文件標準是電子數據交換EDI的重要組成部分。簡而言之，EDI標準（又稱EDI文件格式）是管理B2B文件（如訂單、發票和訂單回覆）的內容和格式的具體準則。然後，這些文件將通過EDI協議發送到服務提供商或者業務合作伙伴。
EDI文件格式如何工作
根據 EDI 標準發送文件，可確保接收消息的服務器能夠正確地解釋信息，即每個數據元素都在其預期的位置。如果沒有這樣的標準，接收者的系統將無法識別信息，使得自動數據交換成爲不可能。
雖然EDI文件看起來像是字母和符號的隨機組合，但所有EDI信息都符合非常嚴格的規則。通常EDI標準基於以下四個原則。
語法
語法規則決定了可以使用哪些字符和其順序。
代碼
代碼用於標識常見信息，如貨幣、國家名稱或日期格式。
消息設計
消息設計定義了特定消息類型（如發票或採購訂單）的結構，以及使用了規定語法中的哪些規則子集。
識別值
識別EDI文件中的值的方式，例如通過其在文件中的位置或分隔符。這些變化因標準而異。
大多數EDI標準還包括以下三個組成部分。
元素——消息的最小部分，提供已提交的值（如 “50 “或 “KGM “或 “土豆”）。
段——組元素或數值的邏輯組合，以提供消息（例如，土豆數量50公斤）。
交易集——組段的集合，組成一個消息（例如，銷售50公斤土豆的發票）。
從本質上講，不同的格式就像不同的語言，具有某種標準的元素和段反映了常規語言的單詞和句子。
EDI文件標準簡史
在EDI的早期，人們很快就意識到，需要制定文件標準，以避免混亂，甚至可以提高基於紙張的供應鏈通信的效率。隨着計算機之間的文件傳輸（FTP）成爲可能，1975年，傳輸數據協調委員會（由美國汽車運輸組織於1968年成立的一個組織）發佈了第一個EDI標準。1981年，美國國家標準協會發布了第一個多行業國家標準X12。隨後，聯合國又於1985年制定了全球標準EDIFACT。
然而，統一標準的嘗試從未成功。隨着技術的發展，行業的特定需求日益分散，數十年來不斷推出新的標準。因此，有些反常的是，今天並不存在一個適用於所有文檔類型的單一EDI標準。取而代之的是，企業從許多選項中選擇自己喜歡的文件標準（通常選擇其行業中使用最廣泛的標準）。當與使用不同標準的合作伙伴進行交易時，企業必須確保他們的信息正確地轉換爲接收方所需的格式。這個過程稱爲映射。
最常用的5種EDI文件格式標準
1) UN/EDIFACT
當今北美以外最流行的EDI文件格式標準是UN/EDIFACT，即聯合國行政、商務和運輸電子數據交換規則。這些國際B2B消息準則在許多行業中得到了極爲廣泛的應用。
事實上，鑑於EDIFACT的應用範圍，一些行業已經開發了主標準的子集，允許實現特定於行業的消息的自動化。例如，一個著名的子集是EANCOM，用於零售行業。
EDIFACT文件類型由6個字母標識。例如，最常見的三種是：
ORDERS（採購訂單）
INVOIC（發票）
DESADV（發送通知）
這些EDIFACT消息都有相同的基本結構，由一系列的段組成。
UNA——定義了數據元素分隔符、組件元素分隔符和特殊字符
UNB——文件頭部（與文件尾UNZ形成包絡結構，包含基本信息）
UNG——功能組開始
UNH——消息頭部
UNT——消息尾部
UNE——功能組結束
UNZ——文件尾部
EDIFACT訂單示例
除傳輸格式外，EDIFACT標準還規定了傳輸要求。例如，EDIFACT提供了一套關於特定消息交換的確切結構的指導方針，這些消息交換本身可能包含幾個單獨的EDIFACT文件。
2) TRADACOMS
儘管TRADACOMS標準不如EDIFACT應用廣泛，但它比聯合國標準早幾年發佈。 TRADACOMS主要是爲英國國內貿易設計的（尤其是在零售業中很受歡迎），由26個消息組成的層次結構。與EDIFACT一樣，每個消息代碼也是6個字母。
TRADACOMS不使用單一的消息格式。取而代之的是，傳送給交易夥伴的信息將由若干消息組成。例如，一個採購訂單通常包含一個訂單頭部（ORDHDR）、幾個訂單（ORDERS）和一個訂單尾部（ORDTLR）。多個單獨的訂單消息可以在ORDHDR和ORDTLR之間重複。
與EDIFACT標準一樣，TRADACOMS標準也使用段來簡化翻譯。以下是最常見的四種段。
STX——交易開始
MHD——信息開始
MTR——信息結束
END——交易結束
TRADACOMS——訂單示例
TRADACOMS訂單——EDI文件格式
