6種準確項目估算的技巧：1.自上而下的估算；2.自下而上的估算；3.三點估算；4.類比估算；5.參數估算；6.基於專業知識的估算。項目估算是對項目從開始到結束所需時間、成本和資源的有根據的預測。
當你爲家人準備晚餐時，你面前有一小羣飢腸轆轆的人在想知道什麼時候可以喫飯。你知道你必須準備蔬菜，預熱烤箱，並擺好餐桌。當你告訴你的家人時，你如何準確地告訴他們需要等待多長時間呢？
估算項目完成所需的時間是項目管理的關鍵部分，類似於在爲家人準備晚餐時需要估算何時可以喫飯一樣。在晚餐準備和項目管理中，都需要準確的信息和與相關利益相關者的溝通，因爲估算越準確，利益相關者就會越滿意。這種估算涉及預測項目從開始到結束所需的時間、成本和資源。
什麼是項目估算？
項目估算是對項目從開始到結束所需時間、成本和資源的有根據的預測。大多數項目估算使用過去的信息來做出有根據的預測。例如，這些信息可以包括類似項目的時間線和預算、過去的項目估算經驗以及之前的利益相關者要求。
利益相關者管理和需求收集是項目估算的極其重要的部分，因爲你需要準確地知道完成項目所需的具體要求。例如，你的利益相關者是否需要在特定日期之前得到最終結果？是否有任何項目約束或要求以確保其成功？所有這些信息都可以幫助你創建一個準確的項目估算。
項目估算對於項目經理很重要，因爲它可以幫助你確定項目範圍。項目範圍可以幫助項目團隊成員瞭解要完成哪些可交付成果、誰正在執行哪些任務以及任何所需的截止日期。
如何準確估算項目
評估過程從相同的工具開始：項目管理三角。項目管理三角由三個主要變量組成：
- 成本
- 範圍
- 時間
每個項目都需要所有三個變量的完美平衡。如果你必須增加三角形的一部分，則必須更改其他部分才能使項目保持平衡。例如，如果項目範圍擴大，成本或時間通常也會增加。如果項目時間減少，則必須增加範圍或成本來平衡。
項目管理三角是項目估算過程的重要組成部分。由於這三個變量之間存在關係，如果你有關於其他兩個變量的足夠信息，就可以準確估計第三個變量。
6種常見的項目估算方法
1.自上而下的估算
自上而下的估算策略是先估算整個項目的總體時間，然後根據這個估算的最終時間，將項目分解成較小的階段和任務。這種方法通常與工作分解結構（WBS）項目管理策略一起使用，WBS策略有助於將大型的交付物拆分成更小的子任務。
自上而下估算的實際應用：如果你將一個項目想象成一塊披薩，自上而下的估算就像將這塊披薩切分成更小的片。 如果你的團隊有在一個日曆年內完成項目的截止日期，你將使用這個一年的時間線，並將項目劃分爲不同的部分，在其中設置關鍵的里程碑。例如，一個產品開發團隊計劃在一個日曆年內推出一款新產品。項目經理將在這一年內設置關鍵的里程碑，如完成產品線框、alpha版本構建、產品測試和最終發佈日期。
用披薩來比喻，項目的每個部分都是一個“切片”，整個項目從開始到結束就是整個披薩。
2.自下而上的估算
自下而上的估計與自上而下的估計相反。自下而上的估算不是瞭解項目需要多長時間，然後將其劃分爲較小的任務，而是查看每個較小的任務需要多長時間，並將它們加在一起以估計最終項目的截止日期。
該技術類似於關鍵路徑方法。然而，兩者之間的主要區別在於，自下而上的估計考慮了項目所需的每一項任務，而關鍵路徑方法僅考慮需要完成的基本任務。
自上而下估算的實際應用：與之前的披薩類比不同，自下而上的估計是通過整個披薩的所有切片來計算出最終披薩的大小。 你的任務是開發一個電子商務營銷網站，客戶想知道大約需要多長時間。作爲項目經理，你列出完成項目所需的所有任務，然後將每項任務的預計時間相加，得出客戶的最終預計時間表。
3.三點估算
三點估算可以使自下而上的估算更準確。這種方法通過計算三種不同情況下的時間估算的平均值來提高自下而上的估算的準確性。這三種情況包括最樂觀情況下的時間線、最悲觀情況下的時間線和最有可能的時間線。使用PERT圖表可以找到這三種時間估算的平均值。
