【HR必知】員工離職中的法律風險防範

【HR必知】員工離職中的法律風險防範

一、建立離職管理規章制度體系。

“離職”是員工與企業利益即將終結的環節，在此環節，企業應着力於規範運作，從離職手續辦理的各個方面來建立健全相應的管理規章制度體系。

根據現行法律法規、司法解釋及其體現的法律精神及基本法理，企業制定離職管理規章制度須符合以下條件：

1、必須合法，包括內容合法和程序合法；

2、不得違反勞動合同或集體合同的約定；

3、要向員工公示。就是讓員工在制度實施時知悉，未經公示而在員工離職時才交予員工閱知的規章制度，對員工不具有約束力；

根據《最高人民法院關於審理勞動爭議案件適用法律若干問題的解釋》規定：用人單位根據《勞動法》第四條之規定，通過民主程序制定的規章制度，不違反國家法律、行政法規及政策規定，並已向勞動者公示的，是可以作爲人民法院審理勞動爭議案件的依據。

通過建立離職環節的管理規章制度體系，企業得以加強自身管理離職行爲的規範性，杜絕隨意辦理離職手續情況的出現，在程序上約束企業與員工離職事務的處理。

 

 

二、離職工作交接事務的處理員工離職時需將其負責的工作事項向企業做一交接，對此，員工所在的工作部門及人力資源部門應認真處理。

企業在辦理員工入職手續時即應要求提供並覈實清楚員工的相關證件材料，以備追查員工線索；在日常管理中應建立起相關工作制度與物品管理制度，對於辦公物品的管理、領用、使用實行登記備案制度；企業應分析員工的離職心理，找到員工離職的動機；

1、員工帶走公司財物，數額較大的，將構成侵佔公司財產的犯罪行爲，企業應及時向公安機關報案以維護企業利益，而不可拖延，貽誤了處理事件的時機；

2、工作內容的交接；

企業應針對其工作內容採取一定的包括簽署法律文件的措施。特別是高層員工的離職，比如財務人員，《會計法》第四十一條規定：會計人員調動工作或者離職，必須與接管人員辦清交接手續。根據此規定，若離職會計人員不予配合辦理工作交接手續，企業有權暫緩給其辦理離職手續。

 

 

三、離職中的薪資處理勞動糾紛的發生常由員工離職時勞動關係雙方沒有就工資、補償金數額等問題達成一致意見引起。企業應從以下幾點來考慮如何正確處理，以防範法律風險的出現。

1、工資結算；

勞動關係雙方依法解除或終止勞動合同，企業應在解除或終止勞動合同時，即員工離職時，一次付清工資。需要說明的是，企業向離職員工結清工資應是離職手續中的一項，這是規範的做法。有些企業習慣於要求離職員工在企業下月正常發薪日來領取工資而不是離職時予以結清，這樣辦理容易留下隱患。

2、經濟補償金和賠償金；

在員工離職時，勞動關係雙方應依據勞動法律法規、政策及雙方的勞動合同約定，明確企業是否需要向員工支付經濟補償金及存在勞動關係一方是否有向另一方支付賠償金的義務。不論是法定義務還是約定義務，企業都不應推脫，應切實保障離職員工的正當合法權益，否則，容易導致勞動糾紛的發生。

3、其他薪酬福利事項的處理。

員工在企業工作期間，企業爲員工繳納各項社會保險及住房公積金等，在員工辦理離職時，企業應與員工協商確定轉移手續的辦理時間及雙方如何配合辦理等。

 

 

四、人事檔案轉移員工因與企業解除勞動合同或其他原因而離職，企業有義務爲員工辦理必要的相關手續，包括向員工出具離職證明、轉移員工個人人事檔案等。

在實踐中，經常有企業以員工在離職時不向企業交付培訓費用等理由扣留員工的個人檔案，也不給員工辦理有關離職手續，實際上企業是以非法的手段維護自己的利益，這是錯誤的。

根據勞動部、國家檔案局《企業職工檔案管理工作規定》及《北京市勞動合同規定》精神，企業職工調動、辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等，應由職工所在單位在一個月內將其檔案轉交其新的工作單位或其戶口所在地的街道勞動（組織人事）部門。

通過上述規定可知，企業無權以任何理由來扣留已離職員工的檔案。企業只有依法處理事務纔可以防範可能出現的法律風險：若員工拒絕承擔違約責任或賠償責任不辭而別，企業應通過提起勞動爭議仲裁申訴這種法律途徑來維護自己的合法權益。

 

 

五、離職手續文件的簽署在員工離職時，企業應要求離職員工簽署離職文件，履行必要的內部手續。

企業應妥善保管這些離職文件，在內容及形式上均完整準確記錄下離職環節。若員工離職後針對企業某項行爲提起勞動爭議仲裁申訴，企業在文件材料這項應對措施上可有所準備，爲勞動爭議仲裁及可能發生的法院訴訟打下基礎。