EDI（Electronic data interchange,電子數據交換）爲文件傳輸提供了一種快速、安全的方法，迅速成爲商業界的主流。在所有電子商業貿易中，每年通過使用EDI促成的交易總量超過200億筆。美國超過60%的企業已經將EDI貫穿於日常運營，而且通過EDI實現了對成本節約、速度以及準確性的要求。但是，EDI究竟是什麼呢，EDI到底有哪些優勢，才讓各大企業對其產生了如此大的吸引力？接下來，讓我們一起來尋找答案吧。
什麼是EDI？
EDI是電子商務的一個重要分支，它通過利用技術來促進雙方之間的信息交流。大多數電子商務的目的是實現某些業務流程的自動化，並儘可能地實現無紙化。然而，大多數電子商務都需要一定程度的人工干預，例如將數據輸入計算機系統或掃描紙質文件。EDI與其他形式的電子商務不同，它從頭到尾都是完全自動化的。
就基本而言，EDI就是企業之間和企業內部計算機之間電子商業文件的交換。EDI包含關鍵的交易信息，並採用標準化的格式搭建工作流，以便於自動檢索。例如，零售商和製造商交換EDI時，零售商提交產品的電子採購訂單，製造商發送電子發票，雙方發送電子收據。EDI的核心目的是自動、安全地傳輸數據，爲各類企業提供便利。
EDI的主要優勢
電子數據交換最初是爲了解決人工通信中固有的許多問題而開發的。通過促進自動化和更順暢的信息流動，EDI的運用，爲公司帶來了許多好處。這些好處就是這麼多公司仍然選擇在他們的運營中使用EDI的主要原因。EDI的一些優勢包括：
- 交易更高效：紙質文件從一個地點運送到另一個地點需要時間，而且手工輸入的電子表格也需要時間來填寫、存檔和檢索。利用EDI自動化的特點來減少處理時間，同時取代這些耗時的任務。例如，EDI有助於縮短從訂單到發貨的週期，加快週轉時間，提高客戶滿意度。
- 降低錯誤率：非EDI系統涉及到人工處理，自然比計算機更容易出錯。EDI系統通過自動輸入和數據處理排除了這一點，降低了人爲錯誤的可能性。
- 提高可訪問性:由於固有的時間延遲和處理數據所需的人工流程，非EDI系統更難快速訪問。而EDI更加即時和自動化，允許用戶訪問一系列交易數據。也更便於企業準確地管理賬戶和庫存。
- 效率最大化：EDI的速度更快，錯誤更少，可訪問性更高，EDI的使用全面提高了企業效率。隨着耗時的人工流程和數據處理任務被取代，企業可以將人員和資源分配到其他更具有價值的任務上，比如一些能直接影響客戶關係和增加公司價值的任務。
- 提高安全性。手動流程看似安全，但其中無法避免的人爲錯誤實際上增加了安全風險，數據丟失和不準確的可能性也更高了。通過使用EDI，業務流程實現了自動化，文件通過安全連接進行傳輸，也降低了嚴重錯誤產生的概率。此外，通過EDI 跟蹤和存儲審計數據也更容易，也能確保公司已經滿足了行業合規標準。
- 節約成本：上述所有EDI優勢都會爲企業節省開支。非EDI系統會產生人力和材料成本，而且時常會出現嚴重錯誤，而EDI系統則不存在這樣的問題。純電子化的文件減少了材料成本，而自動化則減少了人工成本和嚴重錯誤的產生。 有了這些EDI的優勢，毫無疑問，在業務流程中實施EDI是各大企業的不二選擇。
EDI架構
EDI的優勢我們已經很清楚了，現在重要的是要從結構的角度瞭解EDI是如何運作的。爲了使EDI正常運作，一個企業必須有一個旨在促進EDI的基礎設施。這種基礎設施必須包括EDI的四個關鍵要素，下文將詳細介紹:
1.標準格式
