定年銷售計劃。銷售部門根據銷售額、銷售利潤等指標確定年度、季度銷售目標。同時對於主營品種重點照顧。在此基礎之上，進貨部門就得到了本年度或季度需要購進的品種、數量信息。當然，這也不是進貨部門購進的唯一依據。新經營品種的採購往往是進貨部門、企業管理層和供應商協商確定的。在此會產生一個粗的進貨計劃。

進貨計劃明確後，各個業務員大致有了一個進貨參考，根據庫存、銷售信息反饋，業務員在日常工作中通過電話、會面等各種方式與供應商保持聯繫，確定進貨的品種和數量。此時可以考慮利用進貨合同管理。但從實際情況看，業務人員還難以從手工方式轉變到利用計算機進行日常業務管理，進貨合同也並不是所有的進貨都有，業務人員對進貨合同的說法比較敏感，建議一切進貨記錄都稱爲要貨記錄而不要輕易使用系統中的進貨合同概念。

現階段看，無庫存情況還是很少的。保留少量庫存不僅僅是流動資金的佔用，而且還會需要物理空間。爲了保證物理空間能夠滿足需要，需要進貨時業務員應該提前通知倉儲部門準備庫存地點，對於鐵路送貨等情況，還需要備車提貨。（補充一般送貨的幾種形式）

貨到倉庫後，倉庫首先需要驗收，對比送貨單和實物，確認後倉庫人員要填寫收貨單據，明確送貨單位、收貨品種、數量、質量等信息。一方面提供給對方送貨人員作爲收貨憑據，另一方面，則需要將收貨單據傳遞到業務部門辦理記帳手續。收貨時一般有兩種情況：對方提供價格信息、對方不提供價格信息。這兩種不同的做法對系統的使用是不同的。一般的原則是：庫房只管理貨品的數量、批號等信息，價格由業務部門來確定。

進貨部門在收到收貨單據後，查找要貨記錄覈對（或填寫）本次進貨價格，並在要貨記錄上進行標記。在手工管理時，還需要在業務庫存中添加此記錄，以備察看。價格確定後製進貨單據向下個環節流轉。
關於應付帳款的管理有兩種做法：一、沒有發票的進貨單據暫時由進貨業務員管理，等發票到後業務員將進貨發票和進貨單據一起提交給財務。二、一旦填制進貨單據後就轉交給財務人員管理。這對於企業財務處理是不一樣的。

關於發票價格與進貨單據價格不一致，一般財務都需要填制存貨調整單據對存貨進行調整。

二、流程圖

進貨業務的流程如下所示：(如看不清楚請點擊圖片打開新窗口瀏覽)

三、流程圖說明

    進貨系統目前的進貨計劃管理比較弱，但企業進貨業務人員又需要計劃參考。爲了解決這個問題，在實施處理上可以考慮提供貨品在一定時間範圍內的銷售情況，通過平均銷售給業務提供進貨參考，但並不自動將該銷售轉爲進貨計劃。如果希望能夠將經業務員確認調整後的進貨情況錄入計算機，可以考慮使用進貨計劃功能。

    進貨計劃可以從時間上分爲中長期計劃，系統可以提供的途徑主要包括：根據銷售情況預測進貨；根據設置的上下限生成報警供業務人員參考。從實際使用看，由於沒有很好地進行銷售預測，這兩種途徑的實用性都比較差。

進貨合同：在具體實施過程中，注意系統名詞與企業習慣的統一。在實際中存在兩種情況：一、企業認爲系統要求維護進貨合同，則企業與供應商必須簽訂具有法律效應的字面文檔。建議在解釋時多使用要貨計劃等信息；二、業務人員素質問題。人員習慣以及企業實施推動力量不足，導致在系統中錄入要貨計劃的努力很難實現。這對於後續流程的實現方式有較大的影響。

    進貨：進貨環節是財務和業務的到貨（進貨類型的到貨）確認過程，該環節主要明確的信息是品種的價格問題。從實際情況看，該環節還可以對收貨起到監督的作用，收貨品種、數量等信息可以通過勾兌合同來完成。不過由於收貨不允許多於合同數量（程序限制），而實際存在很多多收或少收的情況，勾兌合同的操作性會受到一定的影響。做完進貨單後，系統分兩個走向進行後續處理：商品帳的暫估、應付帳的掛帳處理。實際中很少有票先的情況，及時票先也可以考慮壓票等貨到後一起處理。這樣可以簡化進貨類型的劃分（貨先、票先、款先）。

四、單據說明
 
五、報表說明
    
六、崗位職責

七、崗位操作規範
   
八、可以簡化的業務流程

九、可能遇到的特殊問題

十、配置說明

標準流程之五----進貨結算付款流程 

一、業務說明

業務人員根據同供應商達成的付款協議填制付款申請表，報領導審批通過後轉交財務，財務辦理付款業務。付款一般有兩種方式：即付和先掛帳後付款。

在付款方面，財務肩負着控制企業流動資金的義務。因此，需要向財務提供這方面的相關信息，以便財務及時籌措資金。同時爲企業整體的資本運營服務。

二、流程圖
進貨結算付款流程圖如下：

三、流程圖說明

    進貨結算：供貨方發票到後，勾兌進貨單（貨先）生成結算單掛帳，差異部分系統自動進行進貨補差，調整存貨金額。實際運行過程中，該操作是由業務人員還是財務人員去完成值得斟酌。業務人員熟悉業務，可以很準確地勾兌進貨單據。財務人員負責對應付帳的審覈，結算最終需要財務的確認。

    進貨付款：業務人員根據協議給供應商付款，分兩種情況：應付衝減或預付。此外還可能存在應收抵應付的特殊形式。應付衝減需要勾兌結算單衝減應付帳。

四、單據說明

五、報表說明

六、崗位職責

七、崗位操作規範

八、可以簡化的業務流程

九、可能遇到的特殊問題

十、配置說明