在網站運營過程中，宣傳推廣和積累人氣有很多中方法，在衆多的方法之中組織線下活動無疑是收效最大的方式之一。尤其對於交流型網站來說，會員之間的互動是以關係爲基礎的，而線下活動的優點就在於可以讓會員之間迅速的認識，因此通過線下活動更便於網站會員之間建立關係。本文就和大家一起來分享一下如何針對網站來開展線下的推廣活動。
通常做線下活動都會經過以下三個步驟：活動前的準備工作，活動中的組織及控制以及活動後的會員引導。在活動的準備工作中，主要包括活動的主題確定、場地選擇、宣傳預熱等幾個方面。
主題確定：活動的主題應該由發起活動的目的來決定，往往一個活動的主題確定的是否合適，將直接決定活動的成敗。一般來說盡量選擇輕鬆活潑的活動主題，比如：戶外運動、旅遊休閒類的活動比較適合建立關係；而K歌活動則比較適合於強化關係；聚餐則居於兩類之間，適合於各種類型活動的結尾或者單獨發起。
體育運動、旅遊休閒：這類活動通常需要大塊的時間，因此也儘可能的在週末舉行，目標人羣適合定位在上班族等平日運動較少或者有同類興趣的人中間。這些活動能夠通過活動本身讓參與者迅速的找到共同點， 需要強調的是在活動過程中的安全問題。
K歌：唱歌可能是平時大家最常選擇的娛樂方式了，這種活動一般適合在熟人之間或者擅長唱歌的人蔘與，如果參與者本身不擅長唱歌，還要在陌生人面前唱歌的話，難免會出現尷尬的場面，而影響活動的效果。
聚餐：聚餐則是最爲平常的活動方式了，可單獨舉行或在其他活動之後。參加的人之間是否熟悉均可，需要注意的是要了解參加活動的人當中是否有特殊的習慣或者口味，儘量照顧到更多的人以及控制好活動的費用即可。
場地選擇：活動場地是在整個活動過程中參加的人需要停留的場所，不要選擇比活動人數大很多的場地，那樣會使現場顯得十分冷清，而影響到活動效果。此外不同類型的活動，還有一些需要注意的地方，下面我們也分別來說一說。
體育運動：儘量選擇專業條件好、設置完備的運動場地，小球活動如羽毛球等需要根據參與人數來調整合理的場地數量；另外，如果活動在戶外舉行，天氣是一個十分主要的因素，在活動舉辦前對活動當天的天氣情況最好有一定了解。
旅遊休閒：這類活動場地通常在戶外，因此有較多的不確定因素，需要對旅遊的路線及周邊環境有所瞭解，最好在活動開始前多方瞭解路線的情況，如果有條件最好可以到實地看看，以瞭解更詳細情況。
K歌：活動的場地儘量選擇在交通便利的地方，使參加的人能夠方便的到達場地。一般情況下KTV推薦的房間會稍大一些，因此在選擇包廂的時候，可選擇容納人數比實際參加人數少1-2人的房間，可以使活動氛圍顯得更爲熱烈。另外，最好了解清楚KTV各個時段的價格，以便更靈活的調整活動時間，控制活動預算。
聚餐：除了儘量選擇交通便利或特徵明顯的地方外，還需瞭解聚餐場所的平均消費和平均每桌可以坐多少人，以便根據參加人數來靈活調整所訂的房間以及需要幾桌；此外，還需要對是否有停車場地以及收費情況有所瞭解，以方便開車前往的會員。
宣傳預熱：當初步確定了活動的主題和場地之後，則需要針對活動進行必要的宣傳，來吸引更多的會員參加活動，要知道，宣傳力度將直接影響到參與活動的人數。那麼在宣傳活動時，要明確活動的主題、具體的時間。同時說明活動的地點周圍標誌性建築及各種到達場地的交通路線，並配以地圖截圖，方便參加活動的人能夠準確的找到活動場地。另外，如果活動場所有聯繫電話，還要再公佈該到達該場地的問路電話以及活動發起人的電話，以防參加活動的人因找不到場地而不能準時參加活動。宣傳儘量能夠在活動開始一週前就進行，這樣才能起到更好的效果，如果是大型活動，宣傳時間則需要隨之提前。在宣傳過程中，確定的參加活動人員，應即時更新，而且要通過多種方式來進行宣傳，才能夠在短時間內讓更多的會員瞭解活動的信息，常用的方法有：網站宣傳,電話通知，QQ宣傳。
網站宣傳：宣傳內容需要包括，活動簡介、時間、地點、報名方式等，這些信息一定要發佈在網站上，一般要求註冊纔可以參加活動，如果羣組有一定人氣，可以在羣組中進行宣傳，並向外發送該活動的鏈接地址；如果羣組的人氣一般，則最好在管理員和有影響力的會員的日誌中發佈活動的消息，並大量的分享和轉載以達到更好的宣傳效果。
