工單系統主要分爲兩大類：一是企業內部部門工作任務傳達的系統；二是專門用於售後安裝維修類的系統，這種是把工單派給外勤人員上門去維護的軟件。工單管理軟件是一種用於工單，設施請求和行動計劃的數據庫。良好的工作單管理軟件可以使管理人員輕鬆跟蹤維護工作，使員工可以輕鬆創建和更新工作單，有時甚至可以自動生成它們。代替讓員工手動提交工作單請求，工作單管理軟件可以自動執行大部分流程：只需單擊幾下，就可以輸入，批准工作單並將其發送給承包商。
爲什麼工單管理軟件如此重要？
經驗豐富的設施經理將告訴您有條理，有效的工單計劃對於長期成功至關重要。一天之內有數百項維修請求可以通過設施管理部門進行：從更換難以到達的照明燈到修理損壞的設備，再到從停車場除雪，應有盡有。快速，完整地履行工作訂單使您的位置保持平穩運行，並使客戶滿意。
但是，工作訂單常常到處都是錯誤，需要花費數週的時間才能解決。在工作單位置或聯繫信息上打錯字樣可能會導致令人沮喪的延遲，從而對客戶體驗產生負面影響。如果延誤，不準確和溝通不暢的情況發生得太頻繁，所有這些都會變得代價高昂-在筆和紙上進行工作訂單跟蹤時，經常會出現這種情況。
有哪些主要功能？
工單系統的所有不同供應商選項具有某些共同的主要特徵。這些工具對於成功執行操作至關重要。
售票維護
設施管理中的大多數人都熟悉維護票的概念-唯一的數字標識符與管理員，客戶或其他方生成的手頭任務的描述相匹配。這可以組織和簡化故障單的創建和處理生命週期。它支持維護人員採取的解決特定問題並關閉故障單的措施。許多程序都提供基於角色的訪問權限，以確保誰可以打開和關閉票證。工單管理系統將複雜的儀表板和界面技術引入到票務流程中，使其更加高效。
資產資源
大多數工作單系統的另一個主要組成部分是資產資源的形式。這些信息資源通常位於程序內隨時可用的位置，從而使用戶可以快速找到有關特定資產的關鍵信息。這使維護人員可以更有效地利用時間並專注於手頭的工作。例如，資產資源通常會顯示保修信息，監管期望和維護記錄，以幫助技術人員維護維護，維修和保存的最佳實踐。他們可能還會有一些與稅收或財務相關的信息，例如折舊數據。
報告中
工作單管理系統的另一個主要功能是報告功能。不同的供應商提供自己獨特的專有報告類型。報告可以向企業經理顯示更多有關資產的預測維護類型，將來需要計劃哪些維護以及如何爲每種資產計劃最佳的預防性維護。工單軟件還提供了頻率越來越高的分析工具，爲用戶提供了預測性分析，以發現並解決故障和維護問題。這些工具取決於客戶的需求，規模和行業。
工單管理系統的好處？
工單系統專注於改進和增強維護軟件。但是有哪些好處呢？
減少意外問題
最明顯的好處之一就是能夠在計劃的時間執行預防性維護。防止故障發生之前，可以延長業務資產的使用壽命。預測潛在問題也可以爲用戶節省資金，因爲將資產零散地維護幾乎總是比發生故障時更換整個資產便宜。預防性維護管理還可以通過減少緊急維護情況併爲技術人員和管理員提供有序的計劃功能來幫助簡化工作流程。
深入瞭解
除了關鍵的效率結果，工作單管理程序還可以使用存儲在其中的數據來提供有價值的商業智能。大多數儀表板和報告系統都允許高層管理人員進入，並研究隨着時間的推移如何支持系統。可以使用預定義的KPI或可自定義的限定詞來完成此操作，具體取決於工單系統。可以使用此功能來挖掘各種數據，並將其輸入到一般的商業智能系統中，以幫助爲企業開闢一條更好的道路。
減少繁瑣的工作
工單軟件的另一個好處是維護自動化。例如，通過專門設計的數字儀表板來管理和跟蹤所有內容，而不是實際的紙質票據和勞動強度大的文書工作。許多現場服務解決方案提供了顏色編碼和拖放計劃，以實現最終的易用性。這樣可以自動（而不是手動）更新該信息。