政府機關和國企的日常工作常常圍着公文轉，發佈通知、下達任務、請示工作、記錄會議全靠公文，對效率和安全的重視，也讓公文管理方式不斷轉變：
1. 原始的紙質化階段：公文內容的起草、審覈、用印全靠人工，傳輸靠快遞，公文積壓、效率低成爲常態，管理成本居高不下。
2. 過去的半電子化階段：信息化管理盛行，許多組織藉助辦公軟件實現了公文線上擬稿、審覈和套紅，但是“蓋章”仍在線下，用章難題依舊難解。
3. 現在的全程電子化階段：引入電子印章將蓋章、簽字搬到線上，在半電子化的基礎上徹底打通公文電子體系，實現全程無紙化管理。
契約鎖可以連接OA辦公系統、公文管理系統，爲組織公文簽發提供集“擬稿、簽發、套紅、用印、打印、簽收”於一體的智能化公文服務。提升公文內、外流轉效率，徹底改變組織無序、低效、麻煩的公文管理狀態。
（發文週期縮短95%）
首先，藉助電子印章解決蓋章難題
傳統實體印章實地紙質蓋章方式帶來的用章難問題，是當前組織公文管理中的核心難題。
電子簽章平臺可以幫助政府機關和國企單位制作和管理具有法律效力的電子印章，一個平臺就能對所有印章進行全過程管理和使用監控。
（電子印章臺帳）
印章統一調用：和線下填單、簽字申請用章不同，電子簽章平臺可以與OA的電子流程接通，各類業務中的公文蓋章需求，全部通過流程上報、審覈。不僅隨用隨調，還能確保印章安全。
用章全程記錄：爲了確保每次發文蓋章的真實性，電子簽章平臺可以爲組織提供用章日誌，詳細記錄每枚印章的具體使用過程，防止盜章、冒用帶來的假消息風險。
（用印記錄）
接着，全過程應用服務，收、發便捷
圍繞組織內部發文流程，一對一化解各個環節的管理難題，給公文流轉提速。
1、擬稿便捷
政府機關和國企單位對公文的編排要求嚴格，藉助電子簽章平臺進行電子擬稿可以全程確保格式合規、內容安全。
提供在線模板
“命令、決議、指示、公告、函、通知等”15種公文都能在電子簽章平臺提前設置編輯模板，起草中直接根據需求套用模板，在系統內就能實現在線編輯。
（模板庫）
支持版本控制
公文在擬稿和核稿過程中會進行多次修改，這就會出現版本問題，爲了方便識別和追溯，電子簽章平臺可以記錄所有文件信息，隨時還原和查看各類歷史版本文件。
實現修改留痕
爲了提高內容的安全性，電子簽章平臺可以對公文內容進行修改記錄，每次修改的操作人、修改時間以及具體的修改信息等都有記錄，隨時覈查、追溯，確保操作留痕。
（修改留痕）
2、簽發安全
公文簽發環節需要領導審批簽字完成蓋章，爲了實現高效、安全地發文，電子簽章平臺可以提供驗籤和身份驗真服務，確保簽發可靠。
隨時移動簽發
爲了提升公文簽發效率，電子簽章平臺可以提供移動簽署服務，在簽發過程中，無論領導是否在公司，隨時用手機就能簽字、蓋章，保留簽字痕跡，方便又安全。
確保真實身份
爲了避免代簽、盜籤風險，明確簽署人身份非常關鍵。電子簽章平臺可以在簽發公文環節對簽署人進行二次驗真，藉助短信驗證碼、指紋、動態令牌和人臉識別等技術確保簽署人真實意願，防止扯皮、抵賴。
（密碼二次確認）
全程簽章驗真
印章的真實性是驗證公文的核心環節，電子簽章平臺提供的每個簽名和印章都有權威CA機構頒發的數字證書，隨時都能查明印章和簽署人的身份，全程確保安全發文。
（權威證書全程驗真）
3、套紅自動
公文套紅是發文中的重要環節之一，爲了提升發文效率，電子簽章平臺可以爲組織提供自動套紅服務。
發文內容確認簽發後，在電子流程的驅動下文件可以智能抓取關鍵信息，完成自動套紅，全程無需人工操作，格式規範、速度快。
（自動套紅）
4、用印智能
以電子印章替換實體印章，以透明的線上簽署方式確保用印中的印章和內容安全。
統一PDF格式更規範
公文電子化簽署過程中，整個公文內容都在線上實現流轉，爲了確保整個過程中內容不被篡改，電子簽章平臺可以在蓋章環節自動將審覈確認的公文自動轉換成國家標準的PDF格式，文件更加正式，不易篡改。
（pdf格式自動蓋章）
明確印章使用權限
爲了改變實體印章無序的使用狀態，電子簽章平臺可以對組織的所有電子印章進行使用權限設置，控制使用人員，提升使用安全性。
多部門聯合用印更方便
在許多對外發文的過程中常常涉及多個部門，爲了提升審覈蓋章的效率，電子簽章平臺可以藉助OA系統的流程對蓋章流程進行聯合用印設置，一條流程幾分鐘就能實現多個部門的同步用章，無需輾轉跑腿，提升發文效率。
（聯合用印）
5、打印防泄
蓋完章的文件有時候需要下發到多個區域，打印傳閱的過程中，電子簽章平臺防僞打印功能可以加強文件管控力，防止文件外泄、防止內容篡改。
限制打印份數
每次打印都要經過流程審批同意，精確控制打印人、打印份數、輸出地等信息，防止重要公文信息被泄漏，提升內控能力。
（打印設置）
內容防僞防篡改
電子簽章平臺的防僞打印機可以對打印出的文件添加文字水印、二維碼、光柵防僞碼、騎縫章等多種防僞技術，保證紙質文件和線上審批的文件一致，不會被篡改或者偷換頁。進一步保證了公文的合規性。
線下專人領取
爲了防止文件在打印中被外泄，員工必須憑藉審覈派發的“打印碼”或者指定的“員工卡”打印領取文件，一對一操作，確保文件安全，保證發文環節可控。
（制定位置、獲取打印碼）
6、簽收驗真
在各個組織上、下行文的業務場景中，有時可能是外部來文，怎樣在第一時間確認公文的來源和可靠性是每次收文的必要環節。現在電子簽章平臺可以直接提供驗證服務。
（來文驗證）
您可以直接將來文上傳至契約鎖進行驗證，如果已經和公文系統集成，收文的同時就能自動檢驗文件的簽名和印章的真實性。確保文件來源、文件內容、文件印章真實。
公文電子化簽署實施優勢
加強印章合規管控：印章電子化後納入系統進行統一管理，從權限、流程、審計等多方面進行管控和監控。
節省人力物力成本：節省線下文件內容檢查、文件快遞所需的大量人工、紙張和快遞費，實現輕鬆發文。
確保真實和安全：從內容防篡改到身份全程驗真，確保真實意願，全程監控，及時記錄每次改動，便覈查。