在任何成功的公司中，部門間的知識共享是至關重要的。如果沒有一個簡單的信息交流方法，團隊怎樣纔能有效合作呢？Wiki軟件提供了一種創建、組織及在全公司範圍內分享知識的直接方法。但是，哪一種Wiki軟件是最佳的選擇呢？本文將深入討論這個問題。
什麼是Wiki軟件
Wiki是一個集中式的、基於網絡的平臺，使員工可以輕鬆地訪問和記錄信息。簡單來說，它是一個可靠信息的統一來源。在理想情況下，Wiki應該通過瀏覽器擴展與現有工作流程集成，使員工可以在不需要切換標籤頁的情況下訪問內容。以下是一些可能在公司內部Wiki中找到的內容示例：
- 新產品功能或流程更新
- 關於休假的人力資源政策
- 項目管理模板
- 歷史項目的沉澱經驗
面向外部的Wiki和麪向內部的Wiki有所不同。它們通常包括針對最終用戶的產品手冊。雖然它們依然是權威信息的中心，公共Wiki包含了專門爲客戶、合作伙伴和其他外部利益相關者定製的內容。
Wiki軟件的類型
- 託管型：託管型Wiki是一種不需要內部開發人員參與的SaaS（軟件即服務）工具。這類Wiki的安全和維護工作由託管公司負責。通常，這種Wiki在佈局上的靈活性較低，但管理它所需的工作較少，這意味着可以將更多時間用於關注內容。
- 自託管型：自託管型Wiki軟件，如MediaWiki，是開源的，需要持續的開發人員參與來確保平臺的安全和有序。這類Wiki通常可以更加個性化地定製，但需要更多的維護工作。
爲什麼使用Wiki軟件
公司知識資產集中管理：在衆多信息來源中搜索單一信息片段通常會浪費大量時間。據麥肯錫數據顯示，員工每週需要花費數小時來收集和尋找信息，這些時間本可以更好地用於與同事合作和創造性地解決問題。Wiki軟件將所有公司信息集中在一個可靠的單一來源，從而讓每個人都清楚地知道去哪裏尋找相關的可信信息。
提高信息協作效率：在整個組織中傳達重要信息時，提供簡潔的信息塊是關鍵。長篇幅的內容往往使員工承受閱讀和記憶的負擔，超出了他們實際的記憶能力。提供可隨時訪問的簡短信息，可以避免信息過載。
爲每個人工作提供需要的知識資源：每個人都希望獲得完成工作所需的信息。缺乏足夠資源感是職業倦怠上升的主要原因之一。Wiki軟件確保每個人都能隨時訪問到他們需要的信息，無需催促專家回答問題，而是可以直接在手邊找到所需的所有知識。
爲團隊提供統一真實信息來源：沒有一個統一的真實信息來源的Wiki，團隊可能會面臨使用重複且不可靠的信息來指導決策和流程的風險。引導每個人到一個信息來源，並確保該信息保持最新。這是一個簡單的解決方案，可以讓每個人都保持一致。
輕鬆實現無縫協作：良好的內部溝通能促成無縫的協作，從而使公司運作順暢和成功。Wiki軟件允許公司中的每個人創建和編輯信息，把Wiki變成一個輕鬆協作的中心。每個專業知識領域的專家都在向一個所有人都能訪問的信息來源貢獻他們的專業知識，告別信息孤島。
保持公司信息是最新版本：最佳的Wiki軟件內置了內容驗證系統。這使得信息的創建者可以設定一個定時器，到時間就重新審查和驗證信息。這樣可以確保公司的信息始終是最新和相關的，同時避免人在不知不覺中引用不可靠的知識。
確保專家驗證的產品信息掌握在支持、銷售和市場營銷人員手中：隨着產品更新，每個人都需要了解最新的情況，包括技術支持、銷售、市場營銷和產品專家等。根據普華永道的數據，17%的消費者在經歷一次糟糕的體驗後會放棄一個品牌。因此，確保團隊在與客戶交互時可以訪問可信的信息至關重要。讓主題專家記錄並驗證他們的信息，這樣其他人就能確信他們所讀的知識是準確可靠的。
