訪知名企業CIO：IT簡化緣何複雜

 倘若缺乏仔細的規劃與嚴密的管控，IT系統的複雜性就會如浮萍般滋長，變得越發難以管理，最終成爲企業成功的絆腳石。

　　簡化IT系統是協助企業成功發展的重要環節。在下文中，記者採訪了某公司的CIO ，讓他和我們分享了他的成功經驗。

　　記者：你能否先簡單描述一下IT簡化的困難性?

　　CIO:隨着業務發展，商業部門會不斷要求添加新的功能或基礎設備，因此IT會持續面臨這方面的壓力。有時，來自各部門的要求會一股腦地擺在你的面前。直接依照商業部門的要求去添加他們所需的應用或基礎設備並不難，難就難在一段時間之後，你如何去管理。

　　你運用了什麼理念來改善這種現象?

　　我會諮詢商業部門，問他們想要達成怎樣的目的。因爲很多時候，他們只是告訴你需要什麼解決方案，然後讓你去實施。作爲IT，你要確保所購買的技術或設備是與現有系統相吻合的。我發現不少IT部門都是“供過於求”，譬如提供了比所需更多的服務器和網絡容量。有時候對廠商的推銷照單全收也是造成這種現象的原因之一。

　　你的意思是廠商有時會讓你購買一些你不需要的東西?

　　每當你諮詢一家廠商時，他們一般都會希望將他們的應用運行在他們自己的服務器上(不管是虛擬服務器還是物理服務器)。但我們卻不想增添任何服務器。最終，我們會試着在自己的服務器上運行他們的應用，結果也非常令人滿意。

　　還有什麼其它方法可以簡化IT?

　　根據自己企業的情況來制定方針。比如我們的公司不是銀行或金融機構，因此我們不需要像銀行那樣針對所有的產品都進行安全部署。

　　這需要我們去了解企業是做什麼的，然後依此來定位基礎設備，讓它們與企業目標相符。

　　你公司以前所面臨的問題有哪些?

　　四年前，當我加入公司時，發現我們當時的數據安全環境非常複雜。每個部門都有自己的電子目錄結構，所有東西都是相互隔離的，但卻沒有見到太大的成效。比如商業部門想要共享的數據，我們卻加以了嚴格的保護。所有這些都是由於當時的安全機制保護過度了。

　　你部署了哪些機制來確保IT和商業部門之間更好的互動?

　　一套良好、高效的管治機制不應太過複雜煩瑣。我有一個專門負責規劃團隊，每月進行一次交流。我們共同探討不同商業部門想要實施的不同項目。有些IT基礎設備和應用之所以會越來越複雜，主要是因爲商業部門只知道需要這一功能，卻不知IT需要他們提供些什麼信息。你必須準備一套機制或流程來收集所需信息，然後與他們進行交流。這不是簡單地讓他們填一份表格然後交給IT，這樣不會有任何溝通。

　　舉行這類溝通會議會不會有困難?是否有人持牴觸態度?

　　我們花了一年半的時間來讓所有參與者習慣這類溝通會議。在最初的幾次會議中，每個人都只顧着提出自己的要求，結果會議只維持了10分鐘，原因就是完全沒有雙向的對話。而現在，整個會議可以持續30分鐘，體現出了應有的價值。在整個會議中，我們或許會取消半數的要求，並解決一系列的問題。

　　爲了實現IT簡化，告訴管理人員無法完成他們所要求的項目是否也是一件棘手的事?

　　首先必須向他們解釋清楚，不是因爲會產生額外的成本，我才說無法完成項目。此外，我也不會簡單地點點鼠標，發一份郵件去跟他們說不。有時，一些管理人員會因爲看到別人實施了某個項目，他們也要依樣畫瓢。碰到這種情況，我就會對他們說，“不同的解決方案會產生不同的成本，而且不同的公司都有不同的情況和背景。”
取得公司管理層的支持是否很重要?

　　非常重要，而且是必須要得到公司管理層的支持。當我剛加入公司時，我無法對項目說不，因爲我正處在建立信用的階段。我花了大量的時間來與公司管理層建立互信。

　　你是從哪裏入手開始貫徹IT簡化理念的?

　　是從一個打印整合與簡化項目開始的。當時，打印機、複印機和傳真機耗費了不少辦公室預算。我們進行了一次財務分析，並與每個部門溝通，探討如何降低他們的打印開支。我們向他們展示了所能節省的成本，並提供了更好的解決方案。這幫助我們在企業中建立了良好的信譽。這個項目是我們簡化工作的良好開端。我的經驗是，你應當從最容易成功的地方入手。

　　將來你打算簡化IT中的哪些方面?

　　目前在我們的數據中心裏有一系列不同的操作系統，我們打算選擇一種最能提高工作效率的。此外，我們還需要一個帶有簡單易用的工具的平臺。我們簡化了整個公司桌面體驗，包括一早上班該如何登錄系統，郵件服務器如何配置等。另外出於集成和技術上的考量，我們還實施了Cisco的互聯網語音平臺(VoIP)。

　　對於商業應用，你又會採取哪些簡化措施?

　　首先要判別哪些商業應用能夠真正爲企業帶來競爭優勢。如果沒有商業優勢，那花費時間和資金去進行定製就失去了意義。如今有不少應用都非常複雜，而且自定義的程度很高。在使用這些應用前，我首先會問自己，我們是否真的需要它?它能創造哪些價值?