除此之外，在網站動態置頂位以及論壇中的顯著位置，還應該增加對應的廣告宣傳，讓會員有更多的途徑獲得活動信息。
電話通知：電話通知能夠即時準確的通知到會員，不過能夠覆蓋範圍有限，一般是向核心會員進行宣傳的方法，同時可以在通知的時候，告知核心會員去通知他們熟悉的人，以提高宣傳效果。
QQ宣傳：覆蓋範圍較廣，可以向目標羣體進行批量的宣傳或者通過更改QQ羣公告和在QQ羣內經常性的發送活動的鏈接地址，同時配以簡短的說明。註明是什麼時間、什麼主題的活動，對有興趣參加的用戶，儘快的聯繫和促使其報名參加。
當做完了前面的準備工作之後，進行的過程是整個活動的關鍵所在。如果活動的氣氛不好或者是過程中出現了大的問題，不僅會讓參加者對本次活動感到不滿，而且也會影響到以後活動的舉行，這裏重點和大家列舉幾個活動過程中總結的經驗。
時間的控制：在活動正式開始之前，最好能夠和參加活動的人逐一確定好活動開始的時間，而且在任何活動中都有可能出現遲到的情況，因此活動的正式開始時間可比宣傳的時間稍微延後15分鐘左右。若活動受到大家歡迎，需控制活動結束的時間，以保證大家能順利的回家。
人數的控制：參與活動的人數太少，無法取得預期的效果；而參加的人太多，又難以控制現場，容易發生各種狀況，影響活動的質量。由於每次都可能出現報名臨時有事不能到場的情，因此實際到場人數一般會比報名人數略少。對於產生費用的活動，如聚餐，需要根據參加的人數以及飯店的菜量來確定訂餐的多少，儘量等到場的人湊齊一桌之後，再坐下一桌，等到人基本到齊之後，再根據熟悉程度、男女比例等進行調配。
氣氛的調動：需要注意的是，在活動中要儘可能的將人們的身份向網站靠攏，比如鼓勵大家線下認識後，線上再添加爲好友。儘量讓活躍的人帶動周圍的氣氛，對於新加入的人要重點介紹，尤其是他在網站的ID，這樣便於他和在場的人熟悉，也有助於活動後大家通過網站進行交流。另外要根據活動主題和形式，尋找一些合適的話題或者遊戲等，促進到場的人之間的互動。現場儘量以大家在網站中的ID來進行稱呼，拉近彼此之間的距離，也更方便引導沒有加入網站的會員儘快加入。
活動的費用：活動費用一般有兩種方式，事前收取和事後收取。事前收取的常見於需要繳費入場的活動，如體育運動或者有門票的活動等，此類活動要在開始前安排好專人做收費和統計的工作，原則上採取多退少補的方式進行；後收費的常見於聚餐等結賬方式的活動，在活動結束時，公佈消費總額在場人員AA或者是按照實現約定好的方式來進行收費。
活動結束後，我們想要讓參與的人留在網站中產生更多的話題或者吸引想要來參加活動的人的關注，就需要對參加的會員加以引導。尤其對於參加活動而且還尚未加入本站的新會員，一定要引導他們加入網站。 活動的照片：活動中拍攝的照片，是最容易引起話題的內容。在活動結束之後，除了站長要將照片發在本站中，儘可能鼓勵會員上傳更多的照片到自己的空間，以方便大家從不同角度來進行評論，比如可以給予發照片和評論照片的人積分獎勵。同時只要有照片發佈到本站上，就應當立刻的評論、分享，並將照片地址配以說明，發佈到論壇以及QQ羣等更多的位置。這樣做的好處是可以第一時間讓參加活動的人進行活動回顧，引起大家討論的話題；另外也讓沒有參加活動的人瞭解到活動的情況，在下次組織活動的時候能夠加入進來。
活動的總結：關於活動當天的情況，需要做一個細緻的總結，如活動的賬目公開，將花銷的明細總結出來做出公示，讓所有參加活動的人都清楚的知道活動經費的使用情況，如果還有剩餘的費用，可以自動滾入下一次的活動中，如果以後的活動不來，就會喫一點小虧，雖然沒有人會在意這一點點的費用，但是數次的活動舉辦經驗告訴我，這樣的確可以從側面促使這次參加活動的人再參加後面的其他活動。
對活動過程中的小花絮、產生的經典語錄等，要做出整理，因爲這些元素都是容易引起話題的焦點，尤其在網站裏，這類內容發佈之後，會通過feed進行快速的傳播，很容易引起共鳴。此外還可以徵集大家對本次次活的看法，對優秀的日誌或者評論等給予積分獎勵，也能促進大家參與下次活動的熱情。
對於站長而言，組織線下活動可能是一件勞心勞力的事情，但是其效果確實是最好的。不僅能增加網站的粘性，更能和會員成爲朋友。建議站長不妨嘗試一下，經常舉行一些活動會給網站發展帶來極大的推動。