毫無疑問,文檔管理是項目管理中最關鍵的部分之一,文檔管理的規範與否關係到項目進展狀況,關係整個項目工作的效率與效益。
往往越是規模大的公司,其項目工作中的每一個環節都有相應的規範進行管理,這些規範都是都前輩嘔心瀝血,披荊斬棘所獲的的經驗總結,而非普通文書工作者的推猜可得。
當然,如果剛剛創業起步的小公司如能更早的抓住項目規範、文檔規範,更是使公司發展或者比大公司更大的推動力。
做文檔應當十分注意細節問題,可以文檔的細節規範決定文檔的成敗,正所謂細節決定成敗。
1. 首先,絕對不允許有錯別字。
2. 文檔標題:命名標準爲:客戶公司名稱+項目名稱+版本號。(××公司採編項目_V1.0 )。
3. 文檔屬性:打開word文檔->文件->屬性 (標題、作者、單位)。
4. 首頁:文檔標題,客戶公司和實施公司LOGO,左下角標註(實施公司名,作者,更新時間,版本,文檔編號)。
5.文檔管理:修改記錄,審閱記錄,分發記錄,致被分發者。
6.目錄:動態更新目錄,任何欄目修改都要及時更新。
7. 項目編號:整個項目編號撐起了整篇文檔的欄目構架,在視圖->文檔構架圖中應可以看清這個脈絡。
8. 文檔字體:文檔的項目編號、正文、註釋 都應有相應的字體大小。
9. 圖片表格:每個圖片和表格都必須要編號。
10. 段落:段落的之間的行距,是否空行,緊密程度應當十分注意,影響整體美觀。
11. 頁眉和頁腳:頁眉,左邊是實施公司LOGO,右邊是文檔標題;頁腳,左邊有公司名及版權聲明。
轉自:http://blog.csdn.net/achan2090/archive/2006/07/26/981961.aspx