發展業務和服務是每個組織的首要任務。但是，僅僅把資源分配到項目上並不能確保會有高效率的工作產出。爲了達到最高效率，這些資源必須在可以計費的或有戰略意義的工作上得到有效利用。
資源利用率是衡量項目是否成功的一個關鍵指標。通過跟蹤資源如何被利用，可以確保組織內的每項資源都被充分使用，從而有助於評估和提升工作效率。
本文將講解如何利用一些直觀的工具來有效地跟蹤資源利用情況。
如何計算資源利用率？
資源利用率是用來衡量資源在其可用性或容量上的有效使用程度。換句話說，就是要監控團隊的工作效率，並分析他們是否有被過度使用或未被充分利用的情況。計算公式如下：
資源利用率公式 =（實際/被分配的工作時間）/資源的容量
這個比率可以用小時、天、百分比或全職等效數（FTE）來表示。
最佳利用率——這個過程的目標是最大化資源的使用效率，以便從其可用的容量中獲得最大的產出。計算時，還會考慮他們的計劃休假、培訓安排或任何其他的管理活動。
需要注意的是，資源利用率持續高於100%並不總是意味着生產效率和效率有所提升。相反，這種情況往往可能導致適得其反的效果。
管理者可以根據資源的安排來預測利用率，並採取必要的措施進行優化。
資源利用報告的重要性
許多高級的資源管理工具能夠提供資源利用報告和熱圖。下面是這些工具的一些好處：
改善對未來項目的資源規劃
通過對資源實時利用水平的全面可見性，可以評估哪些資源相對於它們的容量來說被過度使用或未被充分利用。這讓管理者能夠隨時監控資源的使用情況，比較它們的實際使用與計劃分配。
這種深入瞭解幫助他們發現任何與資源利用相關的限制或障礙。因此，管理者可以採取積極措施，更好地規劃未來的項目資源。
爲即將到來的項目進行容量規劃
資源利用報告能幫助項目經理通過分析資源的使用情況來理解當前的資源需求。這些信息讓他們能夠更準確地預測未來的資源需求，並在需要時採取措施滿足即將到來的項目的需求
例如，面對資源短缺時，管理者可以選擇僱傭新員工、培訓現有員工或把待命的人員分配到這些即將到來的機會中去，以填補空缺。
提升投資回報率和盈利能力
當資源被分配到戰略性或可以計費的項目上時，這確保了它們對收入的生成和投資回報率的提高做出了有意義的貢獻。通過集中展示資源利用報告和顏色編碼的熱圖，資源管理者能夠識別出那些未參與生產性或可計費工作的資源。
因此，公司可以有系統地將待命資源或從事日常業務活動的資源轉移到戰略性或可計費的機會上，從而提高公司的收入和利潤。
影響資源利用的因素
資源使用的效率和成效會受到多個因素的影響，包括：
資源的可用性
資源是否可用對它們的整體使用情況有很大影響。當資源緊缺時，使用率通常會較低，因爲沒有足夠的資源來完成項目中的任務。反之，資源充足時，使用率會較高，因爲有更多員工可以隨時承擔各種任務。
資源成本
資源的成本也是影響其使用的一個重要因素。價格較高的資源可能會被更謹慎地使用，而成本較低的資源可能會被更廣泛地使用。在評估使用特定資源的價值時，還需要考慮到資源的總成本，這可能包括一些額外的間接費用。
資源容量
資源容量是指資源在一定時間內能夠完成的工作量。容量是一個關鍵的考慮因素，因爲它有助於確保工作量處於可控範圍內，從而實現資源的有效使用。容量較大的資源（如全職員工）可以更高效地被利用，而容量較小的資源（如兼職或臨時工）則可能需要更加選擇性地使用。
技能熟練度
資源的技能熟練度在其使用效率中扮演了重要角色，因爲它決定了資源可以被利用的效率。技能高超且經驗豐富的資源能夠更快、更準確地完成任務，從而產出更高質量的成果並提升生產力。這反過來又能帶來更高的資源使用效率，因爲能夠在更短的時間內完成更多的工作。相反，技能一般的資源可能在能執行的任務類型上存在限制，這可能會導致使用率降低。
這些因素在決策資源如何被利用時起着關鍵作用。
資源利用與資源分配有什麼不同？
資源分配是將合適的資源指派給合適的任務或項目的過程，主要關注點是在所有當前和計劃中的項目間高效地規劃和分配資源。
與此相反，資源利用是衡量資源相對於其可用性或容量的使用情況。資源利用的主要目的是評估資源是否得到了充分的利用，並識別提高生產力、減少容量浪費或在必要時重新分配資源的可能性。
在項目開始前，管理者會根據資源的容量將其分配給任務。一旦分配完成，他們會在項目的整個生命週期中定期監測每個資源的利用率，以確保員工既不會過度工作也不會工作不足。
如何衡量不同類型的資源利用率？
總體資源利用率是衡量成本中心性能的一個主要指標，它可以進一步劃分爲三個子類別：可計費利用率、非計費利用率和戰略性利用率。
總體資源利用率