提升客戶服務質量：信息的便捷獲取對支持代理有兩方面的好處。首先，它讓他們能夠保持最新狀態，爲客戶提供最相關的信息。其次，它提供了快速訪問知識的途徑，使支持代理能夠實時回答問題，從而消除了客戶提問與支持回答之間的延遲。
主流Wiki軟件工具對比
1.PingCode
這是國內非常主流的一款知識庫工具，適合各種類型和規模的團隊，但更受技術團隊歡迎。長城汽車、中國科學院、中國聯通、西安交大、來也科技、中泰證券等都是其客戶。PingCode主要用於搭建團隊知識庫、文檔管理、多人協作編輯、文檔對外分享等。適用於企業幾乎所有類型團隊，因爲能關聯需求、測試、缺陷等環節，所以在軟件開發團隊的使用體驗可能遠超其他團隊。
對比其他知識庫，PingCode的優點在於支持本地化部署、二次定製開發、saas等購買方式，且能夠滿足麒麟、信創等系統要求。其核心使用場景包括：
- 產研文檔管理，如：技術規範、PRD需求文檔、測試說明、流程制度說明；
- 銷售/客服支持，如：產品介紹、使用說明、解決方案、常見問答、在線手冊等；
- 教育/培訓，如：幫助培訓師和學員共享、管理和學習資料、視頻，提高學習效率和質量；
- 官網文檔，如：幫助中心、操作手冊等資料直髮布到對外網站上，搭建對外宣傳和幫助支持窗口；
- 建立內部問答社區，如：公告發布（新制度、公示、月報…）、資料收集、創意徵集、內部問題討論、競品情報等；
PingCode 知識庫工具功能包括但不限於：
- 多人實時在線協同編輯、信息實時保存同步、歷史版本快速追溯；
- 文檔支持共享、關注、評論、批註，可在消息/飛書等第三方賬號收到提醒；
- 支持富文本編輯，支持插入圖片、表格、思維導圖、畫板、視頻、Markdown、代碼塊、頁面、附件等，支持模板創建、複用；
- 與研發項目管理、測試管理具體工作項深度關聯，形成“需求-開發-測試-知識沉澱”管理閉環；
- 頁面與工作項相互關聯，頁面支持插入工作項及工作狀態，具體工作項可直接關聯知識庫或頁面；
- 支持頁面級的權限管控、以及水印、審計等安全能力；
- 全局搜索
軟件優點：
- 產品開箱即用，簡單易上手，產品服務口碑好；
- 爲25人以下團隊免費提供基礎版本；
- 國產化，支持信創、麒麟等；
- 支持私有部署、定製化以及Saas等購買方式；
- 國際信息安全體系認證和精細權限管控，安全有保障；
軟件缺點：
- 不支持多語言；
- 無法滿足百度百科這類知識庫的搭建；
【官方地址：PingCode】
2.Guru
Guru提供的現代Wiki軟件由AI驅動，能夠無縫捕獲信息並即時提供可信答案。它與公司常用的應用程序集成，確保所需信息始終觸手可及。通過Guru的AI寫作助手，用戶能夠比以往任何時候都更快地記錄知識，通過驗證工作流程保持信息的更新，並利用AI企業搜索功能快速查找存儲在任何地方的信息。歡迎觀看按需演示視頻瞭解更多詳情。
3.MediaWiki
MediaWiki是非常受歡迎的開源Wiki軟件，特別適合管理大量需要多人訪問的內容。啓動和運行此軟件需要一定的技術知識。儘管如此，MediaWiki 仍然是最值得信賴的 wiki 之一，而且完全免費。
4.DokuWiki
DokuWiki以其簡單而有效的特點著稱，是一個開源的Wiki佈局，有數千名貢獻者，並且沒有保存頁面的數量限制。它具備內置的身份驗證功能，非常適合需要向員工或客戶快速傳遞大量重要信息的大型企業使用，並且完全免費。
5.Confluence
Confluence是技術領域中廣泛使用的一種Wiki軟件，與Jira（項目管理軟件）同步，簡化了內容的創建和更新過程。Confluence對內容的搜索需要精確的關鍵詞，最多可免費供10個用戶使用。
6.Tettra
