做好項目進度跟蹤管理的12個方法：1.決定你的項目進展跟蹤方法；2.將項目跟蹤視爲整個團隊的共同努力；3.使用正確的項目跟蹤工具；4.確定項目目標並堅持執行；5.使用清單和里程碑；6.讓項目干係人瞭解進展；7.優先考慮有效溝通；8.定期舉辦項目更新會議；9.建立明確的項目和任務截止日期；10.通過確定客戶滿意度來衡量進展；11.建立項目狀態報告以跟蹤項目進展；12.關注正確的項目管理數據。
瞭解如何跟蹤項目進展是項目管理中至關重要的技能，它確保團隊不會偏離正確的方向，或者在途中遇到任何延誤或風險。
作爲項目經理，在任何項目開始時要做的第一件事就是爲其制定計劃——瞭解需要做什麼、何時做以及由誰來做。然而，僅有項目計劃還不足以確保項目的成功，項目的健康與許多其他因素相互依存。那麼我們要做什麼來確保項目不會出問題呢？答案很簡單：不斷衡量其進展。
根據項目管理協會的數據，項目平均的失敗率是14%，而在成功的項目中，有近50%未按時完成，43%超出預算，32%交付的產品不符合預期。
跟蹤項目進展使項目經理能對最新狀態保持瞭解，並在事情不按計劃進行時做出及時的應對。
一、項目跟蹤是什麼
項目跟蹤是監控項目實際進展的行爲，它涉及從時間和金錢的角度評估進展速度，以及交付成功結果的情況。
在項目控制的過程中，項目跟蹤不僅涉及監視項目的實際進展，還包括在任何時候對使用的相關資源進行監控，以及對已完成的任務和里程碑有明確的瞭解。項目經理可以在這個階段創建項目狀態報告，或者從他們使用的項目跟蹤系統中提取這些信息。簡單來說，這是一個持續監控和評估項目進展的過程，確保項目按計劃進行，並及時瞭解任何可能的問題。
最爲關鍵的是，項目跟蹤的目的是幫助項目經理根據項目過程中的實際情況（如預算和時間表）調整可交付成果。如果項目某個階段耗時比預期多，項目經理就需求重新預定下一階段所需的資源，並調整項目交付的時間表。
二、項目進度管理過程中的挑戰
項目經理在跟蹤項目進展和創建進度報告時可能會面臨一系列不同的挑戰，比如：
- 溝通不足：當項目管理中沒有及時有效的溝通，就很難準確瞭解項目的進展情況；
- 目標或標準不明確：當團隊不知道項目成功的標準是什麼，就很難判斷離完成有多近；
- 範圍蔓延：如果項目的範圍在中途發生變化，可能會影響到預算、時間表、資源需求等多個方面；
- 風險管理不足：如果你沒有充分考慮項目風險，可能會出現許多未預見的問題。
當參與到項目管理和交付工作，你會明白一個項目的初始計劃只能指導到一定階段。如果團隊成員沒有按照計劃時間來工作，就會對項目預算和完成日期產生重大影響。簡單來說，如果團隊成員的工作不符合計劃就可能會導致項目超出預算和延期。
三、如何做好項目進度管理？12個技巧
無論你是通過看板來查看進展，還是使用甘特圖來全面瞭解項目的情況，溝通都是確保每個人都在同一進度上的關鍵。通過在整個項目中交流信息，從任務分配到項目階段，再到預算，直到整個時間表，都使得跟蹤工作變得更容易。
溝通和信息交流很重要，但使用合適的項目管理工具也是關鍵，因爲它可以幫助你更有效地衡量項目的進展。當團隊成員協同工作時，可能你不想過於頻繁地收集數據，或者無緣無故地打擾他們。通過訪問項目管理工具，其他團隊成員可以查看項目進度並及時更新他們的工作狀態。
以下提供了一些簡單的方法和工具，以便有效地監控項目的進展。
1.決定你的項目進展跟蹤方法
你可以使用定量和定性方法來監控進展。定量方法是查看諸如成本、時間和里程碑等數字指標。定性方法則是使用調查數據和定期團隊會議來跟蹤進展。
在跟蹤項目進展時，你需要同時使用定量和定性的方法。定量方法可以提供堅實、可量化的數據，這些數據可以與項目的利益相關者共享，並且減少了人爲偏見的影響。而定性方法則提供了主觀的數據，有助於識別項目中可能存在的瓶頸或難題。兩種方法各有特點，結合使用可以更全面地瞭解項目的實際情況。
