一．自動創建編號和項目符號
1、自動功能的設置
首先選擇“工具”菜單的“自動更正”命令，打開此對話框，再單擊“鍵入時自動套用格式”標籤，在“鍵入時自動應用”區中選取“自動編號列表”複選框和“自動符號項目列表”複選框，單擊[確定]按鈕即可。
2、自動創建編號
先輸入一個數字或字母，後面跟一個句點和空格，注意句點一定要是英文的句號，如“1.”、“a.”、“一.”等，後跟一個空格；也可以是如“（1）”、“1）”等格式，後跟一個空格；或插入“①”、“Ⅰ”等符號，後跟一個空格。然後輸入文本。在按回車鍵時，在新的一段開頭會自動接着上一段進行編號。同時在“格式”工具欄的“編號”按鈕就會凹陷，表示此行是編號格式。
3、自動創建項目符號
先輸入一個星號“＊”或一個連字符“－”，後跟一個空格，然後輸入文本。按回車鍵時，星號自動轉換成黑色的圓點，連字符會轉換成黑色的方塊，並且在新的一段中會自動添加該項目符號。同時在“格式”工具欄的“項目符號”按鈕就會凹陷，表示此行是項目符號格式。
4、編號和項目符號格式的調整
如圖1所示，用鼠標拖動首行縮進標記位可以控制編號和項目符號的起始位置；用鼠標拖動懸掛縮進標記，可以改變第二行以後行的起始位置；用鼠標拖動左對齊製表位標記可以改變編號和項目符號與它們後面的文本的距離。注意此時懸掛縮進標記和左對齊製表位標記往往重合，鼠標指在此位置時，可能是懸掛縮進標記，也可能是左對齊製表位標記，稍微移動一下位置就可以改變所指內容，達到自己的目的。
圖1
5、停止編號和項目符號
如果想停止編號和項目符號，在新的一行開始時，按若干次退格鍵[←]，使光標回到左邊界。也可直接按兩次回車鍵。還可以用鼠標點擊“格式”工具欄中的“編號”和“項目符號”按鈕，使它們處於凸現的狀態。
二．添加編號和項目符號
不僅可以在輸入文本時自動創建編號和項目符號，還可以對已經輸入的文本添加編號和項目符號。
1、添加編號
首先要選擇需添加編號的若干行，然後單擊“格式”工具欄的“編號”按鈕即可。如果添加的編號格式不符合你的要求，還可以使用“格式”菜單中的“項目符號和編號”命令，方法如下：
①點擊“格式/項目編號和編號/編號”標籤。
②選擇一種編號形式，根據自己的需要按[自定義]按鈕對格式進行修改。出現如圖2的對話框。在此對話框中，可以對編號的格式、樣式和起始編號進行修改設置。這些都比較好理解。
圖2
在編號位置這一項中，對齊位置xx釐米指的是與頁左邊距線的距離，可以根據自己的需要選定。對齊方式中，分“左對齊”、“右對齊”和“居中”，它的意思分別是指編號自身的“左邊”、“右邊”或“中間”位置與它前面選定的對齊位置的對齊。一般情況下選擇“左對齊”方式即可。在文字位置這一項中，這裏的縮進位置指的是第二行以後行的縮進位置，即是懸掛縮進的位置。
而編號和項目符號與它們後面的文本的距離在這個對話框中不能調節，要想調節它們，可以使用前面說明的用鼠標拖動左對齊製表位標記的方法。
2、添加項目符號
首先要選擇需添加項目符號的若干段落，然後單擊“格式”工具欄的“項目符號”按鈕即可。如果對添加的項目符號不滿意，可以使用“格式”菜單的“項目符號和編號”命令。方法如下：
①點擊“格式/項目符號和編號/項目符號”標籤。
②這裏提供了六種格式的項目符號，可選擇其中的一種。如果還不滿意，可以選擇[自定義]按鈕。如圖3所示。
圖3
③單擊[項目符號]按鈕，就會出現“符號”對話框，出現多種形式的符號，可以選擇自己喜歡的一種。
④單擊[字體]按鈕，可選擇多種字體。
⑤最後按[確定]按鈕。
以上所說明的編號和項目符號的各種使用方法，無所謂優劣，在實際中大家可根據自己的實際情況酌情使用。此外，在實際中，往往出現編號段落和不編號段落混合使用，多種編號和項目符號混合使用、多次使用等等比較複雜的情況，爲了避免多次設置格式，也爲了格式的統一，可以使用格式刷快捷按鈕；對於編輯長篇文檔，如一本書籍，各種編號和項目符號反覆多次使用，爲了提高工作效率，可以把常用的編號和項目符號設置成樣式，用這些設置的樣式快速高效地編輯文檔。