例如，一個團隊可能對項目有三種估算：最樂觀情況下需要10天，最有可能的情況下需要14天，最悲觀情況下需要30天。通過計算這些時間線的平均值，最終得出的估算大約爲21天。
4.類比估算
這種方法涉及查看過去的項目，並找出與當前項目相似的具體細節。然後，根據過去項目的信息，將其應用於當前項目。項目經理根據相似之處和不同之處估算當前項目的成本、範圍和時間。
例如，一個網站開發團隊可能需要更新他們新產品的網站。他們可以回顧以前更新產品網站的經驗，並將這些經驗用於估算這個項目的時間線。比如我們可以使用PingCode輕鬆的查看每個項目/需求的平均交付週期，用以作爲新項目的參考。
5.參數估算
這種方法利用過去項目的歷史數據來估算項目的各個方面，包括資源、預算、設備和項目時間線。參數估算通常與類比估算結合使用，以提高估算的準確性。這是因爲參數估算考慮了歷史數據和經驗，從而創建更準確的估算。
例如，假設你是一名IT項目經理，任務是在150臺不同的設備上安裝特定的軟件。由於你知道在一臺設備上安裝過程大約需要10分鐘，因此你會使用這個估算值，然後乘以150，以估算完成這個過程需要多長時間。
6.基於專業知識的估算
這種估算方法完全依賴於項目經理的經驗。非常有經驗的項目經理可能會知道特定類型的項目需要多長時間，因爲他們已經完成了許多類似的項目。如果考慮使用基於專業知識的估算，最好與在相關領域是專家的人討論。否則，最好將這種方法與其他估算方法結合使用。
例如，一個Web開發者可能在2000年代初開始建設網站。有着20多年經驗的Web開發者會根據他們以前完成的所有網站的經驗，準確地知道構建一個簡單網站需要多長時間。
爲什麼估算對於項目管理很重要
估算是項目規劃過程中不可或缺的一部分。幾乎每種類型的項目，從敏捷項目到更線性的瀑布項目，都可以從項目估算中受益。以下是原因：
1.估算有助於團隊保持在正確軌道上
項目經理通常通過確保團隊儘量與估算保持一致來確保項目順利進行。這意味着他們可以掌握項目的時間、預算和資源限制，幫助團隊在這些限制內有效工作。
當項目經理、團隊成員和利益相關者都知道項目的估算時，每個人都可以互相問責。爲了實現這一目標，請確保在一箇中心位置共享你的項目估算，例如數字項目管理軟件。
2.項目開始前需要制定項目計劃
爲了進行準確的項目估算，項目經理必須首先確定在項目正式啓動之前需要完成的關鍵任務。爲了進行準確的估算，項目經理必須明確定義項目的關鍵路徑和主要依賴關係。關鍵路徑是項目中不容忽視的任務序列，它直接影響項目的完成時間。通過建立關鍵路徑和明確依賴關係，項目經理可以獲得一個高層次的項目計劃，瞭解項目中需要完成哪些任務以及完成這些任務所需的資源。
擁有在項目開始之前明確的項目計劃可以幫助防止混淆。如果項目團隊成員在項目進行過程中遇到問題或不確定下一步該做什麼，他們可以查看項目計劃以獲取指導。
3.有助於降低風險
項目估算有助於項目經理在項目進行過程中降低風險。這意味着在項目開始之前，你可以建立一個明確的時間表，供項目團隊參考項目的時間表和預算。這有助於預見和規避潛在的問題和風險。爲了降低風險，建議在項目計劃中增加一些額外的時間、預算和資源。這些額外的資源可以用來處理不可預見的問題，以確保項目不會超過截止日期或超出預算限制。
如果項目團隊遇到問題，建議迅速將問題和解決方案記錄在問題日誌中。這有助於跟蹤和管理項目中的問題，併爲解決問題提供一個結構化的方法。項目估算和關鍵路徑可以結合使用，作爲項目團隊瞭解他們在項目過程中位置的參考點。比如我們是使用PingCode知識庫來結構化的記錄這些信息：
這些工具可以幫助團隊瞭解項目的狀態和進展，以及是否需要採取措施來解決潛在的風險和問題。