2.將項目跟蹤視爲整個團隊的共同努力
成功完成一個項目需要整個團隊的共同努力和合作。這不僅在項目執行階段，還同樣適用於項目跟蹤階段——你需要與團隊成員及其他參與人員協商，並定期向上級報告進展。讓每個人參與項目跟蹤是非常重要，這有助於確保項目的順利進行，並增強團隊之間的溝通和協作。
最好的方法是在一開始就讓整個團隊聚在一起，並讓他們參與跟蹤。如果他們理解跟蹤項目的重要性，並對正確執行負責，那麼它就成爲了他們角色的成功衡量標準。
同時，當你到達項目的最後階段，一切進展順利（希望如此）時，你可以與團隊成員一起慶祝成功。
3.使用正確的項目跟蹤工具
項目跟蹤軟件減輕了進度管理過程中的許多手動工作，比如當查看項目狀態時，它可以節省大量時間；可以快速生成報告，並更深入地瞭解項目與目標的對比情況。
市場上有許多不同的項目管理軟件以供選擇，每個選擇都有不同的優點和適用性。但該工具必須具備實時同步功能，幫助你查看實際進展。比如PingCode這款工具可以提供項目計劃包括資源可見性、跟蹤里程碑、跟蹤度量項目效能指標。
延伸閱讀：《2023年排名前十的項目管理系統盤點》：https://docs.pingcode.com/blog/tool/16767.html
4.確定項目目標並堅持執行
如果一個項目沒有明確的目標，就無法有效地跟蹤和評估項目的表現。關鍵在於設定能夠幫助團隊成員實現整體目標的具體目標。這些目標應該是“SMART”的，即：
- 具體（Specific）：目標應該明確清晰，沒有模糊不清的地方。
- 可衡量（Measurable）：目標應該可以量化，以便可以跟蹤進展和判斷是否已完成。
- 可實現（Achievable）：目標應該是現實可行的，既有挑戰性，又不是不可能實現的。
- 相關（Relevant）：目標應該與項目的整體目標和團隊的使命緊密相關。
- 有時間限制（Time-bound）：目標應該有明確的截止日期或時間框架。
通過設定符合這些標準的目標，項目團隊可以更有效地組織工作，跟蹤進展，並確保項目的成功實施。
5.使用清單和里程碑
每當開始一個新項目時，都要將其分解爲由里程碑標記的階段。例如將項目分爲以下階段：
- 客戶入職
- 項目構思和計劃
- 項目執行（進一步分爲編號或命名的階段）
- 項目提交
- 項目最終審查和編輯
將每個階段里程碑進一步拆分爲可執行的任務，並分配給不同的團隊成員，爲每項任務創建清單。這樣，你可以通過查看項目所處的階段以及每個階段下已完成的工作量來跟蹤進展。
6.讓項目干係人瞭解進展
在跟蹤項目進展時，與所有相關干係人分享近況和項目信息非常重要，這對項目經理和項目本身都有一系列好處：
- 讓你有更多的動機來確保項目按計劃進行；
- 讓項目的干係人瞭解可能出現的問題；
- 有助於管理對項目完成時的期望，以及項目完成後的外觀或結果；
- 如有必要，它還爲項目經理提供了重新評估預算或時間表的更多選擇，以便更靈活地調整項目的方向。
你可以每週、每兩週、每月，或在適合的任何時候發送項目報告給干係人。
7.優先考慮有效溝通
這一點是與讓項目的干係人瞭解整個項目的進展情況緊密相連。如果幹系人不理解你的更新信息，那麼更新項目的狀態就沒有意義。如果你與團隊的溝通不流暢，那麼跟蹤項目的進展就會變得更加困難。
溝通策略的運作方式與前文提到的項目目標有相似之處。通過明確定義有效溝通的含義，並圍繞溝通設立明確的期望，這樣將能更容易地跟蹤項目的進展。