這是一種衡量資源相對於其可用性或容量的總體使用情況的方法。它考慮了員工在可計費、非計費以及戰略活動上花費的總時間。通過比較員工的總資源容量與其被分配的總工作量來進行計算，公式爲：總體資源利用率 = (實際使用/分配的總時間)/資源容量
可計費資源利用率
這是衡量資源在可計費工作上使用情況的一種方法，與資源的容量或可用性相關。這裏的可計費時間指的是客戶已承諾支付費用的時間。
公式爲：可計費資源利用率 = (實際的可計費時間/分配的可計費時間)/資源容量
非計費資源利用率
這是衡量資源在不能向客戶計費的活動上花費時間的方法，通常與日常業務活動、內部會議、行政管理、培訓和研討會、投標工作等相關。
公式爲：非計費資源利用率 = (實際的非計費時間/分配的非計費時間)/資源容量
戰略性資源利用率
這是衡量資源在戰略項目上使用情況的方法，指的是資源在與組織長期目標相關的戰略活動上花費的時間。
公式爲：戰略性資源利用率 = 實際的戰略時間/分配的戰略時間
如何跟蹤資源利用率？
分析預測與實際報告
爲了評估員工的生產力，重要的是要持續關注資源利用水平。使用先進的資源跟蹤工具可以幫助實時跟蹤資源和項目的性能。
一個強大的資源調度工具可以讓管理者定期檢查不同維度的資源利用水平，並使用實際與預測利用率的報告進行比較。實際的工時數據來自工時表，而預測數據則基於資源的計劃。
監控不同類別的資源利用
定期監控和跟蹤資源在不同類別下的利用情況是非常重要的。可以追蹤的主要資源利用類別包括：特定項目、團隊或個人。
- 項目：對於項目，將考慮特定項目中所有資源的累積利用率。
- 團隊：對於團隊，特別是在共享服務模型中，有效地追蹤和監控團隊的利用率是必要的，他們可能基於工單處理特定問題或在多個項目經理下工作。
- 個人：對於個人，通過跟蹤個人被分配的工作與其資源容量，管理者可以評估資源的表現，確保資源不會過度使用或使用不足。
如何最大化生產力利用率？
達到100%的資源利用率並不總意味着這些資源在生產上被有效使用。很重要的一點是要確保他們不僅僅被安排做一些日常的行政工作。因此，資源管理者需要保證資源的利用不僅僅是忙碌，而且要確保他們的技能得到最大程度的發揮。
提高資源利用效率的關鍵在於如何在不耗盡資源的情況下提高利用率。
在這方面，合適的企業資源管理工具可以提供幫助。
實時瞭解資源計劃
爲了避免諸如雙重預定、資源過度或不足分配等問題，組織需要實時瞭解當前和未來的資源安排情況。一款多維資源調度軟件可以幫助獲取人才池及其分配情況的全景視圖。
人員排期計劃表：截取自PingCode
項目計劃跟蹤：截取自PingCode
這樣的工具能幫助管理者根據資源的技能、可用時間和興趣，將他們合理地分配到適當的項目任務上。它還可以幫助管理者掌握資源即將到來的假期、帶薪休假和請假情況。通過這種詳細瞭解員工的安排，管理者可以確保關鍵資源在項目啓動和執行時的可用性。
識別資源的過度和不足利用
當工作分配不符合資源的實際容量時，就會導致資源的過度或不足利用。資源可見性不足可能導致這種情況，因爲它可能會造成雙重預定，進而導致資源過度分配。
正確的資源管理工具能夠追蹤資源利用率，並在項目中發現資源過度或不足利用的情況。因此，它使組織能夠維持資源的最優利用率和健康的資源指標。
提前預測資源利用情況
通過先進的預測技術，管理者可以提前瞭解資源利用情況。這種預見性幫助管理者避免資源過度和不足利用的情況發生。
此外，提前預測資源利用情況還使管理者能夠採取糾正措施，確保工作負荷均勻分配。他們可以定期將資源從優先級較低的任務轉移至優先級較高、能夠產生收入的工作中，從而提高生產性利用。
有效管理待命資源
在任何組織中，有效管理待命資源是一項持續的活動，需要策略性的處理。減少待命時間意味着最小化非計費小時數，確保資源被分配到可計費或戰略性工作上。
合適的資源管理軟件可以幫助管理者提前預測管道項目的需求。通過使用項目空缺和待命報告，他們可以提前解決空缺，安排合適的待命資源填補這些空缺。
減少資源的非計費活動
對於組織而言，通過最佳資源分配監控其高技能資源的總體可計費利用率非常重要。資源只有在其工作小時被用於可計費或戰略性工作並且完全利用其容量時才具有盈利性。
資源管理者應進行利用率分析，並監控資源，以確保他們在日常任務如會議和討論上花費的時間最少。這有助於提高計費能力，防止員工表現不佳，實現最大的生產力和盈利能力。
以更智能的方式追蹤資源利用
資源是任何組織中最重要的資產，優化資源利用對於提高生產力和盈利能力至關重要。如果在監控員工利用率方面遇到困難，可能需要重新考慮是否使用了正確的資源管理技術和工具。
獲取可靠的信息是幫助管理者優化勞動力和確保資源得到最大利用的最佳方式之一。實時的資源利用報告使管理者能夠提前理解挑戰並採取策略。