Tettra非常適合技術知識較少或沒有技術背景的團隊使用。其設置、維護和使用都非常直觀，且與用戶已經在使用的工具集成。它使整個組織的團隊能夠以最適合他們的方式組織知識。
7.Notion
Notion是一款高度可定製的Wiki軟件，支持遠程和麪對面團隊更有效地協作。其設計靈活，但學習如何有效使用坑比較困難，對大型團隊來說可能具有挑戰性。Notion對個人用戶免費。
8.Slite
Slite是專爲遠程工作團隊設計的。多人可以同時編輯文檔，每個文檔都可以包含引用、圖表和圖形等元素。每個用戶在開始工作的時候都會看到一個“回顧”屏幕，顯示與他們角色相關的最新信息。最多可免費保存 50 個文檔。
9.Nuclino
Nuclino以其流暢直觀的設計而受到非技術用戶的青睞，佈局簡單易於學習。它不僅可以作爲公司Wiki使用，還可以用於管理項目、分享想法等。Nuclino最多允許免費使用50項內容。
10.Slab
Slab是一款直觀的知識管理Wiki軟件，非常適合需要簡單設置的團隊。它包含數據分析功能，管理員可以輕鬆查看哪些信息最受歡迎。 Slab 最多可免費供 10 個用戶使用。
11.Document360
Document360是一個直觀的所見即所得編輯器，鼓勵協作和知識共享。它與多數應用程序集成良好，並提供分析功能，幫助用戶瞭解哪些信息最有價值。
12.Wiki.js
Wiki.js是一個開源軟件，可在公共、私人或兩者兼有的平臺上使用。作爲一個免費選項，該軟件允許用戶在完全可自定義的內容佈局中創建和存儲信息。它也提供了分析功能。對於技術經驗較少的用戶來說，Wiki.js可能不太理想。
哪款Wiki軟件最適合你的團隊
正如你從這個列表中看到的，市場上有許多優秀的Wiki軟件，每款都具有其獨特的功能和價值主張。
每個公司的需求都有所不同，在評估市場上的選項時，有幾個關鍵因素需要考慮。你選擇的Wiki應該易於使用，能夠無縫融入員工的工作流程，並且能與公司最常用的應用程序集成。此外，它還應該利用最新的AI技術。在進行選擇時，請記住這些核心能力。同時，不要忘記最終目標：爲團隊提供一個可靠的公司信息單一真實來源，使他們能夠發揮出最佳工作表現。
最佳Wiki軟件有哪些要素
選擇最適合團隊的Wiki時，有幾個關鍵特徵需要考慮。
易於使用：在任何工作流中引入新工具通常讓員工感到害怕——這意味着他們需要在日常任務之上額外學習新東西。Wiki軟件應該是解決問題的工具，而不是增加更多困擾。它應該具有直觀的設計和內容結構，易於內容創建。
可搜索性：沒有人有時間精確輸入關鍵詞以尋找正確的信息。Wiki需要具備智能搜索功能，能夠根據你的搜索提供相關結果，而不僅僅依賴精確的關鍵詞。好的Wiki軟件能夠一次搜索就找到所需答案。
知識庫：優秀的Wiki軟件充當所有重要信息的集中存儲庫。它可以面向內部或外部受衆傳達信息，應該成爲一個可靠的知識來源，用戶可以定期依賴它，並且是人們尋找答案時首先考慮的地方。
集成：Wiki軟件應該通過瀏覽器擴展與現有工作流程集成。這樣可以避免離開工作流程去搜索信息，而是將信息直接帶入工作流程中。它應該允許用戶在不離開正在使用的應用程序的情況下找到所需信息。
學習功能：Wiki應該能夠根據用戶的角色或他們以往參考過的信息來推薦相關內容。爲了進一步提供幫助，Wiki軟件還應該具備幫助中心或指南系列，使文檔易於訪問。
定製化：通常沒有一款適合所有人的Wiki軟件。無論是存儲內部知識還是構建外部知識庫，都需要能夠按照公司的需求來自定義信息。應從提供的框架開始，但要利用Wiki提供的靈活性。
分析：最佳的Wiki應具備內置的分析功能，使你能看到哪些內容最受歡迎或常被搜索。這可以幫助識別公司知識中的空白，並瞭解哪些信息對員工最有用。