同時，項目經理不應該通過溝通來增加項目團隊壓力。有效的溝通是關於儘可能高效地傳遞和接收信息，而不僅僅是分享例如甘特圖這樣的複雜信息，並期望每個人都能理解。有效溝通應該是清晰和直接的，而不是淹沒人丟進信息的海洋。
8.定期舉辦項目更新會議
這是衡量項目進展的純定性方式。
項目經理需要設定項目更新的日程安排，並讓負責的團隊向項目經理報告已完成的工作。例如，可以進行每週或每月的會議。這些會議不應該頻繁到干擾正常工作，但應該足夠頻繁，以便始終了解項目和任務的進展情況。
舉辦這些更新會議的最佳之處在於，它們提供了與團隊面對面交流的機會，這比每個截止日期僅通過電子郵件更新的方式要好得多。這種交流方式讓項目經理了解項目進展及背後原因，無論是否符合目標，都應該展示出對項目的興趣和參與。
通過這些會議，你還可以瞭解團隊可能正在努力克服的障礙，並瞭解項目是否在其預定的範圍和預算內進行，從而更好地掌握項目的整體情況。
9.建立明確的項目和任務截止日期
許多項目是大型的，需要數月甚至數年才能完成。如果沒有明確的項目時間表和截止日期，就很難判斷項目是否在正確的軌道上。
但如果能將項目分成不同的階段，創建里程碑，或者爲項目內的關鍵工作設定最終截止日期，那麼跟蹤項目的進展就會變得容易得多。
截止日期對你和團隊都具有激勵和驅動作用。例如，如果你正在進行一個爲期三個月的項目，過程中你可能會失去緊迫感。但是，如果有一個任務需要在一週內完成，那麼這會增加您完成任務的動力。
設定的截止日期也應該是符合實際的、清晰的、可衡量的，並且需要與團隊共享——這樣的截止日期有助於確保項目進行，並鼓勵團隊一起努力。
10.通過確定客戶滿意度來衡量進展
許多人在跟蹤項目進展時會尋找使用基於數字的指標，如成本和投入的時間。但其實客戶滿意度也是一種有效的衡量項目進展的方法。
這種衡量方式對於長期項目特別有用，而做法就是直接詢問客戶對到目前爲止已完成工作的滿意度。爲了實現這一目的，可以選擇以下兩種方法中的任何一種或兩者結合：
- 每月或每季度與客戶舉行會議，瞭解他們對項目的反饋。這樣做還有助於建立與客戶的關係。
- 向客戶發送反饋或滿意度調查，讓他們評估工作、服務和溝通的質量。調查應保持簡短，並添加客戶書面反饋的部分，以便更全面地瞭解客戶的感受。
總的來說，這段話強調了除了常規的數字指標外，還應該關注客戶滿意度，並提供了一些具體的方法來衡量和了解客戶的滿意度。
11.建立項目狀態報告以跟蹤項目進展
項目進展報告能讓你及時瞭解項目的現狀，這對許多項目來說是非常重要的。有些項目可能每週都需要報告，有些則不需要那麼頻繁。
你首先要搞清楚哪些信息對你來說是有用的，以及這些信息對別人是否也有用。 這樣的報告的主要目的是告訴你項目現在進行到哪一步，以及爲什麼會這樣。報告應該寫得足夠簡單，以便幾乎所有人都能理解，尤其是那些需要決定項目下一步怎麼走，或者需要了解項目進展的團隊成員。
12.關注正確的項目管理數據
項目經理在跟蹤和報告項目進展時，可能會陷入過於關注細節而忽略整體情況的問題。雖然深入瞭解團隊成員是如何完成任務的細節非常重要，但有時候還有更重要的數據需要注意。
例如，項目經理需要密切關注一些重要的項目數據，如完成時間、預算、項目範圍的擴大以及風險評估。此外，項目經理還要注意資源的使用情況和團隊成員的工作量。
寫在最後
當你在進行一個項目時，僅僅打造一個好的最終產品是不夠的。你還需要確保項目能按時完成，並且不超出預算。如果一直在積極地跟蹤項目的進展，就更有可能實現這些目標。
這一過程中一些專業的項目跟蹤軟件（比如PingCode、Worktile）可以幫助你。在項目開始時，可以用它來設定目標和期望，並在整個項目過程中監控進展。這樣可以隨時瞭解項目的最新情況，從而做出明智的決策，並增加成功交付一個滿足所有要求的優秀最終產品的機會。