EDI最基本的需求是信息組織的標準格式。這種格式規定了包含哪些數據、如何寫入以及數據的去向。當EDI在20世紀60年代首次使用時，EDI格式是專用的，由公司設計並用於與合作伙伴溝通。然而，隨着技術的推廣使用，企業發現有太多相互衝突的格式，無法有效管理複雜的貿易關係。因此，行業組織開發了標準格式。
第一個EDI格式標準於1975年由美國運輸數據協調委員會批准，爲所有現代標準的建立奠定了基礎。今天，美國國家標準協會（ANSI）開發和維護格式標準。它爲所有行業EDI格式制定的基線稱爲ANSI X12。雖然有些企業抱怨EDI中涉及的標準僵化，但這種標準化對其成功是至關重要的，它使企業能夠有效地交換數據，並避免了早期採用者在20世紀60年代遇到的問題。
雖然ANSI X12是EDI格式標準的基線，但各行業已經建立了自己的標準和慣例，因此需要對ANSI X12進行調整，以適應各行業的具體需要。例如，雖然ANSI X12定義了400多種計量單位的代碼，但汽車行業標準只定義了適用於該行業的代碼，從而解決了用戶的困惑。
ANSI也不是世界上唯一的格式標準。比如UN/EDIFACT或簡稱的EDIFACT，是聯合國/行政、商業和運輸電子數據交換的縮寫，是聯合國制定的標準，也是美國以外最常用的EDI標準。
目前在世界各地使用的其他一些常見格式標準包括:
HIPAA：1996年《美國健康保險可攜性和責任性法案》爲電子健康記錄傳輸制定了國家標準。該法案涵蓋了美國醫療保健系統中EDI的使用，HIPAA是基於X12標準制定的一種格式標準。
RosettaNet：這種格式通常用於電子、電信和物流行業，這些行業經常在全球範圍內進行交互。
Tradacoms：這種早期的EDI格式標準主要用於英國的零售業，並逐漸成爲全球市場的通用格式。雖然現在EDIFACT已經成爲全球標準，但這種格式在英國仍被普遍使用。
2.格式轉換軟件
通過格式轉換軟件獲取數據，並將其從內部格式轉換爲通用EDI格式，然後再轉換回來。例如，發送數據的公司可以使用該軟件從其數據庫中提取數據，並將其轉換成通用EDI格式。然後將該文件發送給接收數據的公司。一旦收到文件，接收數據的公司就使用另一個格式轉換軟件將通用EDI格式轉換成自己的內部格式。
3.EDI方式
公司使用各種傳輸方法從一家公司向另一家公司發送EDI。雖然EDI在歷史上只使用過直連EDI方法發送，但互聯網和移動設備的出現引入了更多的文件傳輸方式。下文介紹了一些用於促進EDI的常見方法：
直連EDI:直連EDI，也稱爲點對點EDI，涉及兩個有大量日常交易的企業之間的直接連接。通過這種類型的EDI，企業之間建立了一個直接的聯繫，他們的系統會自動進行交易。這是企業最初處理EDI文件的方式。
EDI網絡服務商:EDI網絡服務商，也稱爲增值網絡(VAN)。在這些系統中，交易夥伴使用由第三方提供的網絡進行數據傳輸。
Web EDI:WebEDI使用標準瀏覽器和在線表格在互聯網上進行電子數據交換。這種方法經濟實惠，中小型企業也能從中受益，而且也不用花費大量的IT成本。
移動EDI:EDI網絡服務商逐漸傾向於提供移動選項來促進EDI的發展。雖然目前受限於移動設備的安全性，但移動EDI預計將在未來十年大幅擴展。
預計未來EDI傳輸方式將進一步擴大，以滿足不同類型企業和合作夥伴的各種需求。
4.計算機
EDI基礎架構最後需要的是一臺計算機。作爲一種數字格式，商業中的電子數據交換應用需要基本的計算機才能運作。雖然大公司可能會使用廣泛的IT基礎設施來促進EDI，但是小企業，即使是隻有一臺機器，也可以使用EDI系統。隨着技術的進步，即使是移動設備也可以承載整個EDI交易關係，使各種形式和規模的公司都可以使用EDI。