3) ANSI ASC X12
ANSI ASC X12代表美國國家標準（ANSI）認可標準委員會（ASC）X12，通常被縮寫爲X12。
1979年X12的指定旨在實現整個北美地區的EDI文件標準化，如今X12已成爲全球50萬家企業的首選標準。
與其他EDI標準相比，X12的交易集特別全面。X12標準有300多種，都用三位數的數字來標識（例如810代表發票），而不像EDIFACT和TRADACOMS使用六位字母。這些EDI文件格式標準屬於特定行業的X12的子集。
AIAG——汽車行業行動組
CIDX——化學工業數據交換
EIDX——電子行業數據交換組（CompTIA）
HIPAA——《健康保險可移植性和責任法案》
PIDX——美國石油學會
UCS——統一通信標準
VICS——自願性行業間商務標準
每個子集都包含輕微的變化，這些子集將由不同行業酌情使用（例如服裝零售企業使用VICS）。
此外，數百種文件類型被分爲16個有用的消息系列，從 “訂單 “到 “運輸”，每個系列都包含相關的單個消息類型。
如符合X12標準的文檔一樣，是由若干段組成的，其中一些是可選的，一些是必選的。以下是必選部分：
ISA——交易頭部
GS——功能組開始
ST——交易集開始
SE——交易集結束
GE——功能組結束
IEA——交易尾部
與所有的EDI文件一樣，這些段又由元素組成，如下面的X12文件示例。
4) VDA
汽車工業協會（德語爲Verband der Deutschen Automobilindustrie，簡稱VDA）由德國汽車企業於1901年成立。
1977年，VDA是最早開發EDI文件格式的協會之一，因此VDA標準比EDIFACT更早。
和X12標準一樣，每個VDA消息標準都有唯一識別號（這裏是四位數長）。例如，VDA EDI文件格式4905是交付預測。
由於在制定標準時並沒有期望會在全球範圍內使用，因此VDA標準都是以德語發佈的，一直持續到今天。這可能會使解釋變得困難，特別是涉及到德國的商業術語。同樣，由於VDA也沒有爲每個元素使用命名慣例，因此需要德語知識來識別它們。
與EDIFACT和X12標準不同，VDA標準不使用段或分隔符。而是使用具有固定長度的數據元素，即固定長度格式元素。當要傳輸的數據短於所需長度時，使用空格來填充空隙。不幸的是，這種固定長度格式意味着可以傳輸的數據量是有限的，這意味着很難與其他EDI標準之間相互轉換。
由於這些問題，VDA固定長度文件標準正在逐漸被EDIFACT取代。今天，VDA標準實際上是汽車行業廣泛使用的EDIFACT標準的子集（就像零售企業使用的EDIFACT子集CEFACT一樣）。
爲了幫助那些使用其標準的人，VDA發佈了有關向EDIFACT過渡的建議。
5) UBL
通用商業語言（UBL），是基於XML的標準業務文件格式庫。UBL由Organisation for the Advancement of Structured Information Standards (OASIS)擁有，OASIS已將其免費提供給所有企業。
由於UBL使用的是XML結構，它與其他更傳統的EDI文件格式不同。也許最大的區別是基於XML的傳輸比其他EDI文件格式更容易閱讀。然而，XML文件的大小比其他EDI文件格式大得多，但隨着寬帶互聯網的出現，這已不再是問題。
2003年剛成立時，UBL有7種EDI文件格式標準。到10多年後發佈2.1版本時，該數字已經增加到65，而2018年發佈的2.2版本進一步將文件類型的數量增加到80多。
值得注意的是，CEN/TC434最近將UBL命名爲兩種EDI語法之一，該語法符合電子發票新歐盟法規。因此，隨着PEPPOL的使用增加，UBL的使用也可能會增加。
與X12一樣，UBL消息類型也分爲更高層次的類別。這些類別包括標前採購、標後採購、採購和運輸。同時，UBL消息本身包括驗證器、生成器、解析器和編寫軟件。
如何與交易夥伴交換不同的EDI文件格式？
雖然上述每一種文件標準都被廣泛使用，特別是在某些行業，但不幸的是，沒有任何一套文件標準被所有供應鏈企業普遍使用。因此，如果您希望發展業務，並與交易夥伴進行網絡自動化的B2B數據交換，以實現自動化的成本優勢，您將需要具備能夠在多種格式之間轉換數據的能力。
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