在當前的協同辦公應用中，當我們收到公文之後必須先將其下載到本地，修改後再上傳發送流轉，貌似相當地麻煩？整個公文流轉過程中，既無法控制文件是否強制留痕或只讀打開等權限，又無法在Word文件中圈閱，套紅。難道公文流轉就真的需要這麼麻煩嗎？
其實，在協同辦公應用中，採用Office中間件之後，公文的流轉、發文等工作是可以很輕鬆的。祕書在辦公系統內創建一份新的公文，流轉至相關領導，領導對公文進行圈閱，圈閱完畢後公文再次回到祕書這裏，祕書選定套紅模板，直接提交給大領導，簽字、蓋章，選擇發文對象，收文用戶在各自的辦公系統內就可以收到公文。整個收發文過程都不需要用戶將公文文檔作爲附件來上傳下載，領導可以直接在辦公系統內進行公文的在線編輯，查看、圈閱公文。
整個收發文過程將會變得輕鬆流暢，從此你再也不需要爲了公文的流轉而奔波於A、B、C領導的辦公室之間了；A、B、C領導也不必坐在辦公室裏處理公文，只要在能聯網的地方，領導就可以隨時隨地的處理公文。公文文檔再也不需要重複地被上傳下載，你能清楚地看到不同顏色的修改痕跡，精確地顯示出某人在什麼時間在公文某處對公文進行了什麼樣的修改。
這些功能是傳統辦公管理軟件無法實現的，但只要在傳統的辦公管理軟件系統中集成Office中間件，就能解決用戶在協同辦公應用裏收發文過程中遇到的種種困擾，輕鬆實現上述功能，公文流轉效率將會大大提高，員工起草、流轉、發文的工作量也會大大降低。
集成Office中間件後，在公文起草時，祕書創建一份新的公文，填寫發文號，發文數等信息，選定工作流將公文稿報送給相關領導，公文即自動進入強制痕跡保留模式並開始流轉，公文會按照工作流制定的順序在A、B、C、D、E等領導之間按順序依次流轉。流轉過程中系統將對公文所做修改進行強制痕跡保留，在此模式下用戶的修改都是有痕跡的，並且修改痕跡不能被其它用戶修改或接受，避免了公文修改內容的混淆不清，祕書核稿時能一目瞭然地看清不同領導對公文所做的不同修改。
在圈閱過程中如果遇到不會打字或者不習慣打字的領導，科翰軟件的Office中間件產品也是非常貼心、非常人性化的，它能支持文檔的全文手寫批註，領導可以使用手寫板、平板電腦、數碼簽字筆等手寫工具進行公文圈閱，所有的效果圖均爲分層手寫的矢量圖，修改痕跡能夠平滑縮放，鎖定段落位置，防止他人篡改。祕書在查看的時候能夠進行分層查看，所有的修改清晰明瞭，那個時候我想沒有人會爲改的一塌糊塗的公文稿而頭大了。
領導圈閱完畢後，公文再次流轉至祕書，祕書核稿，之後點擊“一鍵套紅”對話框，選擇公文套紅模板。
Office中間件支持正文編輯完畢後的模板套紅，“一鍵套紅”功能能在模板套紅的同時把外部數據添加到指定的模板字段，外部數據可以來自於數據庫，也可以來自於表單。避免了常規辦公系統在起草公文時就選擇套紅模板，清稿後必須進行重複錄入，再次查找、填寫發文號和發文數，並且發文號和發文數等數據信息必須保持前後一致，否則就會出現一份公文多個版本的問題。另外Office中間件能夠支持連續套紅，無需重新打開或刷新頁面就可以執行任意次數的模板更換，輕鬆實現模板預覽功能，避免了常規系統每次修改文檔後都需要刷新頁面由此帶來的系統不穩定。
科翰軟件的Office中間件讓協同辦公應用中的公文流轉變得輕鬆簡單快捷，成爲引領協同辦公應用潮流的新寵！
轉載自：支點網
http://www.topoint.com.cn/html/article/2009/12/268607.html
關鍵詞：科翰軟件、Office中間件、協同辦公、公文流轉