EDI案例
大多數行業已經在日常運營中用起了EDI，並不斷受益於電子商務中EDI的各種優勢。
EDI有許多解決方案，可以使投遞員與供應商能夠通過EDI從一些主要的市場，比如沃爾瑪、Costco和其他大型零售商那裏接收訂單。下面列舉了一些行業案例：
1.醫藥行業
製藥行業對任何事情的準確性要求極高，這也延伸到了企業之間通信。該行業是EDI技術的早期採用者之一，也是Bergen Brunswig藥品公司最成功的電子數據交換實施者之一。這家藥品批發經銷商自上而下在許多業務流程中使用EDI。當藥劑師掃描他們的產品庫存時，就會提交訂單。掃描後，微型計算機處理信息並生成電子訂單，藥劑師審覈後將其發送到配送中心。配送中心的計算機再對訂單進行分析和重新排序，然後將訂單發送到樓層派送。這種電子化流程大大減少了Bergen Brunswig配送中心的錯誤和週轉時間，代表了EDI技術的重大成功。
2.零售業
零售業在一些日常業務中經常使用EDI。零售商通常使用EDI下達類似Bergen Brunswig模式的供應訂單。他們還使用EDI管理大多數發票，JCPenney公司發現，使用EDI減少錯誤、增加週轉時間和降低勞動力成本等，幫助他們大大降低了管理費用。他們甚至能夠通過切換到EDI系統將處理中心整合到一個位置。 由於EDI的優勢，許多大型零售商，如Walmart, Costco和Home Deport只會通過EDI向其供應商發送交易，因此擁有EDI功能是各大企業與財富500強大型零售商開展業務的必備條件。
3.汽車行業
美國汽車行業也是EDI技術的忠實用戶。例如，Chrysler公司將EDI應用於其製造過程，與材料供應商建立了高效溝通，並免去了開發票的繁瑣過程。Chrysler的做法是通過每週查看電子材料數據，預測他們未來對正在進行的項目的材料需求。隨着工人使用零件和計劃的改變，預測也會同步更新。在需要零件的一週前，Chrysler系統就會利用這個預測發送一個EDI訂單來獲得這些零件。然後，供應商會提取對應的零件，併發送EDI提前發貨通知，以驗證交貨是否在途中。一旦他們收到零件，Chrysler就會掃描它們。如果有任何差異，系統就會識別出來並向供應商發送差異報告。這個系統讓Chrysler提高庫存和空間利用率，大大降低了成本。
4.金融行業
金融業在廣泛的業務中實施EDI，既有業務驅動的，也有消費者驅動的。金融業電子數據交換交易的兩種主要類型是金融電子數據交換(FEDI)和電子資金轉移(EFT)。FEDI發生在銀行與客戶之間或銀行之間，當沒有價值轉移時。例如，另一方面，EFT涉及將貨幣價值從一個機構的一個賬戶轉移到另一個機構的一個賬戶。自動清算所（ACH）支付就是一個例子。公司經常使用這些類型的支付方式以直接存款的方式向員工付款，而消費者則使用它們進行自動支付。
金融業在業務驅動和消費者驅動的廣泛業務中實施EDI。金融業EDI交易的兩種主要類型是金融電子數據交換(FEDI)和電子資金轉移(EFT)。FEDI發生在銀行和客戶之間，或者在沒有價值轉移的情況下發生在銀行之間。例如，客戶提取電子對賬單就是FEDI。另一方面，EFT包括將貨幣價值從一個機構的一個賬戶轉移到另一個機構的一個賬戶。ACH支付就是一個例子。公司通常使用這種支付方式以直接存款的形式支付給員工，而消費者使用這種方式進行自動支付。
5.科技行業
