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某大型壓力容器製造企業的採購環節存在着這種現象：採購合同所約定的採購數量與實際到貨數量常常不一致，並且這種情況還往往發生在主體材料採購上，不僅如此，這種差異多數情況下都能被採購部門認可。
細說此類現象，主要有以下三種狀況：
第一種，採購合同明確約定了採購單價，但對於採購數量並未明確，只是填寫了預計需要的數量。這樣一來，供應商根據自身情況進行供貨，實際到貨數量與合同簽訂數量很可能不一致，而相關採購發票只能依據實際到貨數量開具，這就導致採購合同的約束效力極爲有限。
發生這種情況，一方面是由於供應商強勢，採購部門只能約定大致數量，無法控制實際到貨數量；另一方面則是由於沒有及時把開始的開口合同變爲最後的閉口合同，造成了採購數量與到貨數量的巨大差異。
第二種，簽訂採購合同的時候使用的是“理論重量”，即長、寬、高與材料密度的乘積計算而得，實際進行結算的時候使用的是“過磅重量”，即實物的實際重量。因爲原材料的生產、加工、測量等過程肯定存在波動和誤差，使得原材料的實際重量與理論重量難免存在差異，而入庫數量只會依照實際重量進行記錄，因此又會產生採購數量與入庫數量不一致的問題。
第三種，因人爲人工操作失誤造成的採購數量與實際到貨數量不一致。分爲兩種情況：一種是採購人員將“採購數量”填寫錯誤；另一種是庫管人員將“入庫數量”填寫錯誤。第一種情況往往是因爲送貨數量遠大於採購數量，而採購人員又沒有及時增補採購訂單造成的；第二種情況是庫管員填寫入庫數量的時候操作失誤，這家企業庫管員每天處理的入庫單據數量甚至會達到上百張，這種操作失誤在所難免。
根據我們的諮詢和實施經驗，解決以上三種問題一般採用如下方法：
第一種，規範合同歸檔。把開口合同最終變爲閉口合同存檔，按照實際到貨數量重新簽訂相應的採購合同。
第二種，對物料進行容差設定。對一個週期內物料的偏差情況進行統計，並對常用的物料進行容差設定，當大於這一容差值的物料需要入庫時，必須經過相應的審批確認程序，即通過加強監管的方法逐步減少採購數量與入庫數量的差異。
第三種，增加物料審覈環節。由財務部門或庫房將實際到貨數量與記錄的入庫數量進行覈對，及時發現操作失誤；庫房則要督促採購人員及時增補訂單，對沒有增補訂單的相關物料不予入庫。