如何把項目計劃書變得甘特圖？

爲什麼制訂了項目計劃書，還要製作甘特圖？甘特圖簡潔直觀，一目瞭然。用甘特圖展示項目計劃，有利於跟蹤進度、掌控全局。同時，甘特圖還可以檢驗項目計劃在時間上安排是否可行、在人員安排上是否合理、在先後順序上是否符合邏輯。甘特圖與項目計劃書互相印證、互爲補充。
把項目計劃書轉換成項目甘特圖的方法與注意事項如下：
一、確定甘特圖名稱
把“項目計劃書”替換成“項目實施控制甘特圖”即可。如“中南公司企業規範化管理整體導入項目計劃書”替換成“中南公司企業規範化管理整體導入項目實施控制甘特圖”，就是甘特圖名稱。有人把“計劃書”三字替換成“計劃進度表”也是正確的。甘特圖就是紀念管理學家甘特圖先生髮明計劃進度表而命名的。但是如果寫成“計劃進度甘特圖”就重複了。
二、擬訂簽署格式
簽署格式很簡單，就是“擬訂： 審覈： 審批： 年月日”。
不論是項目專家擬訂，還是項目專家助理擬訂，都需要企業負責人確認才能正式發佈執行。如果項目專家親自擬訂，則可以省略“審覈”項，審批無疑是企業負責人。
三、確定項目任務名稱
項目任務名稱按照項目計劃書中的大項任務依次填寫即可。項目任務項既不能過於瑣碎，也不能過於簡單。比如說企業規範化管理體系建設項目中的任務項，就不能只寫“流程優化”，但也不能把項目分得過細，如四級流程圖設計、四級流程圖修改、四級流程圖審覈、四級流程圖審批、四級流程圖培訓等，就太細了，可概括爲“四級流程圖設計優化”與“三級流程圖設計優化”並列即可。
四、確定各項目任務完成起止時間
訂任何計劃都必須堅持“計劃到天、責任到人”的原則。製作甘特圖的主要目的就是計劃進度可控，因此，每項任務的起止時間必須具體清楚，不能模糊不清。甘特圖軟件自動去掉了週六週日，讓我們制訂計劃留有餘地。起止時間一旦確定，甘特圖後面的時間軸就會自動顯示時間跨度或長度，便於管理者掌控進度。
五、確定各項目任務責任人
能否做到“計劃到天，責任到人”是檢驗甘特圖是否合格的主要指標。沒有專人負責的計劃往往會流於形式。誰都負責就意味着誰都不負責。製作甘特圖“責任人”必不可少。
六、確定各項目任務配合人
不同階段不同任務，雖然負責人可能是一個人（也可能是一類人），但配合人就不一定都是同樣的人員了，在計劃中能夠寫具體姓名的就不寫崗位，除非配合人是一類人員，才寫崗位，如全體系統設計師或全體中層管理人員。總之，配合人表述不能出現歧義。
七、確定各項目任務達成目標或完成方式
達成目標一定要讓人一看就清楚明白，如設計三級流程圖50個或以上、設計四級流程圖500個或以上，或者這樣表達：流程運行管理制度審批通過、績效管理制度審批通過等，即讓企業員工要麼看得見，要麼數得出。
八、以任務項爲核心檢視其先後安排是否符合邏輯
填寫以上內容，項目實施控制甘特圖草案就完成了，項目專家在提交企業負責人之前，一定要進行一番自我檢查，觀看甘特圖任務安排是否符合邏輯，比如說，沒有進行組織架構調整，就不可能進行崗位設置；沒有組織架構和崗位設置圖，就無法梳理三、四級流程圖目錄。項目計劃只有按照管理邏輯或工作先後來安排，才方便項目銜接、方便項目順利進行。
九、以責任人爲核心檢視其工作量大小是否合理
企業規範化管理體系建設是一項綜合性管理工程，牽涉面大、涉及人員廣，不是少數幾個人能夠完成的，必須充分調動全員力量，即使是單項任務，也要儘可能安排不同人員擔任。假如一個人擔任項目任務太多，特別是需要同一時間完成的任務，就會讓個別人疲於奔命，輕則影響項目進度，重則影響項目設計質量。項目要有進度但絕不能出現趕進度情形，趕進度一定會損害項目質量。通過檢查，發現同一人負責的事項都集中在同一時間，就必須調整責任人，如果找不到合適的責任人，就要調整時間安排，避免一個人同一時間負責兩項任務。
十、以任務爲核心檢視其時間安排是否可行
最後從任務本身檢查，如果同一時間要進行兩個或兩個以上的項目，這在多數情況下是不可行的。再如果配合人是同一類人員，就更加不可行，必須進行人員或時間的調整，以確保計劃進度的可行性。
項目專家認爲安排合理、時間可行，就提交企業負責人籤批或組織討論後籤批了。