Office 365 解決方案：如何在SharePoint Online中爲某個屬性值添加Alert

Blog鏈接：https://blog.51cto.com/13637423

不久前，我發佈了一篇關於數據遷移時如何阻止新平臺收到大量Alert 郵件的blog，今天我將進一步介紹如何根據metadata value設置alert的技巧。

比如，有一個資料管理文檔庫，存儲大量的文檔資料，其中有一個列是審批狀態，需求是：當文檔的狀態更改爲Yes時，證明文檔已經審覈通過，那麼需要給我發一封Alert郵件提醒。

我們知道默認的情況下，要麼文檔庫的文檔全部修改，要麼是當文檔上傳或者改動時纔會發送Alert警告，那麼面對這種根據具體的Metadata的value設置Alert，該如何實現呢。

解決方案：

• 新建一個視圖，只顯示批准狀態的文檔
• 對新視圖變化設置Alert
• 更改Metadata的value，觸發Alert，發送電子郵件

新建一個視圖，只顯示批准狀態的文檔的操作步驟：

1. 針對文檔庫的審批是否通過列設置Filter By，如圖所示：

2.在Filter By頁面，選擇Yes，點擊Apply

3. 在列表設置界面，將當前的視圖另存，如圖所示：

4. 另存爲批准的View，如下圖所示：

在新視圖下設置Alert的操作步驟：

1. 在文檔庫功能區中，點擊Alert me，如下圖所示：

2. 在Alert me頁面中，Send Alerts for these changes，選擇Someone changes an item that appears in the following view：審批通過，如下圖所示：

更改文檔的Metadata Value，觸發Alert的操作步驟：

1.更改文檔：welcome to powerpoint的審批是否通過的值爲：Yes

2. 收到電子郵件，文檔審批通過的提醒Alert 郵件

2點說明：

• 需要自定義metadata，類型：text和Yes or No，其他系統的columns和calculated column不支持。
• 針對Column設置Filter By，然後保存的View可以設置Alert，其他Order By或者Group By的設置，Alert均不生效