強大的信息檢索功能——Office 2007面面觀之(13)

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在如今信息爆炸的時代，我們離不開網絡中的搜索引擎，從海量的信息中尋找所需。對一個企業的內部信息實現高效搜索也是一件非常具有挑戰性的任務，因爲你要考慮的不僅是速度和準確度，還要保證信息的安全。2007 Office system面對這樣急迫的企業需求，有針對性地增強了信息檢索的功能，通過強大的搜索引擎技術，幫助用戶搭建企業信息檢索平臺，輕鬆實現企業信息的檢索。

在以往，企業很難真正建立一個完善的搜索解決方案，這個原因是多方面的。首先，企業無法協調企業內容。企業中通常會有多個分散的資源庫，沒有經過結構化的處理，用戶很難通過設置邏輯條件來精確檢索這些資源庫中的文檔和數據，導致搜索結果和用戶的期望相去甚遠，無法滿足用戶的基本需要。第二，企業還需要在信息的易訪問性和安全性之間找到最佳的契合點。當用戶對信息進行檢索時，既需要快捷地找到所需結果，又要確保信息的安全。爲了能夠達到企業內部安全策略的要求，並有效保護知識產權，企業需要對用戶的權限進行嚴格定義和管理，使用戶只能檢索並訪問到那些與自己的權限相符的信息。而如果把信息檢索與用戶權限綁定在一起，將會是一套非常複雜的系統模型，很難實現構建和管理。第三，企業中的大量數據包含在不同的資源庫中，用戶如果希望找到指定的訂單信息，以及完成訂單信息所需的庫存信息和聯繫人信息，就需要從不同的信息存儲庫中進行多次檢索，並將最後得到的結果彙總到一起，這對於企業信息檢索平臺可以一個不小的考驗。第四，如今很多用戶常常需要使用不同的應用程序來搜索信息，因爲很多應用程序都有自己的搜索引擎和用戶界面，這意味着用戶必須頻繁地登錄不同的系統，並輸入不同的驗證信息，才能分別搜到需要的結果。接下來，由於系統返回的搜索結果的可操作性很差，你很可能需要手工進行復制粘貼才能實現多個信息片段的拼接。因此，當前的企業搜索解決方案無法爲客戶提供一個統一的界面，將來自不同系統中的搜索內容整個到同一個結果集中，搜索的效率令人很不爽。總之，對於企業用戶而言，如何找到適當的技術來解決之前提到的所有問題，的確是一個不小的挑戰！

針對這麼多棘手的問題，全新的2007 Office system在信息檢索功能上做了很大的改進，可以爲用戶提供了一套強大的搜索解決方案，其目的就是幫助企業用戶攻克信息檢索的瓶頸，構建完善的信息檢索平臺。Office 2007的信息檢索功能可以分別從客戶端程序和服務器端程序上來實現，我們具體來看：

全新的用戶客戶端搜索：

對於客戶端用戶，可以在簡單、易用的搜索界面裏設定多層的、複雜的搜索條件，快速從當前計算機中搜索到需要的信息，並能直接對搜索結果進行相關操作。這方面的功能相信大家並不陌生，因爲我在之前介紹Outlook 2007時提到其內置的增強的搜索功能，就是Office 2007在提升信息檢索功能上的具體體現。

實際上，在Outlook 2007和OneNote 2007這兩個應用程序中，你都可以快速檢索電子郵件或筆記，哪怕你只記住了一點點信息，一句話，一個詞，甚至是一個郵件附件中的文字，一張圖片中的文字，都能搜索出來（OneNote 2007是支持OCR文字識別技術的）。而且，這個信息搜索的速度非常快，因爲最新的搜索功能是基於WinFS的Windows Desktop Search（Windows桌面搜索）技術來實現的，操作系統已經利用了空閒時間對所有的信息進行過索引，因此你會體驗到閃電般的搜索速度，微軟稱之爲“即輸即搜”。在搜索結果中，你會看到所有搜索關鍵字所在的位置都是高亮顯示的，以便你能夠快速瀏覽、使用和共享搜索結果，或者將搜索結果標記爲任務，設置其狀態或屬性，從而最大限度地滿足用戶對結果的需求。

利用Outlook 2007中的檢索功能可以迅速搜索出所需信息

OneNote 2007中可以檢索文字、影音和圖片中的信息

強大的SharePoint服務器端搜索：

Office SharePoint Server 2007不僅擁有強大的搜索引擎技術，而且還能夠對業務數據進行協調，以確保每次搜索都能在首頁結果頁面中顯示與搜索條件相關性最高的結果集。通過Office 2007的搜索解決方案，用戶可以在多種資源庫中搜索到各種格式的信息，實現跨存儲庫的信息搜索功能，並能輕鬆地將搜索範圍擴大到第三方來源。SharePoint 2007會針對企業和行業數據來調整相關性，並可以通過權限管理來實現可靠的安全性，實現精細的管理控制，包括監視、分析和報告等。此外，SharePoint 2007還能夠對企業中所有的員工進行“人員搜索”，不僅可以按部門或職務來查找人員，而且還可以按專業經驗、社會差距或共同興趣來進行查找，快速定位到相關的人員和專家，並與之進行信息交流，這正是Office 2007信息檢索功能的特色所在。

企業內部信息搜索

企業員工搜索

企業客戶信息搜索

OK! 有關新一代2007 Microsoft Office system的商業價值的全面介紹，到這裏就算告一段落了。通過我之前發表的這幾篇博文，相信大家已經對Office 2007的新功能和新特性有了全面的瞭解，回顧一下，主要體現在以下幾個方面：用戶界面的改進，個人工作效率的提升，實現團隊成員間的通訊與協作，實現企業內容管理，實現商務智能，實現工作流的設計與應用，實現信息的高效檢索，以及全新的Open XML文件格式。你會發現，大部分的新功能和新特性都體現在了Office的服務器端產品上，尤其是以SharePoint 2007爲技術核心，這也正預示了未來微軟Office system的發展方向。Office早已不再侷限於像Word、Excel、PPT這幾個客戶端組件這麼簡單，Office產品家族已經越來越龐大，其強大功能正在越來越多地向企業級應用、向後臺服務延伸，足以讓你刮目相看！想做Office高手的你，可千萬別落伍哦！

我做“Office 2007面面觀”這個專題已有整整一個月的時間，感謝這麼多朋友的捧場！你們的關注和支持就是我堅持寫下去的最大動力！我會繼續將Office system中更多的知識和技巧分享給大家，如有你有問題，也可以給我留言，我將盡力爲大家解答。