多年來，EDI一直是科技行業的主流，可以實現快速通信。由於EDI通信的速度和準確性，科技行業已經青睞於用這種方法來處理從設計、製造到供應管理的各種業務流程。
然而，EDI的使用並不限於這些行業。保險業通常使用EDI來處理索賠和付款，教育機構使用EDI來處理圖書館資料申請、成績單和貸款信息。甚至聯邦政府也經常使用EDI來進行報稅。隨着企業向全球市場的擴張，EDI在電子商務中的重要性也日益增加。
EDI系統是如何與業務系統集成運作的？
瞭解EDI的基礎架構很重要，但更重要的是要了解如何通過使用EDI逐步促進電子交易。這一過程的運作方式如下：
1.發送方從內部應用程序中導出業務文件或數據集。
2.格式轉換軟件將該文件或數據集從內部格式轉換爲EDI格式。
3.EDI文件通過直接連接或網絡傳送到接收方。
4.接收方收到文件後，其EDI處理軟件會驗證文件的有效性。
5.接收方的格式轉換軟件將文件從EDI格式轉換爲該企業的內部格式。
6.接收方的系統對數據進行處理和整合，並向發送方發出通知，確認文件已送達。
在這個系統中，你可以看到EDI基礎架構的每個元素在整個過程中是如何使用的。但是，EDI集成軟件是使這一過程儘可能順利的關鍵。如果可能，儘量使用具有多種功能可供選擇的軟件，比如知行軟件的EDI集成，這樣你就可以有效地定製適合你需求的解決方案。
如何在業務中使用EDI呢？
既然已經瞭解了EDI，那麼就該考慮如何在業務流程中實現了。如果還沒有在業務流程中使用EDI，也許是時候考慮在企業中使用它了。當然，如果已經在使用EDI了，那麼重點是要記住，要隨時改進業務流程，以發揮EDI的最大效果。
無論是EDI的新手還是隻想簡單瞭解下EDI的最新情況，都可以參考這個關於如何在業務流程中實施或審查當前EDI使用情況的總綱。
1.戰略覆盤：分析企業目前的業務結構和實施流程，同時確定可以通過EDI改進的領域。重點考慮企業的組織結構、合作的供應商以及處理的交易類型。如果某個領域的EDI可以壓縮步驟、減少人工流程或改善庫存及交付管理，可以對其進行進一步分析。
2.可能性分析：仔細研究在覆盤階段確定的每一項改進點，並評估實施EDI的可行性。考慮成本與效益、實施所需的時間以及實施對其他業務領域的影響等。
3.敲定計劃：一旦確定了實施EDI的最佳領域，就可以跟企業決策者提出建議，並確定最終的實施計劃，包括必要的基礎架構改進。
4.搭建基礎架構：如果企業需要任何新的軟件或硬件來支持新的或改進的EDI系統，一定要購買安裝。基礎架構的發展還可能包括選擇一個EDI網絡供應商或其他EDI傳輸系統。
5.集成EDI系統：一旦準備好實施EDI，就要開始將EDI集成到業務中。在向業務合作伙伴推出之前，一定要確保進行了大量測試而且流程沒有任何問題。
如果還不確定如何在業務中實施EDI，可以跟EDI行業的專家合作，協助您確定實施方案，完善改進措施，而且還能介紹一下其他公司是如何通過實施EDI獲益的。
由於EDI的複雜性，小型企業更傾向於和具有處理EDI交易關鍵能力的公司合作，而不是自己實施EDI。
通過知行軟件實施EDI
EDI在世界各地的使用不斷增加。隨着可用的資源和選擇的增多，EDI對各種類型和規模的企業來說實施越來越簡單。如果想爲企業尋找一個有助於簡化交易的解決方案，毫無疑問，EDI是一個很好的途徑。如果已經準備好嘗試使用EDI，一定不要錯過知行軟件。
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