第十章 文件和文檔管理
每個計算機用戶每天管理着文件和文檔。一個非常重要和困擾人的工作就是快速的找到需要的文檔並且確信是正確的版本。如果想使每一步容易些那就是從用戶那收到提示。如果你能使這些簡單些的話，用戶們將會很高興。文件和文檔的管理是非常重要的。SharePoint可以幫助你做到這些。這一章也將講述如何快速簡單的找到他們所需的文件。
傳統文件的困擾
要理解SharePoint是如何做到這些需要首先你要分析傳統方式是如何工作的。以下表格列出了一個用戶每天典型的文件和文檔的操作。
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表 10.1: 典型工作 －》打開表格作爲電子表格 |
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一般的文件任務
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挑戰/問題
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創建一個文件 |
這個文件要存在哪裏以便於我和我的同事以後能夠找到？我要給文件起個什麼名字以使它能清楚的描述它包含的內容？ |
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更新一個文件 |
我如何能知道文件是否更新了？我如何來保存一個新的版本又不覆蓋舊的版本？我要在一段時間內來更新一個公共文件，如何使其他人在這個文件被完全更新前看不到呢？當一個文件正在更新時，其他人如何協同工作？ |
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打開一個文件 |
我如何找到這個文件？我如何知道這是最新的版本？如果有必要，我如何聯繫最後的更新者？ |
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刪除一個文件 |
我如何能知道是否還存在其他拷貝的文件？ |
這就是你的用戶們每天處理文件和文檔時所面臨的挑戰。面對這樣一個事實：用戶們解決這些挑戰有幾種方法，但結果是你很快就發現文件混亂了。沒有人知道所有的文件存放在哪裏，沒有人能肯定文件是最新的版本，所有的文件備份和恢復程序是負責的並且很耗費時間。
文檔管理系統
有一些很好的工具來創建文檔和文件，象微軟的Office一樣。其他其中的一些工具有內置的組織和存放文件。這是很好的，但問題是這些工具只是適用於這些工具，而沒有一個全局的解決方案來管理所有類型的文件和文檔。因此，傳統的文件管理方式從某些方面來說是好的，但不充分。這就是爲什麼所有的，並不是一些，組織有一個或一些混亂的文檔管理系統。甚至用戶們要學會適應這種解決方案。你是否設想過如果你能夠降低這些文件的混亂甚至一起提升它能爲你自己以及你公司節約多少時間？
一種常見的解決方式就是文檔管理系統，或者叫做DMS。這種類型的解決方案存在了好多年，當人們知道了它們的功能後就喜歡上了它們。一個DMS系統要花費好多錢，但是到這些功能都能實現，對於你們用戶效率和功能的提高能使你很快得到好的回報。
待續。。。