超越對手之十三--如何編制實施計劃精彩觀點摘要
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很多項目經理編制計劃的過程就是參考軟件公司內部的管理要求，借鑑一個歷史模板加以修改的過程。甚至有不做計劃，以爲憑藉自己的經驗到現場一定就可以搞定。儘管機械地複製歷史模版項目經理可以快速炮製出大量格式規範，內容豐富的實施計劃，但是並沒有技術含量，對實際工作也幫助甚微。 有的項目經理會義正言辭地辯稱，這個世界其實“計劃不如變化快”，整個項目實施過程就是踩着西瓜皮，走到哪裏滑到哪裏的過程，反正努力把它往前推動，盡心盡力就好。 現在很多計劃一看就沒有體現策劃的過程，把軟件公司業務方法論順序當作項目過程分解依據，千篇一律。事實上所有的人都承認項目和項目不一樣，不存在簡單複製的關係，爲什麼計劃這裏卻又可以理所當然地套用呢？ 這些敷衍做法在實際工作中是大量存在的。我們可以將這一類人總結出一個共同的工作特性，那就是不做計劃、消極地應付工作，處於受用戶擺佈的地位；而項目經理做計劃的目的則正是希望。 設定里程碑容易出現兩個問題，第一是把行動當作目標，第二是把完成重要關鍵事件和里程碑具體含義等同。 ² 案例 項目經理小李一份項目計劃目標中是這樣寫的： 計劃目標： u 和用戶溝通工作計劃 u 解決現場遺留的問題 u 完成本次現場工作備忘錄 然後再具體描述各項目標的子活動和時間配合安排。 這樣編制計劃有什麼問題嗎？ 點評： 這樣的計劃目標看上去沒有什麼錯誤，但是所有這些目標看做是本次現場工作的一些活動更合適。溝通，解決問題，簽署備忘錄是實施人員在現場工作必須完成的一些活動，這些活動完成質量高低可以決定項目目標是否被達到，並不能認爲做了這三件事情項目現場工作質量就高，就完成了項目目標。 本次現場工作目標和你整個項目的目標有什麼關係？任何一個階段工作都應該有利於項目總體目標或者某個分階段目標實現，這個要實現的效果纔是來現場工作的目標。 具體計劃大部分實施人員就習慣列工作活動流水帳，並把完成流水帳作業內容作爲受控的目標，而不關注本次現場工作要使項目達到怎樣的狀態。一個項目每個階段每個人都這麼流水帳寫下去，項目到底要幹什麼，用不了多久大家都說不清楚，項目延期也指日可待。 這種流水帳計劃還有一個巨大的負面作用，很容易將項目總目標一個個階段中引入一些反覆驗證的技術細節，忘記了整個項目不是用於解決技術問題，而是要解決業務問題，使項目目標被轉移到技術細節上。 |
超越對手之十四--如何寫工作備忘精彩觀點摘要
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備忘錄首先要用書面的形式使自己完成的工作成果得到認可，讓用戶肯定公司在項目上的進展和努力。在工作成果得到確認基礎上給項目的階段工作做正面評價，爲項目整體目標推進提前進行鋪墊。一些重要的項目目標約定或者驗收意見還可以單獨寫備忘錄，在最終驗收時可以作爲參考依據。 備忘錄要說明本次現場工作進行了哪些工作內容，達到了怎樣的目的，和企業約定的下一步工作安排是什麼，進度出現問題的原因是什麼，哪些是企業的原因，哪些是軟件供貨商的原因。 備忘錄最後要約定下一階段雙方工作安排，推動事情繼續前進，尤其要注意約定的工作一定要在下次工作計劃中體現。在後續工作中軟件公司要儘量嚴格按照備忘錄設計自己的工作計劃，同時瞭解企業項目組約定的工作進展情況，如果企業項目組方面配合出現了問題，在下次備忘錄中要明確指出責任承擔方，給用戶形成一定的壓力，從而更好推動項目走向前進。 項目經理要讓用戶通過備忘錄看到一個軟件公司做事的規範性、一個項目過程中計劃的承接性。 ² 案例 項目經理小李在一個項目的實施過程中進展很不順利，階段工作結束後根本無法達到任何預期工作目標，這個時候用戶對是否寫備忘錄沒有什麼要求。 在沒有工作進展的時候是不是可以不寫備忘錄呢？ 點評： 只要有現場活動就必須寫備忘錄，備忘錄不能報喜不報憂，對項目過程而言管理風險的價值比管理進度的價值更大。 備忘錄是要付出額外的時間精力和管理成本的，但備忘錄是一種過程活動的確認，是對下一階段工作策略的達成共識的承諾。無論每次現場工作是否順利還是要有一個清晰的備忘錄，要清晰說明項目推動過程中出現的問題，在下次工作啓動之前做哪些準備工作去解決。備忘錄中一定要和用戶溝通清楚下一步雙方工作策略，不能因爲工作進展不順利就回避問題，更不能企圖指望下一次現場工作，或者發行新版本後問題就會有進展。 如果可以預見在很長一段時間內現場工作都無法解決問題，那麼寫備忘錄確實是一種折磨，是不斷加深用戶對和軟件公司之間痛苦合作心態的記錄。這種情況下可以技巧性地將幾個階段推進過程中積累取得一些進展後寫一個總的備忘錄，減少對彼此的刺激。 |
超越對手之十五--如何做用戶培訓精彩觀點摘要
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IT項目經理必須明白一個事實：一個人在一段時間內只能負責有限個項目。 當企業自己本身沒有或者找不到推動一件事情的內部動力的話，很難想象軟件公司在現場有多大的作用。 項目經理管理多個項目的根本的出路是在企業培養替代者，而不是指望軟件公司配置大量實施替代資源。 實施人員對培訓目的要有一個清楚的認識：幫別人就是幫自己。 任何人在項目實施過程中都不要低估用戶的智力和毅力。的確不是所有項目的用戶都具有被培養的潛力，但在大部分項目中，從來就不缺乏能夠培養成爲一個好的實施者的用戶，而且這樣的人只要一個就足夠了，只是項目團隊自己並沒有花時間去找到和培養這樣的一個人而已。 在最短的時間內做最大量的事情，這就是成功將用戶培養成替代者的祕訣。 沒有好的教材也能做好培訓，沒有好的輔導講解能力，很難做好培訓。 對於一些大型項目，特別是用戶執行力不夠，現場培訓效果不佳的項目，安排一次緊湊合理的總部培訓會收到很好的效果。 |