當需要在Excel中對數據進行分類計算時，除了使用數據透視表，還可以使用分類彙總命令。與數據透視表不同的是，它可以直接在數據區域中插入彙總行，從而可以同時看到數據明細和彙總。下面是分類彙總的使用方法：
在進行分類彙總前，需保證數據具有下列格式，即數據區域的第一行爲標題行，數據區域中沒有空行和空列，數據區域四周是空行和空列，如下圖是幾種商品在一些城市的銷售數據。另外，如果數據區域在應用分類彙總前已被設置成Excel 2003列表或Excel 2007表，需將其轉換爲普通區域。因爲對於Excel 2003列表或Excel 2007表無法使用分類彙總。
一、僅對某列進行分類彙總
例如上例中需要對各城市的銷售量進行分類彙總，方法如下：
1. 首先對數據按需要分類彙總的列（本例爲“城市”列）進行排序。
選擇“城市”列中的任意單元格，在Excel 2003中單擊工具欄中的排序按鈕如“A→Z”。在Excel 2007中，選擇功能區中“數據”選項卡，在“排序和篩選”組中單擊“A→Z”按鈕。
2. 選擇數據區域中的某個單元格，在Excel 2003中單擊菜單“數據→分類彙總”。如果是Excel 2007，則在“數據”選項卡的“分級顯示”組中單擊“分類彙總”。
3. 在彈出的“分類彙總”對話框中，在“分類字段”下選擇“城市”，在“彙總方式”中選擇某種彙總方式，可供選擇的彙總方式有“求和”、“計數”、“平均值”等，本例中選擇默認的“求和”。在“選定彙總項”下僅選擇“銷售額”。
4.單擊確定，Excel將按城市進行分類彙總。
二、對多列進行分類彙總
如上例中需要同時對“城市”列和“商品名稱”列進行分類彙總，可以插入嵌套分類彙總。
1.對數據進行多列排序，即進行多關鍵字排序。
首先選擇數據區域中的某個單元格。
在Excel 2003中，單擊菜單“數據→排序”。彈出“排序”對話框，其中主要關鍵字選擇“城市”，次要關鍵字選擇“商品名稱”，其他選擇默認。
如果是Excel 2007，在“數據”選項卡的“排序和篩選”組中單擊“排序”命令，在彈出的“排序”對話框中，單擊“添加條件”按鈕添加次要關鍵字排序條件，然後主要關鍵字選擇“城市”，次要關鍵字選擇“商品名稱”，其他選擇默認。
2.對“城市”列進行分類彙總（外部分類彙總）。
按上述方法打開“分類彙總”對話框，在“分類字段”下選擇“城市”，在“彙總方式”中選擇默認的“求和”，在“選定彙總項”下僅選擇“銷售額”。單擊“確定”。
3.對“商品名稱”列進行分類彙總（嵌套分類彙總）。
再次打開“分類彙總”對話框，在“分類字段”下選擇“商品名稱”，取消選擇“替換當前分類彙總”，單擊“確定”。
這時Excel將按“城市”列和“商品名稱”列對“銷售額”進行分類彙總。
如果不需要顯示明細數據，可以單擊左側的分級顯示符號，如本例中右上角的數字和左側的減號來隱藏明細數據。
三、刪除分類彙總
在“分類彙總”對話框中，單擊“全部刪除”即可。
